Возможно ли заключить договор аренда легкового автомобиля  с директором организации, который является и учредителем?

9667

Вопрос

Возможно ли заключить договор аренда легкового автомобиля  с директором организации, который является и учредителем?
Автомобиль предоставляется директору для служебных поездок. Водитель в штат не принимается. Как правильно оформить договор аренды и производить доплату директору  за водителя?

Ответ

Вы можете заключить договор аренды легкового автомобиля с директором организации, который является учредителем. Для того, чтобы производить доплату директору за услуги по управлению и обслуживанию автомобиля, заключите с ним два отдельных договора. Один – об аренде без экипажа, а второй – на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

Используя личный автомобиль сотрудника в интересах организации, возмещать владельцу расходы можно по-разному. Первый вариант – выплачивать компенсацию. А второй – заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства.

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем и без него. Правовое регулирование каждого из этих соглашений имеет свои особенности.

Аренда с экипажем. По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Аренда без экипажа. Заключив такой договор, можно просто получить автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

 

Аренда автомобиля

Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ.*

Проверьте, указаны ли в договоре следующие данные:*

  • марка автомобиля;
  • год выпуска и цвет;
  • номер кузова и двигателя;
  • государственный регистрационный номер.

Чтобы все сведения были максимально точными, сверьте их с паспортом транспортного средства (ПТС) или со свидетельством о регистрации.

Также в договоре лучше сразу прописать обязанность сотрудника передать вам документы, необходимые для эксплуатации автомобиля. В частности, это оригиналы свидетельства о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. А чтобы весь этот набор сотрудник представил вовремя, можно предусмотреть в том же договоре неустойку, штраф или пени за нарушение сроков.

Но помните, что право собственности остается за сотрудником. Оно перейдет к вашей организации, только если руководство решит выкупить автомобиль (ст. 608 ГК РФ).

Главбух советует: арендуя личный автомобиль сотрудника, обязательно ознакомьтесь с условиями страхования транспорта (ОСАГО).

Если взяли в аренду уже застрахованный автомобиль, возможны две ситуации.

Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.

Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если запланировано что управлять транспортом будут другие люди, то в полис нужно будет внести изменения. Причем сделать это должен будет сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор не обязывает сотрудника-арендодателя оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация-арендатор (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Если же арендуете незастрахованный автомобиль, то оформить полис ОСАГО придется самостоятельно и за свой счет. Ведь страховать ответственность обязан именно тот, кто владеет автомобилем. То есть не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Документальное оформление

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.*

Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (ф. ОС-1 или ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.

 

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

Безопасно так делать, только когда сотрудник – индивидуальный предприниматель, у которого есть шофер и механик.

Ведь такие условия прописаны в Гражданском кодексе. Так, при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ).*

Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. Иначе договор могут признать потом в суде недействительным (ст. 168 ГК РФ).

Главбух советует: вместо договора аренды транспорта с экипажем лучше заключите с сотрудником два отдельных договора. Один – об аренде без экипажа, а второй – на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.*

 

Из рекомендации « Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника »

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Статья: Какие бумаги устроят инспекторов, если ваша компания арендует автомобили у граждан

Ольга Куликова, эксперт журнала «Главбух»

Арендовать автомобиль можно у работника компании, учредителя или любого постороннего лица. При этом взять во временное пользование машину можно с экипажем (с услугами водителя) или без него. Но в любом случае договор обязательно заключают в письменной форме.* О том, какие еще бумаги придется оформить и как эта сделка повлияет на учет компании, пойдет речь в этой статье. Но сразу оговоримся: принимать во внимание граждан, имеющих статус индивидуальных предпринимателей, мы не будем. Ведь с полученных доходов они платят налоги самостоятельно. И аренда их автомобилей не отличается от аренды машин, принадлежащих юрлицам.

 

Как подтвердить расходы по арендным платежам

Учесть арендные платежи при расчете налога на прибыль можно на основании пункт 21 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Чтобы подтвердить затраты на аренду, одного договора будет явно недостаточно. Придется также оформить акт приемки-передачи автомобиля, в котором максимально подробно расписать его характеристики. Для этого можно использовать унифицированную форму постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 или постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 (утверждены постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7). Но ничто не мешает составить акт в свободной форме.

Важная деталь

Чтобы арендатор мог списать расходы, нужно оформить акт приема-передачи транспортного средства, в котором максимально подробно расписать идентификационные признаки объекта.*

В акте указывают марку и государственный регистрационный номер авто, его цвет, номера кузова и двигателя. Эти данные обычно переписывают из свидетельства о регистрации транспортного средства. Кстати говоря, в акте приводят также стоимость объекта. Если арендодатель давно приобрел авто, то написать можно по сути любую величину. Ведь это нужно лишь для того, чтобы отразить имущество на забалансовом счете арендатора (см. образец акта ниже).

 

Обратите внимание: если в акте не указать все характеристики машины, то условие о предмете аренды будет считаться несогласованным. А значит, будет нарушено требование статье 637 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. И договор могут признать незаключенным. Естественно, списать затраты в таком случае вряд ли удастся.

 

Услуги водителя
Плату за услуги по управлению и обслуживанию машины списывают в составе расходов на оплату труда. Это позволяет сделать пункт 21 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Оправдательным документом, на основании которого учитывают затраты, является акт приемки-передачи услуг. Так считают представители Минфина России в письме от 1 декабря 2009 г. № 03-03-06/1/780 (см. образец акта ниже).*

 

Журнал «Главбух» № 18, Сентябрь 2010

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль