Организация хранения документации в бухгалтерии

15 августа 2013 1402
Работа в офисе всегда связана с большими объемами документации, и пока торговые предприятия обязаны вести "первичку" - без бумаг никак не обойтись. Как правило, за документооборот отвечает бухгалтер. После того как документы оформлены, их необходимо систематизировать соответствующим образом, убрать подальше от посторонних и в случае необходимости быстро найти. Для этих целей используются офисные сейфы, картотечные и бухгалтерские металлические шкафы.
Для хранения важных руководящих документов, трудовых книжек, небольших сумм денег, печатей организации используются офисные сейфы - металлические хранилища, легко вмещающие толстые папки-регистраторы типа "Корона" под документы А4. Внутреннее пространство этих сейфов оборудовано съемными полками и запирающимся на ключ кассовым отделением.
Основным критерием выбора для сейфов данного типа будет вместимость, т.е. сколько войдет папок "Корона". Взломостойкость и огнестойкость в данном случае принципиального значения не имеют, поскольку офисные помещения обычно подключены к сигнализации, охраняются круглосуточно. Если есть причины сомневаться в эффективности охраны и вам есть что терять, то имеет смысл рассмотреть универсальный вариант - огневзломостойкий сейф. Для большей надёжности рекомендуется крепление сейфа с помощью анкеров к стене или полу.
Офисные сейфы могут запираться ключевыми и кодовыми замками, последние могут быть электронными или механическими. Ключевые замки проще в эксплуатации и дешевле, электронные — более функциональны и удобны в обращении. Но ключи придется постоянно носить, а батарейки время от времени менять.
Не стоит забывать, что интерьер современного офиса является важнейшей составляющей рабочего пространства. Стиль и эргономика определяют не только комфорт повседневных процессов в офисе, но и имидж организации. Современный офисный сейф - это не только надёжное хранилище, но и выразительный элемент делового интерьера, придающий ему респектабельность. Поэтому, желающим купить сейф в офис следует также обратить внимание на дизайн его экстерьера и качество исполнения.
Для хранения большого объема информации используют металлические шкафы, отличающиеся от сейфов большей вместимостью и меньшей взломостойкостью. Запираются они самыми простыми ключевыми замками. В зависимости от объема иногда шкафы условно делят на бухгалтерские и архивные. Первые предназначены для хранения 5-10 папок «Корона» и могут быть оборудованы запираемым кассовым отделением. Вторые — запираются более простыми замками, без запираемого отделения, но при этом способны вмещать до 80 папок.
Архивные шкафы могут иметь как сварную, так и сборно-разборную конструкцию. Последняя весьма удобна в случае офисных переездов - шкафы занимают меньше места, имеют более продолжительный период эксплуатации. Сборка осуществляется по инструкции — при желании и наличии времени можно обойтись собственными силами, либо воспользоваться услугами профессиональных сборщиков. Стоимость сборки одного шкафа по Москве колеблется в пределах 400-500 руб.
Двери архивных шкафов могут быть как распашными - классического типа, так и тамбурными — раздвижными. Последние удобны в случае оборудования небольших офисов, поскольку занимают вдвое меньше места по сравнению с классическими моделями с распашными дверьми.
Для систематизации и быстрого поиска документов используют так называемые металлические картотеки. Число ящиков в картотеках может варьировать от двух до пятнадцати. Большинство моделей рассчитаны на хранение документов А4 в подвесных файлах, однако, есть специализированные картотеки под менее ходовые форматы - от карточек А6 до ватманов А0. Как правило, картотечные шкафы оборудованы центральным ключевым замком, который запирает сразу все ящики одновременно — это достаточно удобно и эффективно.
В завершение дадим несколько практичных советов для покупателей. Определите ценность и конфиденциальность документов, что предоставляет для них наибольшую угрозу — кража или пожар. Если документы содержат ценную и конфиденциальную информацию, потребуется сейф. Там же следует хранить трудовые книжки и наличные деньги. Если помещение надёжно охраняется, то можно обойтись и обычным офисным сейфом. Определитесь с предполагаемым объемом хранимой рабочей документации - в зависимости от этого ваш выбор сузится до бухгалтерских или архивных шкафов. Эти простые советы помогут оборудовать ваш офис надёжной, функциональной и эстетически привлекательной металлической мебелью.
Размещено на правах рекламы.

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Законодательство меняется чаще, чем вы заходите на наш сайт! Чтобы не пропустить ни одной важной бухгалтерской новости, подпишитесь на ежедневную новостную рассылку. Это бесплатно.

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль