Нужно выписывать путевые листы при аренде автомобиля сотрудниками?

7815

Вопрос

Наша организация заключила договора аренды автомобиля с сотрудниками организации для использования в работе самих сотрудников. установлены лимиты списания бензина. Есть ли необходимость выписывать путевые листы и должны ли сотрудники проходить медицинский осмотр и кто должен выпускать на линию сотрудников.

Ответ

Если у компании есть арендованный транспорт, на все поездки следует оформлять путевой лист. Это основной первичный документ, который подтвердит обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле и стоимость израсходованного топлива. Проводить медосмотры необходимо для всех сотрудников, которые используют личные автомобили в служебных целях, в том числе и в случае аренды автомобиля у сотрудника. В этом случае они выполняют работу водителей, которые должны проходить предрейсовые осмотры. Предрейсовые медосмотры должен проводить либо медицинский персонал самой организации, имеющий соответствующий сертификат, либо медучреждение, имеющее лицензию.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим

 

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:

суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);

затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Затраты можно признать только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24, УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. № 21-09/17094).*

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

 

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Как подтвердить расход ГСМ

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.*

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Cтатья: Зачем «упрощенцу» с объектом доходы оформлять путевые листы

 

Если у компании есть собственный либо арендованный транспорт, на все поездки следует оформлять путевой лист. Это основной первичный документ, который подтвердит обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле и стоимость израсходованного топлива.*

Напомним, путевой лист составляют на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны только для автотранспортных предприятий. Если ваша организация таковой не является, вы можете разработать бланк самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами бланке путевого листа содержались обязательные реквизиты, которые предусмотрены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152: наименование и номер путевого листа, сведения о сроке действия документа, сведения о собственнике (владельце) транспортного средства, сведения о самом транспортном средстве (включая показания одометра при выезде авто из гаража и его заезде в гараж), сведения о водителе. Также рекомендуем указывать маршрут следования автомобиля.*

Поскольку оформление путевого листа дело уж не совсем простое, у «упрощенцев» с объектом доходы может возникнуть вопрос: а можно ли обойтись без выписки данного документа? Ведь расходы в налоговом учете все равно не учитываются. Соответственно и подтверждать обоснованность расхода ГСМ для целей налогового учета не нужно. Однако путевой лист все равно потребуется, и вот почему.

Во-первых, фирмы на «упрощенке» должны вести бухучет. И чтобы списать на расходы правильную сумму израсходованного топлива, как раз пригодится путевой лист. Ведь каждая хозяйственная операция должна быть оформлена «первичкой» (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).*

Во-вторых, вы можете начислять зарплату водителю в зависимости от отработанного им времени. В этом случае также понадобится путевка, поскольку в ней указывается рабочее время водителя.

В-третьих и, пожалуй, это главное — именно оформленный путевой лист докажет, что перевозку осуществляли вы собственными силами. При отсутствии же такого документа вы не сможете подтвердить факт использования своего транспорта. И контролеры могут посчитать, что, раз перевозка состоялась, но документов на нее нет и вы за нее никому не платили, соответствующие услуги вы получили безвозмездно у третьего лица. А это означает, что вам могут начислить внереализационный доход по рыночной цене транспортных услуг (абз. 3 п. 1 ст. 346.15 и п. 8 ст. 250 НК РФ).*

Поэтому путевой лист следует оформлять независимо от того, какой объект налогообложения по УСН применяет ваша фирма.

А. А. Казарина,

эксперт журнала «Упрощенка»

Журнал «Упрощёнка» № 6, июнь 2014

4. Рекомендация: Нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд

Предрейсовые медосмотры проводить нужно, а послерейсовые нет.

Организации, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны, в частности, организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Обязательные медосмотры водителей включают в себя обязательные предварительные, периодические (не реже одного раза в два года), предрейсовые и послерейсовые медосмотры (абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

При этом обязательные предрейсовые медосмотры организация обязана проводить в течение всего времени работы сотрудника в качестве водителя (кроме водителей, которые управляют автотранспортом, выезжающим по вызову экстренных оперативных служб). А обязательные послерейсовые медосмотры нужно проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем, но только если его работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.* Об этом сказано в пункте 3 статьи 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ.

Таким образом, поскольку использование машины для управленческих нужд не связано с перевозкой пассажиров и опасных грузов, послерейсовые медосмотры водителей не проводятся.


Методические рекомендации по проведению предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств утверждены Минздравом и Минтрансом России (письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). В соответствии с пунктами 1.2 и 4 приложения 2 к этим Методическим рекомендациям:

предрейсовые медосмотры должен проводить либо медицинский персонал самой организации, имеющий соответствующий сертификат, либо медучреждение, имеющее лицензию;*

для проведения медосмотра организации необходимо иметь помещение, состоящее не менее чем из двух комнат: комнаты для проведения осмотров и комнаты для отбора биологических сред (выдыхаемый воздух и моча). При этом брать кровь категорически запрещено.

Указанное помещение должно быть оснащено как минимум следующими медицинскими приборами, оборудованием и мебелью:

кушетка медицинская;

письменный стол, стулья, настольная лампа, шкаф для одежды, вешалка для верхней одежды, напольный коврик, сейф;

прибор для определения артериального давления – 2 шт., термометр – 3 шт., стетофонендоскоп – 2 шт.;

прибор для определения паров спирта в выдыхаемом воздухе – 2 шт.;

алкометр, экспресс-тесты на алкоголь и наркотики. Постоянный запас в количестве: алкометры – 2 шт., экспресс-тесты на наркотики – 10 шт.;

столик для медицинского оборудования – 1 шт.;

шпатели медицинские – 10 шт.;

сумка с набором медикаментов для оказания неотложной медицинской помощи – 1 шт.;

оборудованная комната для отбора биологических сред.

Внимание: за нарушение порядка проведения обязательных медицинских осмотров водителей предусмотрена административная ответственность.

Размер штрафа по статье 11.32 Кодекса РФ об административных правонарушениях составляет:

для граждан – от 1000 до 1500 руб.;

для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;

для организации (предпринимателя) – от 30 000 до 50 000 руб.*

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

5. Статья: В Москве трудинспекторы проверяют использование автомобилей работников

Столичные инспекторы труда начали проверять, проводят ли компании предрейсовые медицинские осмотры сотрудников, которым работодатели оплачивают использование личного транспорта для работы — в виде компенсации или платы за аренду. Об этом сообщили наши читатели. Подробности «УНП» рассказали специалисты Гострудинспекции в г. Москве.

По словам трудинспекторов, медосмотры необходимы для всех сотрудников, которые используют личные автомобили в служебных целях. В этом случае они выполняют работу водителей, которые должны проходить предрейсовые осмотры (ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ).*

Раньше трудинспекторы не обращали особого внимания на осмотры сотрудников, использующих для работы личные машины. Но в прошлом году по поручению правительства ревизоры усилили проверки транспортных и строительных компаний и выявили много нарушений, связанных с медосмотрами водителей. Теперь при проверках компаний любых отраслей ревизоры смотрят, с кем из сотрудников заключены договоры аренды личного транспорта и кому платят компенсацию за использование личной машины. Если эти работники не проходят медосмотры, компанию могут оштрафовать на сумму до 50 тыс. рублей по статье 5.27 КоАП РФ. Ведь обеспечивать обязательные медосмотры — обязанность работодателя (ст. 212 ТК РФ).*

У компаний есть выход из ситуации. Можно не заключать договор аренды машиныи не оплачивать сотруднику топливо, а выдать работнику премию или материальную помощь. Работники также будут использовать личную машину для работы, но из документов трудинспекторы этого не узнают. Если ни в одном соглашении с работником не сказано, что он использует личный автомобиль в служебных целях, трудинспекторы не будут требовать медосмотров.

Егор Хан,

корреспондент «УНП»

Журнал «Учёт. Налоги. Право» № 13, 1-7 апреля 2014

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

 

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль