Как правильно документально оформить выплату аванса и заработной платы из кассы?

20037

Вопрос

Как правильно документально оформить выплату аванса и заработной платы из кассы? Можно ли использовать ведомость на выплату заработной платы, если там прописана заработная плата всех сотрудников?

Ответ

Как зарплату, так и аванс из кассы можно выдавать либо по ведомости, либо по расходному кассовому ордеру.

 

Если Вы будете выдавать зарплату по ведомости, применяйте  форму № Т–49 или № Т-53. Типовые формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.

При выплате аванса наличными деньгами ведомость по форме № Т-49 не составляйте. Эта форма предназначена для учета начислений, выплат и удержаний за полный месяц (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). А аванс выплачивают только за часть месяца. Поэтому выдачу аванса наличными деньгами оформляйте ведомостью по форме № Т-53 или расходными кассовыми ордерами по форме № КО-2.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как выдать зарплату из кассы

 

Документы для выдачи зарплаты

Зарплату через кассу можно выдавать:

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:

  • наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;
  • соответствие сумм цифрами суммам прописью;
  • при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру – соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если организация выдает зарплату по ведомости, применяйте ведомость по форме № Т–49 или № Т-53. Типовые формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.*

На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же нужно указать определенный руководителем срок выплаты зарплаты. Он не может превышать пяти рабочих дней с учетом дня получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.*

Старший кассир выдает кассирам необходимую для выплат зарплаты сумму денег согласно ведомостям под подпись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 или по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.*

Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.

После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег. Более подробно см. Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.

При выдаче зарплаты по ведомости кассир должен соблюдать следующий порядок:

  • подготовить необходимую для выдачи сотруднику сумму наличных денег;
  • передать ведомость сотруднику для подписания;
  • после подписания сотрудником ведомости пересчитать подготовленную сумму так, чтобы сотрудник мог наблюдать за его действиями;
  • выдать деньги сотруднику.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир фиксирует общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписывает ведомость. Напротив фамилий сотрудников, которые не получили зарплату, кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте один расходный кассовый ордер. Его дату и номер проставьте в ведомости. Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе с расходным ордером в отчет кассира.

Такие правила установлены пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ведомость по форме № Т-53 нужно зарегистрировать в журнале (форма № Т–53а). Типовая форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Выплата по доверенности

Если зарплату сотрудника получает другой человек, он должен предъявить доверенность. В ведомости перед подписью получателя денег кассир должен написать: «По доверенности».

Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие:

  • фамилии, имени, отчества получателя в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
  • указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица, данным предъявленного им документа;
  • указанных в расходном кассовом ордере данных документа, удостоверяющего личность получателя, данным предъявленного им документа.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Такие правила установлены пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

 

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Как выплатить аванс по зарплате

 

Документальное оформление

Выдачу аванса оформляйте теми же документами, что и выплату окончательного расчета по зарплате. Перечень документов, которые нужно оформить при выплате аванса, зависит от способа его выдачи:

При выплате аванса наличными деньгами ведомость по форме № Т-49 не составляйте. Эта форма предназначена для учета начислений, выплат и удержаний за полный месяц (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). А аванс выплачивают только за часть месяца. Поэтому выдачу аванса наличными деньгами оформляйте ведомостью по форме № Т-53 или расходными кассовыми ордерами по форме № КО-2.*

Сумма выплаченного аванса не является расходом (п. 3 ПБУ 10/99). Отражение выплаты аванса в бухучете зависит от способа его выдачи.

 

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль