Как правильно оформить с контрагентом зачет излишне полученной суммы в счет другого договора

21103

Вопрос

Здравствуйте! Как правильно оформить документы, если организация в рамках одного договора оплатила больше сумму, чем необходимо согласно отгрузки, а остаток суммы мы (торгующая организация) зачли по другому договору (в другом изменилась цена на товар). Им надо было написать письмо с просьбой зачесть остаток в счёт другого договора или нет?

Ответ

да, с контрагентом следует согласовать вопрос зачета излишне полученной суммы в счет другого договора. Если по уплаченным суммам с контрагентом разногласий нет, чтобы зачесть переплату в счет другой сделки, партнеру следует направить письмо с просьбой зачесть деньги в счет других поставок. Письмо составьте на фирменном бланке вашей компании. В письме уточните, по какому конкретно договору возникла переплата и в какой сумме. При этом обозначьте, чего вы ожидаете от продавца - чтобы он провел зачет по другим договорам. Приведите номер и дату договора, на который вы просите перекинуть переплату. В документе лучше проставить живые подписи и штампы, отправить его по почте или передать вместе с курьером.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версии ля коммерческих организаций.

Статья: Какие бумаги направить поставщику, чтобы вернуть или зачесть переплату

Чем поможет эта статья: Мы подскажем, какие шаги предпринять, если вы хотите вернуть деньги, переплаченные продавцу, или зачесть их в счет будущих договоров.

От чего убережет: От путаницы с платежами, если вы расторгаете договор или меняете его условия.

Редко когда продавец, узнав о переплате по договору, готов вернуть деньги просто на том основании, что покупатель попросил об этом по телефону. Обычно, чтобы разобраться с платежами, партнерам приходится проводить сверку расчетов, обмениваться письмами или даже заключать соглашение об изменении цен. Распространенные ситуации, когда у покупателя могут возникнуть переплаты, мы перечислили ниже.

Причины, по которым у компании может образоваться переплата в расчетах с контрагентом

1. Покупатель ошибся в платежном поручении. Это самая простая ситуация из всех. Переплата возникает, если покупатель по ошибке перечислил больше, чем следовало.*

2. Поставщик задерживает поставку уже оплаченных товаров. Отказаться от товаров покупатель может согласно пункту 3 статьи 511 Гражданского кодекса РФ. При условии, что этого не запрещает договор.

3. Продавец предоставил некачественные товары, за которые прежде получил аванс. Покупатель вправе расторгнуть договор, если продавец поставил некачественные товары, а устранить недостатки в короткий срок невозможно (ст. 523 Гражданского кодекса РФ).

4. Подрядчик некачественно выполнил работы, оплаченные авансом. В такой ситуации заказчик вправе требовать уменьшения цены (ст. 723 Гражданского кодекса РФ). При условии, что этого не запрещает договор.

5. Одна из сторон расторгла за ненадобностью договор, по которому перечислен аванс. Например, любая из сторон может расторгнуть договор транспортной экспедиции (ст. 806 Гражданского кодекса РФ).

Какой набор документов вам понадобится оформить, чтобы разобраться с «излишками», зависит от нескольких обстоятельств. Быстро сориентироваться в этом вам поможет схема ниже. В статье мы дадим образцы для каждого документа. Заодно подскажем, придется ли корректировать что-то в расчете НДС.

Какие документы вам понадобятся, чтобы разобраться с переплатой поставщику

Акт о сверке расчетов с контрагентом

Когда пригодится документ

Важная деталь

Чаще всего переплата у покупателя возникает, если стороны меняют условия договора или расторгают его.

Если есть разногласия с контрагентом по перечисленным суммам, без акта сверки вам не обойтись. Поясним.

Предположим, по вашим данным компания переплатила кому-то из поставщиков. Но в бухгалтерии продавца никаких лишних сумм пока не видят. Или другая ситуация: вы перечисляли контрагенту по одному договору или по разным несколько платежей. И в итоге общая сумма, которую получил продавец, отличается от той итоговой, что значится в контракте. В этих ситуациях, чтобы и вам, и поставщику не запутаться с платежами, лучше провести сверку расчетов. Результаты сверки оформите актом.*

Как лучше оформить

Акт сверки платежей продавец и покупатель составляют совместно. Чтобы поскорее получить результат, оформите сами такой документ с данными из вашего учета и направьте его продавцу. Ему останется лишь вписать в бланк свои показатели и подписать его.

Строгой формы для акта сверки нет. Можете воспользоваться той, что мы привели ниже. К слову, в акте лучше предусмотреть все реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Частая ошибка

В акт сверки расчетов с контрагентом лучше включить все реквизиты первичного документа.

Что еще важно обозначить в акте? Прежде всего, по какому договору вы сверяетесь. А затем уточните суммы по каждой накладной и оплате.

К акту приложите сопроводительное письмо, в котором вы просите продавца сверить расчеты. В нем укажите договор, о котором идет речь, и в какой форме вы хотите получить акт сверки.

Поскольку на основании акта поставщик будет возвращать деньги, то ему скорее всего понадобится, чтобы в документе были живые подписи и цветные печати.

Что проверить в расчете НДС

Решите вместе с продавцом, что вы будете делать с переплатой. Или возвращать ее на расчетный счет, или переводить на другой договор. Но в любом случае корректировать НДС лишь на основании акта сверки не нужно. Дождитесь от продавца исправленных документов или возврата денег.

Письмо с просьбой вернуть переплату или провести зачет

Когда пригодится документ

В любой ситуации, кроме той, когда речь идет о расторжении или об изменении условий договора, вы направите контрагенту письмо о возврате или зачете «излишков».

Вот самая простая ситуация. Переплата возникла из-за опечатки в платежке. В таком случае вносить изменения в договор или тем более расторгать его не понадобится. Ведь вы попросту перечислили по ошибке больше, чем следовало. Проводили вы сверку расчетов с контрагентом или нет, в любом случае вам надо отправить письмо продавцу с просьбой вернуть деньги или зачесть их в счет будущих поставок (см. образец ниже).*

*

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Как лучше оформить

Составьте документ на фирменном бланке вашей компании. В письме уточните, по какому конкретно договору возникла переплата и в какой сумме. При этом обозначьте, чего вы ожидаете от продавца: чтобы он вернул деньги или провел зачет по другим договорам. В первом случае приведите реквизиты вашего расчетного счета. А во втором — номер и дату договора, на который вы просите перекинуть переплату. Чаще всего контрагенты все-таки предпочитают документ с живыми подписями и цветными штампами. В таком случае придется отправить его по почте или передать вместе с курьером.

Что проверить в расчете НДС

Итак, вы обнаружили переплату. Сначала расскажем, как это обстоятельство повлияет на расчет НДС. Предположим, вы допустили ошибку в платежке, перечисляя продавцу аванс. А поставщик, не разобравшись, выписал на всю полученную сумму, включая переплату, авансовый счет-фактуру. Если именно так произошло и вы приняли к вычету НДС с переплаты, то попросите продавца исправить авансовый счет-фактуру. На ту дату, когда он это сделает, аннулируйте запись в книге покупок или дополнительном листе к ней, если квартал уже закончился. Затем примите НДС к вычету по новому счету-фактуре.

Если же вы перечислили лишние деньги уже после того, как получили товары от продавца, то ничего исправлять не придется.

А придется ли что-то исправить по НДС на тот момент, когда продавец вам вернет деньги? Вовсе нет. Никаких дополнительных счетов-фактур на возвращенную сумму продавец не выставит.

Теперь расскажем, что надо сделать, если поставщик не вернет деньги, а зачтет излишки в счет будущего договора с вами. Тогда переброшенная сумма станет по сути авансом. Однако НДС с такой суммы принимать к вычету из бюджета опасно. Дело в том, что изначально, когда перечисляли деньги поставщику, вы указали в платежке в качестве основания другой договор. А значит, всех условий для вычета НДС с аванса вы не выполняете. Лучше дождитесь отгрузки и только потом воспользуйтесь вычетом. Это нам подтвердили как в Минфине России, так и в налоговой службе.

Соглашение о расторжении или изменении договора

Когда пригодится документ

В том случае, если ваша компания успела перечислить поставщику аванс, а сделка не состоялась, вам понадобится соглашение о расторжении или изменении договора. Допустим, вы получили некачественный или просроченный товар. В итоге решили расторгнуть или изменить договор. В этой ситуации обычным письмом не обойтись.

Расторгнуть или изменить договор можно по соглашению обеих сторон или в ряде случаев по инициативе одной из них (ст. 450 Гражданского кодекса РФ). Но нигде в законодательстве четко не сказано, какой документ составить. Проверьте, что вы на этот счет прописали в договоре с контрагентом. Обычно стороны оформляют отдельное соглашение.

Как лучше оформить

В соглашении имеет смысл предусмотреть, в каком порядке продавец вернет покупателю переплату или зачтет ее в счет других договоров. Обмениваться дополнительно письмами в такой ситуации не имеет смысла. Образец соглашения с пунктом о возврате переплаты мы привели ниже.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Впрочем, бывает и так, что одна из сторон уведомляет о расторжении или изменении договора в одностороннем порядке. Тогда, в принципе, можно обойтись без двусторонних соглашений. Но в таком случае все же есть риск, что у вашего поставщика возникнут проблемы с вычетом.

Обширная судебная практика говорит о том, что при проверке у инспекторов возникают претензии к продавцу, если он принял к вычету налог без двустороннего соглашения о расторжении или изменении договора (пример — постановление ФАС Уральского округа от 23 июля 2008 г. № Ф09-5091/08-С2). Чтобы не подставлять продавца, лучше подписывать двусторонний документ.

Что проверить в расчете НДС

НДС с перечисленной поставщику суммы аванса вы наверняка приняли к вычету. А теперь, получив обратно средства, вам придется налог восстановить. Основание — подпункт 3 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Екатерина Савина, эксперт журнала «Главбух»

Журнал «Главбух» № 9, Май 2013

*   Так  выделена   часть   материала,   которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль