Если работникам оплачивается проезд…

7789
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
«Упрощенцы» с объектом доходы минус расходы вправе учесть только те затраты, которые указаны в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Расходы на оплату проезда сотрудников там не упомянуты. Но это не беда: некоторые виды подобных затрат можно списать по другим основаниям.

«Проездные» — в составе расходов на оплату труда

Самый простой (но не самый лучший) способ признать в расходах затраты на оплату проезда — включить их в состав расходов на оплату труда. Подобные расходы при УСН списываются в том же порядке, что и при общем режиме, то есть с учетом положений статьи 255 НК РФ.
Как указано в данной статье, к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные выплаты, а также расходы, связанные с содержанием работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми и (или) коллективными договорами.
На статью 255 НК РФ есть ссылка в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ
Состав данных расходов также рассматривался в статье «Состав и учет расходов на оплату труда» // Упрощенка, 2006, № 10
В той же статье приведен перечень расходов на оплату труда, но он не является исчерпывающим. Дело в том, что в пункте 25 статьи 255 НК РФ указаны «другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором». Значит, основанием для учета в составе расходов на оплату труда любой выплаты является соответствующая запись в трудовом или коллективном договоре. О том, как применить это положение, расскажем позже, а сейчас остановимся на затратах, которые прямо поименованы в статье 255 НК РФ и связаны с оплатой проезда работникам.

Оплата проезда северянам

В пункте 7 статьи 255 НК РФ для налогоплательщиков, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, прямо предусмотрена возможность списывать сумму оплаты проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно.
Данное положение корреспондирует со статьей 325 ТК РФ, согласно которой работники организаций, финансируемых из федерального бюджета и находящихся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года имеют право на оплату средствами работодателя:
  • стоимости проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси);
  • стоимости провоза багажа весом до 30 кг.
Что же касается всех остальных работодателей, то они могут предоставить льготы своим работникам, оговорив размер и порядок их выплаты в коллективных договорах (иных локальных правовых актах). И, по мнению Минфина России, отраженному в письме от 09.11.2006 № 03-03-04/1/737, только при выполнении данного условия расходы, упомянутые в пункте 7 статьи 255 НК РФ, можно учесть в налоговой базе. Кроме того, некоторые разъяснения по учету данных расходов изложены в письме Минфина России от 07.02.2006 № 03-03-04/1/95. Так, оплату стоимости проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно следует производить по наименьшей стоимости проезда, причем кратчайшим путем. И в расходах можно учесть оплату проезда только тех членов семьи работника, которые являются иждивенцами.
Кроме того, на основании пункта 12.1 статьи 255 НК РФ налоговую базу можно уменьшить на сумму оплаты:
  • фактической стоимости проезда работников районов Крайнего Севера (приравненных к ним местностей) и членов их семей к новому месту жительства при расторжении трудового договора (за исключением увольнения за виновные действия);
  • фактической стоимости провоза багажа из расчета не более 5 тонн на семью (но не выше тарифов, предусмотренных для перевозок железнодорожным транспортом).
Опять же данная статья расходов появилась вследствие того, что в статье 326 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателей, финансируемых из федерального бюджета, выплачивать работнику подобные компенсации.
Иждивенцы — это нетрудоспособные члены семьи, находящиеся на полном содержании работника или получающие от него помощь, являющуюся для них постоянным и основным источником средств к существованию (ст. 179 ТК РФ)

Оплата проезда к месту обучения

Согласно подпункту 13 статьи 255 НК РФ в состав расходов на оплату труда включаются затраты на оплату проезда работников, совмещающих работу с учебой, к месту учебы и обратно.
Данное положение также напрямую связано с нормами Трудового кодекса, обязывающими один раз в учебный год оплачивать проезд работников, совмещающих обучение с работой, к месту нахождения соответствующего учебного заведения и обратно в размере 100 или 50% фактической стоимости проезда (ст. 173 и 174 ТК РФ).
Подробнее об этих и других льготах обучающимся работникам будет рассказано в одном из следующих номеров
Отметим, что для целей налогообложения не важно, связана получаемая работником специальность с его должностными обязанностями или нет (см. письмо Минфина России от 24.04.2006 № 03-03-04/1/389).
Так как перечисленные здесь и ранее (в предыдущем разделе) затраты относятся к расходам на оплату труда, их следует списывать на момент погашения задолженности перед работником (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Оплата проезда работников по служебным делам

До этого мы рассматривали случаи, которые прямо поименованы в Налоговом кодексе. Однако чаще налогоплательщики несут иные расходы.
Практически во всех организациях сотрудники вынуждены хотя бы иногда ездить по служебным делам. И в некоторых ситуациях подобные затраты можно учесть в расходах при УСН.

Разъезды в силу специфики деятельности

Работодатели, применяющие УСН, в налоговой базе учитывают материальные расходы согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Перечень материальных расходов можно узнать из статьи 254 НК РФ, так как на нее есть ссылка в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ. Например, к ним относятся работы и услуги производственного характера (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Заметим, что работы и услуги, учитываемые по этой статье, должны быть неотъемлемой частью, этапом производственного процесса, направленного на получение дохода. Кроме того, обязательным условием списания подобных затрат, разумеется, является их оплата (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Кстати, рекомендуем прописать порядок учета рассматриваемого вида затрат в приказе об учетной политике.

Проезд командированных работников

Работодатели, применяющие УСН, могут учесть в налоговой базе расходы на командировку на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Сюда же относятся и расходы на проезд работника к месту командировки и обратно — к месту постоянной работы.
В состав расходов на проезд командированных работников включается прежде всего стоимость билетов на проезд к месту командировки и обратно любым видом транспорта. Одновременно могут возникать и другие подобные расходы. Например, в поезде следует оплатить использование постельных принадлежностей. Возникает вопрос: можно ли учесть подобные затраты в составе командировочных расходов при УСН? Можно, так как эти затраты относятся к расходам на проезд к месту командировки и обратно, но только в том случае, если они подтверждены соответствующими документами (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 № 21-14/85240).
Подробнее о командировочных расходах рассказывалось в статье «Если сотрудник направлен в командировку» // Упрощенка, 2005, № 2
Отдельно следует обговорить оплату проезда на такси, так как иногда командированный сотрудник пользуется этим видом транспорта. Например, чтобы добраться от аэропорта или железнодорожного вокзала к месту командировки (к месту работы) или до гостиницы, где он останавливается. Долгое время налоговые органы считали, что такие расходы учесть нельзя.
Но суды по данному вопросу высказывались не так категорично.
Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.02.2005 № А56-17467/04 изложена ситуация, когда налоговые органы посчитали, что налогоплательщик необоснованно включил в расходы на командировки оплату услуг такси, поскольку в представленных квитанциях нет указания на пункты отправления и назначения и не подтверждена обоснованность данных расходов. Но суд решил, что счетов с указанием в них сумм, уплаченных за проезд, пунктов назначения и времени оказания услуг такси достаточно, чтобы отнести подобные затраты к командировочным расходам.
Такая позиция приведена, например, в письмах Минфина России от 10.05.2006 № 03-03-04/2/138 и от 26.01.2005 № 03-03-01-04/2/15
Может быть, поэтому Минфин России признал, что расходы на проезд работника в аэропорт на такси при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов по налогу на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правда, при условии подтверждения их экономической целесообразности. Эта позиция изложена в письме Минфина России от 13.04.2007 № 03-03-06/4/48.
Письмо адресовано организациям на общем режиме, а как быть налогоплательщикам, применяющим упрощенную систему? Так как «упрощенцы» учитывают командировочные расходы в том же порядке (в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ есть ссылка на статью 264 НК РФ), то все письма об учете подобных расходов для организаций на общем режиме можно использовать и при УСН. А значит, расходы на такси можно списывать в целях уменьшения налоговой базы по единому налогу. Но при этом оказание услуги необходимо подтвердить документами перевозчика (что, к сожалению, не всегда получается).
Зато Минфин России пока не изменил своего мнения в отношении другого «запрещенного» расхода — платы за аренду автомобиля работником, находящимся в командировке.
Об этом сказано, в частности, в письме Минфина России от 08.08.2005 № 03-03-04/2/42
Долгое время конфликты между налогоплательщиками и налоговыми органами вызывал вопрос о необходимости и достаточности произведенных расходов на командировку. Контролирующие органы считали, что затраты на командировку должны быть минимальными, а налогоплательщики не понимали, почему работник должен ехать в плацкартном вагоне, а не в купейном или лететь не бизнес-классом, а эконом-классом. Данный вопрос наконец-то разрешился (см., например, письмо Минфина России от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114). Минфин согласился, что глава 25 Налогового кодекса не содержит «ограничений в размере возмещения сумм оплаты проезда сотрудника организации к месту командирования и обратно». Следовательно, расходы на полет бизнес-классом, проезд в купе класса «люкс» и т. п. можно учесть как командировочные. Обязательным условием является наличие оправдательных документов, а также соответствие суммы возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководства организации.
Кстати, в главе 26.2 НК РФ таких ограничений также нет
Может случиться, что командированный работник утратил проездные документы (потерял, были украдены), подтверждающие его проезд к месту командировки и обратно. Можно ли в этом случае как-то компенсировать его расходы и учесть их при исчислении единого налога?
Налоговые органы, естественно, не будут считать такие затраты документально подтвержденными. Однако, если в организации есть дубликат или копия потерянного билета, у нее есть шанс доказать, что в данном случае затраты на проезд работника можно списать в расходы при упрощенной системе.
Так, ФАС Поволжского округа в постановлении от 19.01.2006 № А65-16313/2005-СА2-8 отметил, что законодательство не содержит требований к документам, которые налогоплательщик должен представлять в подтверждение командировочных расходов. Суд посчитал, что ксерокопии билетов вместе с другими документами (командировочными удостоверениями) подтверждают факт нахождения работников в командировке и правомерность произведенных командировочных расходов.
Также организация может потратиться на сервисный сбор при заказе и возврате билетов. Налоговые органы, как правило, считают эти расходы не поименованными в НК РФ в качестве командировочных, а значит, и не учитываемыми в целях налогообложения. Судьи думают иначе. Например, ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 24.03.2006 № А28-10790/2005-233/15 указал, что затраты на заказ и возврат билетов и взимаемый при покупке сервисный сбор относятся к расходам на оплату проезда работника к месту командировки и обратно. Следовательно, их можно учесть в налоговой базе.
Возможна и другая ситуация: в силу производственной необходимости работнику, проехавшему часть пути, меняется место командировки (город, куда он командирован). Тогда он вынужден вернуть прежний билет и приобрести новый. Как следует из письма Минфина России от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252, и стоимость старого, и стоимость нового билета (разумеется, за минусом возвращенных сумм) можно включить в состав расходов на командировку (при условии, что смена места командировки обусловлена производственной необходимостью).
Последнее, о чем хотелось бы упомянуть в отношении возмещения расходов на проезд в командировку и обратно, — оформление билета в электронном виде, то есть в бездокументарной форме. Главное финансовое ведомство страны высказало лояльную позицию по этому вопросу, посчитав, что сотрудник, купивший через Интернет у иностранной компании билет в бездокументарном виде для командировки за рубеж, имеет право на возмещение его стоимости, а организация может признать эту сумму в составе командировочных расходов. Оправдательным документом будут являться распечатка электронного билета на бумажном носителе и посадочный талон (см. письмо Минфина России от 08.09.2006 № 03-03-04/1/660).
Стоит отметить, что пункт 2 статьи 346.17 НК РФ не содержит каких-то особых положений для учета расходов на проезд в составе командировочных расходов. Следовательно, указанные расходы признаются при УСН в общем порядке, то есть после их осуществления и оплаты.

Проезд работников, деятельность которых имеет разъездной характер

В штате большинства «упрощенцев» есть должности, которые в силу свой специфики имеют разъездной характер (корреспонденты, курьеры, рекламные и торговые агенты и т. п.). Если такие работники не обеспечиваются специальным транспортом для выполнения служебных обязанностей, организация, понятно, оплачивает их проезд на городском транспорте (в частности, компенсирует стоимость проездных билетов), поскольку тратить собственные деньги для служебных нужд работнику нецелесообразно.
Можно ли учесть подобные расходы при исчислении единого налога, если они прямо не включены в перечень «разрешенных» расходов при УСН?
Понятно, что в состав командировочных расходов указанные затраты отнести нельзя, так как согласно положениям статьи 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Но, может, есть другая возможность отнести подобные траты в состав расходов? Действительно, есть.
Способ учесть подобные расходы при УСН предложил Минфин. Расходы на оплату проездных билетов, приобретаемых для работников на должностях с разъездным характером работы, можно признать в составе расходов на оплату труда (как надбавки к зарплате за особый режим и условия труда), если это оговорить в трудовом или коллективном договоре. Об этом сказано, к примеру, в письме Минфина России от 01.08.2006 № 03-05-02-04/121.
Это как раз и будут те самые «другие выплаты», указанные в пункте 25 статьи 255 НК РФ, о которых говорилось ранее
Следует отметить, что в целях учета рассматриваемых расходов при исчислении налоговой базы по единому налогу нужно позаботиться о документальной обоснованности расходов. Так, разъездной характер работы следует указать в должностной инструкции работников, а приказом руководителя утвердить перечень тех из них, работа которых связана с разъездами. По итогам месяца сотрудники должны сдавать авансовые отчеты, к которым приложены использованные билеты.
При отсутствии разовых проездных билетов, но известной стоимости проезда документом, подтверждающим расход на проезд сотрудников, может быть также маршрутный лист, заверенный подписями и печатями организаций посещения.
Об этом сказано в письме УМНС России по г. Москве от 15.10.2004 № 28-11/66490
Кроме того, еще раз напомним, что возмещение расходов сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, надо предусмотреть в трудовом или коллективном договоре.
Кстати, если включить оплату проезда в расходы на оплату труда, возникает вопрос: нужно ли начислять на них пенсионные взносы и удерживать с этих выплат НДФЛ? Ответ дан, например, в письме Минфина России от 04.05.2006 № 03-05-01-04/112. Оно опять же предназначено для налогоплательщиков на общем режиме. Тем не менее им могут воспользоваться и «упрощенцы». Если возмещение стоимости проезда сотрудникам, работа которых связана с разъездами по городу, вызвано производственной необходимостью, то полученные работником суммы не могут быть признаны его экономической выгодой. Следовательно, они не облагаются НДФЛ. А так как оплата проезда не может рассматриваться как выплата по трудовому договору, то отсутствует объект налогообложения и по ЕСН.
«Упрощенцы» не платят ЕСН (п. 2 и 3 ст. 346.11 НК РФ), однако для них остаются страховые пенсионные взносы, которые исчисляются с налоговой базы по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Стало быть, при отсутствии объекта налогообложения по ЕСН нет его и для взносов в ПФР.
С Минфином нельзя не согласиться, так как расходы на оплату проезда, возмещаемые организацией своим сотрудникам, имеют компенсационный характер и не являются вознаграждением за трудовые обязанности. На это прямо указывает статья 168.1 ТК РФ.
См. постановления ФАС Московского округа от 02.02.2007 № КА-А40/13892-06 и от 07.08.2003 № КА-А40/5439-03, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.08.2003 № Ф04/3926-1304/А45-2003 и др.
Тем не менее налоговые органы на местах так и норовят наказать организации за то, что они не удерживают НДФЛ с компенсационных выплат, связанных со служебными поездками сотрудников, и не облагают их взносами в Пенсионный фонд. Но суды, как правило, становятся на сторону налогоплательщиков.

Доставка до работы и обратно

В рамках данной темы рассмотрим еще одну ситуацию: организация обеспечивает проезд сотрудников к месту работы и обратно своим транспортом или нанимает для этих целей стороннюю организацию. Это бывает необходимо, если организация, в которой работают сотрудники, расположена за пределами города, а общественный транспорт в данном направлении отсутствует. Тогда для обеспечения нормального производственного процесса организация вынуждена обеспечить проезд.
Для организаций на общем режиме предусмотрена специальная норма, согласно которой не включаются в состав налоговой базы по налогу на прибыль расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением двух случаев (п. 26 ст. 270 НК РФ):
  • расходы включаются в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства;
  • расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми и (или) коллективными договорами.
Таким образом, организация на общем режиме должна либо доказать производственную необходимость указанных затрат, либо предусмотреть эти расходы в коллективных (трудовых) договорах.
Для тех, кто применяет УСН, единственная возможность учесть подобные затраты — сделать соответствующую запись в коллективном и (или) трудовом договорах. В таком случае оплата проезда также будет включаться в состав расходов на оплату труда в соответствии с пунктом 25 статьи 255 НК РФ. Необходимым условием признания данных затрат, по мнению Минфина, является ведение в отношении каждого сотрудника учета первичных документов, подтверждающих факт проезда.
В отличие от ситуации, в которой работникам выплачивается компенсация за разъездной характер работы, при оплате проезда к месту работы и обратно работники получают доход, выплаченный в натуральной форме. Поэтому на этот раз с выплат необходимо удержать НДФЛ и начислить на них страховые пенсионные взносы. Об этом сказано, в частности, в письме Минфина России от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110.
Такое мнение изложено в письме Минфина России от 02.02.2007 № 03-11-04/2/24

Пример

ООО «Трио» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Организация находится в месте, отдаленном от города, и поэтому организует доставку работников до работы и обратно специальным автобусом. 24 сентября 2007 года общество заплатило транспортной компании, оказывающей услуги по доставке работников, 57 000 руб. (без НДС). Согласно имеющейся документации в течение всех рабочих дней сентября автобусом пользовалось 15 сотрудников. Трудовыми договорами предусмотрена оплата проезда работников до места работы и обратно. Как отразить в налоговом учете услуги транспортной компании?
Так как оплата проезда предусмотрена трудовыми договорами и в ООО «Трио» ведется учет доставки работников, услуги транспортной компании можно учесть в составе расходов на оплату труда. При этом необходимо всю стоимость услуг разделить на количество работников, которые пользовались доставкой, и включить данную сумму в доход каждого работника.
Это будет рассматриваться как оплата труда в натуральной форме (в виде оказанных услуг по доставке). И в налоговом учете в последний рабочий день сентября 2007 года (когда расходы осуществлены и оплачены) можно отразить расходы в сумме 57 000 руб.
Соответственно доход каждого работника за сентябрь увеличится на 3800 руб. (57 000 руб. : 15 чел.). С него необходимо начислить и удержать (разумеется, из денежных выплат) НДФЛ в сумме 494 руб. (3800 руб. х 13%).
Кроме того, на стоимость услуг транспортной компании (как на сумму заработной платы в натуральной форме) необходимо начислить пенсионные взносы в сумме 7980 руб. (57 000 руб. х 14%). После перечисления эта сумма также уменьшит базу по единому налогу.
Стандартные и прочие вычеты в примере не рассматриваем

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль