Как организовать учет горюче-смазочных материалов

853

Вопрос

Подскажите пожалуйста . я отвечаю за списание гсм и все, что с этим связано. У нас две машины на аренде (легковые), Главный бухгалтер сказала, что вести путевые не обязательно, достаточно приказа на норму в рублях, но этого приказа я не нашла у нас и она его не хочет составлять. По законам о гсм я посмотрела везде пишут о путевых листах, обязательно их вести, если машины ездят не каждый день. А когда только нужны, и есть ли такой приказ и можно узнать на основании какого закона тогда его можно издать и пример приказа , как он должен выглядеть, чтоб при проверки налоговой у них не возникло вопросов к нам.

Ответ

если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими.

 

Организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т.п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Расходы на приобретение ГСМ при упрощенке включаются в  затраты и принимаются к учету по тем же правилам, которые установлены для учета материальных расходов при расчете налога на прибыль.

Специалисты Минфина в своем письме от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 пояснили: нормировать расходы на ГСМ не обязательно. Что же касается распоряжения Минтранса России, которым установлены лимиты затрат на топливо для автотранспортных фирм, то его обычные организации применять могут, но не обязаны этого делать.

Таким образом,  организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены.

Для экономического обоснования расходов на ГСМ можно использовать не только нормы, рекомендованные Минтрансом России, а также самостоятельно разработанные  внутренние нормы. При этом, лимиты  должны быть утверждены приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации.

Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).

Нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, тоже можете использовать, но поскольку изменения в них ни разу не вносили, для многих современных машин норм Минтранса России вообще нет. Поэтому зачастую проще и удобнее использовать самостоятельно разработанные нормы.

Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при налогообложении не получится.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

 

Путевой лист*

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.

Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Рекомендация: Как организации на упрощенке учесть расходы на ГСМ

При расчете единого налога с разницы между доходами и расходами документально подтвержденные и оплаченные расходы на приобретение ГСМ можно включить в состав затрат (в зависимости от характера использования транспорта) (подп. 12, 5п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).* Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

При расчете единого налога с доходов расходы на ГСМ учесть нельзя (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Из рекомендации «Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет специальный налоговый режим»

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3.Рекомендация: Какие расходы можно учесть при расчете единого налога при упрощенке

 

Условия для признания расходов

Все расходы налогоплательщика, уменьшающие налоговую базу, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).*

Кроме того, ряд расходов, поименованных в пункте 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, можно признать при расчете единого налога только при выполнении требований, предусмотренных для них главой 25 Налогового кодекса РФ. Такой порядок установлен для:

  • материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Они принимаются к учету по тем же правилам, что установлены для учета материальных расходов при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16, ст. 254 НК РФ). Исключение составляет дата признания таких расходов: налоговую базу по единому налогу они уменьшают сразу после оплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ);*

 

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

4. Ситуация: Нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм


Нет, не нужно.

Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.*

Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.

Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.

Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).

Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Правда, изменения в распоряжение № АМ-23-р ни разу не вносили. В то же время многие автопроизводители существенно обновили свой модельный ряд с 2008 года. Вот и получается, что для многих современных машин норм Минтранса России вообще нет. Поэтому зачастую проще и удобнее использовать самостоятельно разработанные нормы.

Еще один вариант: заключить договор на разработку норм расхода ГСМ с профильным научным учреждением, например с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта (НИИАТ) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве, утвержденные приказом Россельхоза от 13 сентября 1999 г. № 180.

Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится впостановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.

Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы. Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61, УФНС России по г. Москве от 3 ноября 2009 г. № 16-15/115253). Однако, учитывая последние разъяснения финансового ведомства, нормировать расходы на ГСМ не нужно.*

Из рекомендации «Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

5. Статья: Расходы на ГСМ можно не нормировать

Относительно того, нужно ли нормировать затраты на топливо в налоговом учете при УСН, долгое время не было единой точки зрения. С одной стороны, чиновники говорили о том, что списывать стоимость горюче-смазочных материалов нужно в пределах нормативов. При этом можно пользоваться либо нормами завода-изготовителя, либо нормами, разработанными самостоятельно, либо показателями, утвержденными для автотранспортных фирм распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ23-р (письма Минфина России от 30.01.2013 № 030306/2/12 и от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57).*

С другой стороны, Налоговый кодекс РФ условий о нормировании не содержит. Поэтому окончательное решение о том, нормировать или нет стоимость ГСМ в налоговом учете, в конечном итоге принимают сами фирмы или предприниматели.*

Теперь же, в начале 2014 года, специалисты Минфина в своем письме от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 пояснили: нормировать расходы на ГСМ не обязательно. Что же касается распоряжения Минтранса России № АМ-23-р , которым установлены лимиты затрат на топливо для автотранспортных фирм, то его обычные организации применять могут, но не обязаны этого делать.*

Однако, несмотря на то что Минфин разрешает учитывать стоимость бензина в полном объеме, налоговики на местах могут продолжать требовать нормирования данных затрат в налоговом учете (письмо УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 № 16-15/115253). Поэтому если вы не хотите доказывать свою правоту в суде, то списывайте затраты на топливо в пределах норм. Эти нормы вы вправе разработать самостоятельно. А можете использовать уже готовые лимиты, утвержденные Минтрансом или заводом-изготовителем автомобиля.

Если же вы готовы спорить с налоговиками в судебном порядке, то не нормируйте расходы на бензин. Тем более что суды и прежде вставали на сторону плательщиков. И разрешали учитывать полную стоимость топлива в учете (постановления ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу № А09-3658/0729 иМосковского округа от 25.09.2007, 28.09.2007 по делу № КАА41/986607). А теперь дополнительным аргументом для вас является письмо Минфина России от 27.01.2014 № 030306/1/2875. И хотя оно адресовано плательщикам налога на прибыль, его могут использовать и «упрощенцы».*

Журнал «Упрощенка» № 4Апрель 2014

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль