Какие документы необходимо оформить при смене фамилии директора компании

2990

Вопрос

Директор нашей компании ООО сменил фамилию. Каким внутренним документом мы должны оформить смену фамилии и по какой форме?

Ответ

В данной ситуации основанием для оформления смены фамилии в документах организации является предъявленный паспорт и свидетельство (о браке, о разводе). На основании предъявленных документов издается приказ. Его можно оформить в произвольной форме. На основании приказа вносятся изменения:

 

  1. В трудовую книжку, личную карточку, лицевой счет, график отпусков, табель учета рабочего времени и т.д. Изменения можно вносить в обычном порядке. Сначала нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию так, чтобы ее можно было прочитать, рядом написать новую. Исправление следует подтвердить записью «Исправленному верить». Рядом можно поставить ссылку на номер и дату приказа о внесении изменений в персональные данные и скрепить подписью.
  2. Также  о смене фамилии директора необходимо сообщить в налоговую инспекцию. Сделать это нужно  в течение трех рабочих дней после получения нового паспорта.
  3. Если сведения о руководителе внесены в учредительные документы, то нужно готовить новую редакцию. Нотариально заверенное заявление, учредительные документы с изменениями и решение о внесении изменений регистрируются в налоговом органе. Все необходимые изменения будут внесены в реестр в течение пяти рабочих дней.
  4. Также необходимо сообщить об этом в банк и переоформить карточку образцов  подписей.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух (в редакции vip версии)

Статья: Если руководитель сменил фамилию

Какой документ подтверждает, что руководитель сменил фамилию по собственному желанию?

– Свидетельство о перемене имени.

В какой срок нужно заменить паспорт со старой фамилией?

– В течение 30 дней после регистрации в органе ЗАГС.

Нужно ли переоформлять доверенности, выданные руководителем до изменения фамилии?

– Нет, не нужно.

Как правило, сотрудники отдела кадров узнают о смене фамилии руководителем организации в связи со вступлением в брак. Однако это не единственный возможный вариант. Изменить фамилию можно после развода или по собственному желанию. Основные документы руководитель меняет самостоятельно: свидетельство ЗАГС и новый паспорт. Но для работы ему потребуется поменять также и другие документы. В статье мы расскажем, в какие документы предстоит вносить изменения, если руководитель сменил фамилию.

 

Шаг 1. Собираем документы для внесения изменений о фамилии руководителя

Руководитель организации не всегда спешит сообщить об изменении своих персональных данных. Даже после уведомления отдела кадров он может затянуть переоформление личных документов (таблица ниже). А без них нельзя внести правки в кадровые и учредительные документы.

Документы, которые работник меняет (получает) самостоятельно

Документ

Где оформлять

Свидетельство о браке

Территориальный отдел ЗАГС

Свидетельство о перемене имени

Территориальный отдел ЗАГС

Паспорт

Территориальный орган УФМС России

Водительское удостоверение

Территориальное подразделение Госавтоинспекции МВД Росcии

Полис обязательного медицинского страхования

Страховая компания

Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица

Территориальный орган УФНС России

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования

Территориальный орган ПФР

Медицинская книжка

Центр гигиены и эпидемиологии

Банковские карты

Банк по месту выдачи карты

Свидетельство ЗАГС и новый паспорт являются документами – основаниями для внесения изменений в кадровые и другие документы.

Шаг 2. Готовим приказ об изменении персональных данных руководителя

В случае смены фамилии руководителем нужно как можно скорее начать процедуру внесения изменений в документы организации. Если обычный работник пишет заявление с просьбой об изменении фамилии во всех документах организации, то руководителю достаточно издать приказ.*

Шаг 3. Вносим изменения в трудовой договор и трудовую книжку

После издания приказа можно приступать к внесению изменений в трудовой договор и трудовую книжку. Фамилия и паспортные данные руководителя обязательно присутствуют в трудовом договоре. Сведения не являются условиями трудового договора (п. 1, 2 ч. первой ст. 57 ТК РФ). Поэтому новые данные вносятся непосредственно в его текст (ч. третья ст. 57 ТК РФ).

Изменения в трудовую книжку нужно внести обязательно (п. 2.3 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России № 69) (образец ниже).*

Шаг 4. Вносим изменения в документы по учету кадров

Совет

Чтобы своевременно получать информацию о персональных данных сотрудников, можно закрепить обязанность сообщать об их изменении в правилах внутреннего трудового распорядка

Фамилия руководителя меняется в личной карточке, лицевом счете, графике отпусков, табеле учета рабочего времени, книге учета движения трудовых книжек (таблица ниже).

Кадровые документы, в которые вносят данные о новой фамилии работника*

Вид документа

Форма документа

Трудовая книжка

Форма, утвержденная постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Личная карточка

Форма организации или форма № Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее – Постановление Госкомстата России № 1)

Лицевой счет

Форма организации или форма № Т-54 и Т-54а, утвержденная Постановлением Госкомстата России № 1

График отпусков

Форма организации или форма № Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России № 1

Табель учета рабочего времени

Форма организации или форма № Т-13, утвержденная Постановлением Госкомстата России № 1

Книга учета движения трудовых книжек

Форма организации или форма, утвержденная Приложением № 3 к Постановлению Минтруда России № 69

Изменения можно вносить в обычном порядке. Сначала нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию так, чтобы ее можно было прочитать, рядом написать новую. Исправление следует подтвердить записью «Исправленному верить». Рядом можно поставить ссылку на номер и дату приказа о внесении изменений в персональные данные и скрепить подписью.*

 

Шаг 5. Вносим изменения в другие документы организации

Ряд документов, которые подписывает руководитель организации, обеспечивает ее текущую деятельность. Кроме этого, сведения о фамилии и паспортных данных руководителя хранятся в налоговом органе и банке.

Доверенность. Руководитель организации, как правило, действует на основании доверенности от учредителя. Если фамилия и паспортные данные изменились, то можно не оформлять новую доверенность. В новом паспорте проставляется штамп о ранее выданном паспорте. Выписывать новые доверенности на сотрудников организации также не нужно.

ЕГРЮЛ. Сообщить в налоговый орган, чтобы отразить новые сведения о руководителе в Едином государственном реестре юридических лиц, необходимо в течение трех рабочих дней после получения нового паспорта* (подп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ (далее – Закон № 129)).

Внимание!

Смена фамилии руководителя, если его персональные данные не указаны в учредительных документах организации, не связана с внесением изменений в учредительные документы (п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ)

Учредительные документы. Если сведения о руководителе внесены в учредительные документы, то нужно готовить новую редакцию. Нотариально заверенное заявление, учредительные документы с изменениями и решение о внесении изменений регистрируются в налоговом органе (ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Все необходимые изменения будут внесены в реестр в течение пяти рабочих дней (п. 4 ст. 5 Закона № 129).*

Карточка образцов подписей. Переоформить банковские документы, в том числе карточку образцов подписей, необходимо, чтобы избежать приостановления операций по счетам и задержки выплаты зарплаты работникам (п. 7.14 инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И, приложение № 1 к инструкции).*

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Ирина ГЕРАСИМОВА,

юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Когда руководитель сменил фамилию, работа с переоформлением документов в организации начинается с издания приказа. Документами – основаниями будут свидетельство ЗАГС и новый паспорт. Составлять заявление руководителю не нужно.*

Елена СКУРАТОВИЧ,

ведущий специалист департамента по персоналу ООО «Управляющая компания Соломбалалес» (г. Архангельск):

– Если фамилия директора и его паспортные данные указаны в учредительных документах, то необходимо вносить исправления. Для этого подготовьте новую редакцию документов и решение о внесении в них изменений, а потом зарегистрируйте их в налоговом органе.*

 

Ольга ПЛЕХАНОВА, главный бухгалтер ООО АФ «ФЕНИКС-аудит» (г. Челябинск)

Журнал «Кадровое дело», № 10, октябрь 2013

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль