Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника турагентства

884

Вопрос

Мы турагентство (УСН 15%). Отправляем сотрудников в рекламные туры за границу (по сути командировка), с выдачей командировочного удостоверения и суточных. Оплата данного тура происходит 50/50, 50 % платит агентство, 50% стоимости - сотрудник. Как мне учитывать данный тур? Также есть ситуации, когда мы не оформляем рекламные туры, как командировку, но оплачиваем также 50/50. В этом случае 50% оплата фирмой будет считаться доходом сотрудника?

Ответ

Поездка сотрудника в рекламный тур обычно оформляется как командировка. Соответственно, если сотрудники едут в командировку, организация обязана возместить ему командировочные расходы (оплату проезда, расходы по найму жилья, суточные и другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации), в полном размере (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

То есть, оплата в данном случае только 50% тура не обоснована. Законодательством не предусмотрена командировка с частичным совмещением отдыха. Поэтому, если сотруднику оформлена командировка, и при этом он оплачивает часть командировочных расходов из своих денег, эту сумму организация должна учесть как внереализационный доход.

Расходы по командировке отражаются проводкой:

Дебет 20 Кредит 71 – отражены командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 91-1 – отражена сумма командировочных, оплаченных самим сотрудником.

Если же организация не оформляет поездку сотрудника как командировку, и при этом компенсирует часть затрат сотрудника (получается затрат на отдых), такие затраты не уменьшают единый налог. Данную оплату работодателем части отдыха работника следует включить в расчет НДФЛ как доход, полученный в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Расходы на поездку сотрудника в данном случае отражаются проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 71 – отражены командировочные расходы (в размере 50%, понесенных организацией).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Статья справки: Командировка

Командировка – служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Рекомендация: Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:*

  • оплату проезда;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к месту нахождения работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).

Командировочные и иные аналогичные расходы возмещаются в порядке, установленном в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Рекомендация: Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет специальный налоговый режим

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть суточные в составе расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включайте их в состав расходов в размере (как фиксированном, так и по фактическим расходам), предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письме от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283.

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

3.Статья: Поездки сотрудников в рекламный тур

Ю.В. Лакша, налоговый консультант

Ростуризм периодически информирует о напряженной обстановке на таких популярных для наших соотечественников курортах, как Египет, Таиланд. В таком случае турфирмы начинают искать новые страны для отдыха своих клиентов. А чтобы изучить условия пребывания в них, менеджеры турфирм направляются в рекламные туры.

Что собой представляет рекламный тур

Чтобы разобраться с учетом и налогообложением затрат по такому туру, нужно вообще понять, что он собой представляет.

Скажем сразу, четкого определения рекламного тура в законодательстве нет, есть упоминание в отраслевом ГОСТ Р 50690-2000 «Туристские услуги. Общие требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 16 ноября 2000 г. № 295-ст). Этот стандарт устанавливает общие требования к туристским услугам, требования безопасности услуг для жизни, здоровья туристов, сохранности их имущества и охраны окружающей среды.

Итак, в Стандарте сказано, что продвижение тура осуществляется на основе, включающей:

  • рекламу тура, участие в специализированных выставках, ярмарках;
  • организацию (или участие в них) ознакомительных (рекламных) туров.

Таким образом, можно сделать вывод, что рекламный (ознакомительный)тур связан с продвижением турпродуктов. А это, в свою очередь, комплекс мер, направленных на реализацию таких продуктов (реклама, участие в специализированных выставках, ярмарках, организация туристских информационных центров, издание каталогов, буклетов и др.).*

Налоговый учет расходов

Для целей налогообложения расходы на проведение рекламного тура можно признавать по двум основаниям – как материальные (оплата услуг сторонних организаций) или как командировочные. Отметим, что и те и другие затраты включены в закрытый перечень разрешенных трат при «упрощенке» ( п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Чаще всего поездка в рекламный тур оформляется именно как командировка (не забудьте про первичку, которая в таких случаях необходима).

Некоторые расходы, которые возникают при направлении работника в рекламный тур, могут относиться и к рекламным тратам. Это, скажем, расходы на иллюстрированные брошюры и каталоги, которые могут вручаться деловым партнерам.*

Рассмотрим некоторые виды трат, которые возможны при направлении работника в рекламный тур.

Командировочные

Отправляя работника в рекламную поездку, туристическая компания должна приложить максимум усилий для обеспечения соответствия этой поездки понятию «командировка».

«Вынужденному» туристу компания выделяет средства на командировочные расходы в пределах установленных размеров.

По возвращении из поездки сотрудник отчитывается за потраченные деньги.

Подтверждающими обоснованность понесенных командировочных расходов являются:*

  • расходно-кассовый ордер (выдача денег под отчет);
  • приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку;
  • командировочное удостоверение (при поездках за границу его можно не оформлять, тогда срок служебной поездки определяется по отметкам в загранпаспорте физлица);
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
  • авансовый отчет командированного работника с приложением соответствующих оправдательных документов, подтверждающих фактическое осуществление работником расходов на проезд, проживание и т. п., утвержденный руководителем.

Оплата проезда

Если проезд не включен в туристический рекламный пакет, то работникутурфирмы приобретают авиа- и/или железнодорожные билеты.

Как правило, сотруднику оплачиваются и дополнительные транспортные расходы, которые возникли при перемещении во время командировки.

Оплата жилья

Если планируется проведение крупного мероприятия и запланировано несколько дней пребывания в отеле, то туристическая компания несет расходы в виде аренды жилья.

Оплата печатных рекламных материалов

При проведении рекламных туров компании, как правило, предоставляют своим будущим партнерам и отелям, с которыми планируется заключение договоров, рекламную продукцию: приглашения, буклеты, визитки и т. д. Это также является значимой статьей расходов.

Если во время рекламного тура партнерам раздаются рекламные буклеты или приглашения с информацией о туристической компании, то плата за изготовление такой продукции относится к прочим расходам. А это значит, что на основании статьи 264 Налогового кодекса РФ их можно учесть в налогооблагаемой базе по прибыли.

Особое внимание следует уделить расходам на рассылку рекламныхматериалов. Такие затраты туристическая компания несет в том случае, если, например, рассылает приглашения совершить поездку своим партнерам. Эти расходы включаются в расчет налога на прибыль в соответствии с подпунктом 28 пункта 1 и пунктом 4 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Бухгалтерский учет расходов

Что касается бухгалтерского учета, то его мы предлагаем рассмотреть на примере.

ПРИМЕР*

Туристическое агентство «Райский остров» направило работника в рекламный тур в Турцию сроком на 6 дней – с 1 по 6 февраля 2014 года.

Сотруднику выдали командировочные из расчета 150 долл. США на каждый день поездки. Предположим, что на день выдачи денег официальный курс доллара США составлял 35 руб. за долл. США.

Проживание и проезд сотрудника работодатель оплатил по безналичному расчету, перечислив деньги напрямую организатору рекламного тура.

В учете туристической фирмы «Райский остров» бухгалтер сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 50 субсчет «Валютная касса»
– 26 250 руб. (750 USD x 35 руб/USD) – выданы командированному работнику суточные в иностранной валюте;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 50 субсчет «Рублевая касса»
– 1000 руб. – выданы командированному работнику суточные в рублях.

Вернувшись из командировки, работник представил в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему ксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы 1 и 6 февраля, 8 февраля авансовый отчет был утвержден руководителем.

На эту дату курс составил 36 руб. за доллар США.

Бухгалтер турфирмы делает проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
– 27 000 руб. (750 USD x 36 руб/USD) – отражены суточные за 1–5 февраля;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
– 1000 руб. – отражены суточные за 6 февраля (последний день командировки).

Перерасход по авансовому отчету был выплачен работнику из кассы:

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 50 субсчет «Рублевая касса»
– 750 руб. (27 000 – 26 250) – произведен окончательный расчет с работником (после утверждения авансового отчета).

Важно запомнить
Поездка сотрудника в рекламный тур обычно оформляется как командировка. Расходы на нее можно признать в целях налогообложения в размере фактических затрат (если они документально подтверждены). Только учтите, что в целях НДФЛ суточные нормируются.

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», № 3, МАРТ 2014

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль