Можно ли выдавать сверхлимитный остаток в кассе под отчет директору

2364

Вопрос

У нас УСН и ЕНВД. Вопрос по кассовым операциям. В кассе скапливается торговая выручка сверх лимита, я оформляю расходный кассовый ордер на директора (он является подотчетным лицом) на сумму превышающую лимит, а затем при необходимости делаю ПКО от него же. Нужно ли каждый раз писать заявление на выдачу средств директору, нужно ли делать авансовый отчет если он НИЧЕГО не потратил, и правомерны ли вообще такие действия? Куда девать выручку сверх лимита?

Ответ

Да, такие действия правомерны, при условии, что при выдаче денег под отчет соблюдается требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, в т.ч. директору, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги. Т.е. если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

 

Каждый раз в данной ситуации писать заявление не нужно. Ведь такое заявление пишут работники, когда просят руководителя компании распорядиться о выдаче денежных средств под отчет. В вашем случае подотчетным лицом является директор. Поэтому писать заявление на свое имя он не должен. В данном случае логичнее оформлять распоряжение о выдаче денежных средств руководителю на каждый случай выдачи.

Авансовый отчет если директор ничего не потратил делать не нужно. Так как данный авансовый отчет является документом, который составляют для того, чтобы отчитаться за истраченные суммы. Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух vip-версия

1. Рекомендация: Кому и сколько можно выдать денег под отчет

                                                                               

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Главбух советует: если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет

                                                                             

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: Бухгалтер не может выдавать деньги под отчет без письменного заявления работника

Кто спорил: организация, которая была оштрафована налоговиками за неправильную работу с денежной наличностью

Позиция суда: выдача денег под отчет оформляется кассовым ордером на основании письменного заявления подотчетного лица

Реквизиты решения: постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013

Цена вопроса: 40 000 руб.

Инспекторы провели проверку организации и обнаружили следующие нарушения. Бухгалтер выдал гендиректору под отчет на хозяйственные нужды 73 000 руб. Выдача денег была оформлена расходным кассовым ордером. Однако письменного заявления подотчетного лица (в произвольной форме), в котором бы указывалась требуемая сумма наличных и срок возврата, не было. Напомним, такое заявление должно составляться на основании пункта 4.4 Положения ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П.

По мнению инспекции, в этой ситуации гендиректор должен был представить авансовый отчет или внести 73 000 руб. в кассу в тот же день, в котором был выписан расходный ордер. Так как получается, что без заявления срок подотчета не установлен. Но деньги в этот же день возвращены не были. На следующий день директор захотел взять еще 144 000 руб. и бухгалтер эти деньги выдал, несмотря на прямой запрет, установленный пунктом 4.4 Положения № 373-П. Там сказано, что выдавать деньги под отчет можно, только если лицо полностью отчиталось по ранее полученным суммам. За эти нарушения инспекция выписала компании минимально возможный штраф в размере 40 000 руб. Напомним, что согласно части 1 статьи 15.1 КоАП РФ санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций для юрлиц варьируются от 40 000 до 50 000 руб.

Журнал «Упрощенка», № 8, август 2013

4. Статья: Как вам теперь закреплять лимит наличных в кассе и выдавать деньги под отчет

 

– Наш руководитель часто берет деньги под отчет, чтобы приобрести офисные материалы. Надо ли нам в этом случае просить у него заявление с просьбой выдать деньги?
– Не надо. Ведь такое заявление пишут работники, когда просят руководителя компании распорядиться о выдаче денежных средств под отчет. В вашем случае подотчетным лицом является директор. Поэтому писать заявление на свое имя он не должен. В данном случае логичнее оформить распоряжение о выдаче денежных средств руководителю.

 

Светлана Хитрова,

главный эксперт по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»

Журнал «Семинар для бухгалтера», № 4, апрель 2013

*   Так  выделена   часть   материала,   которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль