Нужно ли из выданной суммы по авансовому отчету удержать 13%

1215

Вопрос

Вопрос: ЖКУ, предоставляем жилищные, коммунальные и прочие расходы. НО - доходы минус расходы. Наш работник за свои наличные деньги купил бензин на автомобиль УАЗ, который  находится у нас на балансе и используем мы УАЗ  для производственных целей: перевозим инструмент, материал на участки, требующие устранение аварии.  В конце месяца он отчитался, составили авансовый отчет, бензин оприходовали и списали. По авансовому отчету  мы ему вернули  потраченные деньги. Надо ли с выданной суммы удержать 13%?

Ответ

Если сотрудник покупает товары для организации за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, то удерживать НДФЛ с суммы возмещения не нужно. Для этого необходимо представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. Авансовый отчет в такой ситуации не составляется. Однако в Вашей ситуации все же есть риск переквалификации возмещения в договор купли-продажи. Ведь подотчетник фактически передает организации принадлежащее ему имущество. В данном случае фирма не является налоговым агентом. Удерживать НДФЛ организация также не должна.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Статья: Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ. Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными. Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов* (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ*, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании. Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы*. При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д. В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.*

 

ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 36, СЕНТЯБРЬ 2009

2.Статья: Работник купил за наличные имущество для фирмы, не получая денег под отчет. Как это оформить?

Подавляющее большинство (78%) участников оформляет выдачу подотчетных средств после того, как работник потратил собственные деньги. Выглядит это следующим образом. Работник пишет заявление с просьбой вернуть ему деньги за купленное имущество, составляет авансовый отчет и прикладывает к нему оправдательные документы. Как правило, документами, подтверждающими покупку, являются товарный и кассовый чеки* (вместо товарного чека также может быть накладная). Бухгалтер все проверяет и выдает работнику нужную сумму.

Если применяется УСН с объектом доходы минус расходы, то с расходами проблем быть не должно. Покупка будет оплачена тогда, когда работнику вернут истраченную им сумму. Соответственно стоимость имущества можно будет списать в расходы после расчета с работником и выполнения прочих условий, если таковые имеются*.

Однако иногда возникает другая проблема — некоторые налоговики не одобряют «подотчеты постфактум». И ситуацию, когда работник потратил на покупку собственные деньги, а потом передал имущество организации, пытаются рассматривать как продажу имущества. А значит, у работника нужно удержать НДФЛ с выплаченного ему дохода. Правда, все это очень спорно и, как правило, до серьезных разбирательств дело не доходит.*

 

Резюме. Большинство бухгалтеров видит в данной операции «подотчет» и именно так ее и оформляет. А то, что с налоговиками возможны споры, помехой не является. Ведь налоговикам практически невозможно доказать, что между сотрудником и фирмой была заключена сделка купли-продажи. А без таких доказательств доначислить работнику НДФЛ нельзя*.

 

ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА» №12, ДЕКАБРЬ 2011

3.Статья: РАБОТНИК КУПИЛ МАТЕРИАЛЫ ЗА СВОЙ СЧЕТ, И ЕМУ НУЖНО КОМПЕНСИРОВАТЬ РАСХОДЫ

 

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.*

 

ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА», № 1, ЯНВАРЬ 2014

4.Статья: КАК ИЗБЕЖАТЬ "ПОДОТЧЕТНЫХ" ПРОБЛЕМ

 

Если работник расплатился личными деньгами

Бывают случаи, когда работник не получает деньги под отчет. Так, водитель может купить запчасти на свои деньги, а потом предъявить подтверждающие документы в бухгалтерию и потребовать компенсировать его затраты. Контролеры расценивают эту ситуацию по-своему. Они сочтут, что работник фактически перепродает предприятию собственное имущество. Последствия: доначисление НДФЛ* и отказ в вычете по НДС. Но переубедить их нетрудно.

В качестве аргумента можно привести Письмо Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219. В нем финансовые работники пояснили, что если в документах, представленных подотчетником, есть реквизиты поставщика, наименование и стоимость купленных товаров, то о начислении НДФЛ не может быть и речи. Кроме того, первичные документы, из которых видны стороны сделки, подтвердят, что подотчетник действовал в интересах компании.*

Иная ситуация складывается в том случае, если первичные документы продавец выписал на имя работника. Подотчетник фактически передает компании принадлежащее ему имущество. Тогда выплаченные работнику деньги необходимо отразить в справке по форме 2-НДФЛ. Обратите внимание: в данном случае фирма не является налоговым агентом (п. 2 ст. 226 и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Значит, удерживать налог не нужно. Но и работнику платить налог не придется. По окончании года он должен подать в налоговую инспекцию декларацию о доходах и применить имущественный вычет* (пп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

 

«Зарплата», 2007, № 8

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

   

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль