Упрощенка

Всё о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году: образцы и бланки

3 декабря 2019
3005
Средний балл: 5 из 5

Всё о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году: подробная информация

С 1 января 2020 года все работодатели без исключений должны вести трудовые книжки в электронном виде. Наша пошаговая инструкция поможет перейти на новый документооборот без сбоев. Скачайте согласованные с ПФР бланки документов.

Всё об электронных трудовых книжках: видео обзор от главного эксперта по кадровым вопросам

С 1 января 2020 года работодатели должны вести и бумажную, и электронную трудовые книжки (такой отчет введен отдельным законом). Об этом сообщила эксперт по кадровым вопросам Елена Орлова в программе журнала «Упрощенка» «Налоговые изменения —2020».


Что меняется с 2020 года

Чиновники ввели три закона о ведение трудовых книжек в электронном виде. Изменения коснулись трех законодательных актов:

Трудовой кодекс России

Чиновники скорректировали положения статьи 66 ТК РФ, закрепив возможность заполнения электронных трудовых книжек.

Закон №27-ФЗ от 01.04.1996 "О персонучете"

Нормами вводится новая форма отчетности СЗВ-ТД и обязанность работодателей, своевременно подавать сведения в ПФ РФ.

Кодекс об административных правонарушениях РФ

Законодатели ввели новые штрафные санкции для страхователей, которые нарушат сроки сдачи сведений о трудовой деятельности в электронной формы. Штрафы предусмотрены и за подачу ложных и недостоверных сведений.

Работников переход затронет минимально. Им достаточно определиться — сохранить бумажный документ, или полностью перейти на цифровой формат. Обратите внимание, что выбор предусмотрен только для уже работающих граждан. Для трудоустроенных впервые в 2021 году будут вестись только электронные документы.

Изменения по большей части затронут работу страхователей. Им придется заполнять трудовые книжки в электронном виде, как вести. Но вместе с этим вопросов не уменьшается. Подробная инструкция для бухгалтеров и кадровиков далее.

Обратите внимание, что весь 2020 год вы должны вести сразу и электронную, и бумажную книжку. При этом в 2020 году нужно сделать две вещи:

  1. разослать работникам специальное уведомление о новом порядке
  2. получить с работников заявление о переходу на новый порядок или об отказе это сделать

Порядок перехода на ЭКТ: пошаговая инструкция

Что делать работодателю, как выполнить переход на электронные трудовые книжки, пошагово? Подробная инструкция для российских работодателей:

Шаг 1. Уведомите работников

О любых изменениях в алгоритме работы нанимателя необходимо уведомить работников до 1 июля 2020 года. В данном случае придется под роспись уведомить каждого работника, что с 2020 году начинается переход на ЭТК. Форму уведомления подготовьте в произвольном виде, но лучше использовать согласованный с ПФР образец:

Шаг 2. Обновите локальные нормативные акты

Нанимателю следует проанализировать локальные акты компании. При необходимости придется внести изменения в действующие документы. Какие локальные акты проверить:

  • положение об оплате труда;
  • трудовые договора;
  • коллективный договор;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • регламент работы кадровой службы организации;
  • иные локальные нормативы.

Внесите изменения в 2020 году. Не забудьте ознакомить подчиненных с новыми редакциями нормативных документов.

Шаг 3. Соберите заявления с работников

Подчиненные вправе сохранить ведение трудовой книжки в бумажном виде, причем на неограниченный срок. Им необходимо уведомить работодателя письменно. Специального бланка заявления не предусмотрено. Используйте в работе наш образец, или разработайте собственный бланк. Собрать заявления нужно до конца 2020 года.

Если сотрудник не подал заявления работодателю, то по окончанию 2020 года выдайте бумажную трудовую книжку работнику на руки. Принятым впервые в 2021 году - бумажные формуляры заполнять не нужно. Для них предусмотрены ЭТК.

Шаг 4. Ежемесячно отчитывайтесь в ПФР по форме СЗВ-ТД

Не забывайте, что с 01.01.2020 года работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд новую форму отчетности. Отчитываться нужно до 15 числа месяца, следующего за отчетным - на протяжении всего 2020 года.

С 2021 года новый отчет будут сдавать по мере кадровых изменений. Срок сдачи - не позднее следующего дня за днем утверждения документа о кадровом изменении. Например, приказа об увольнении или приеме на работу.

Заполнить электронную трудовую книжку можно в программе БухСофт. Программа сама заполнит нужные графы и отправит отчет в ПФР в один клик. Бухгалтеру не нужно будет разбираться во всех тонкостях заполнения.

Заполнить ЭТК онлайн

Шаг 5. Следим за изменениями

Важно держать руку на пульсе. Как только нормативы будут утверждены законодателями, уточняем возможные изменения.

Новый отчет в ПФР

Нанимателям придется отчитываться в ПФР по новой форме. Отчет СЗВ-ТД предусматривает отражение аналогичной информации, что и в бумажном бланке:

  • Место работы.
  • Периоды работы.
  • Должность (специальность, профессия).
  • Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
  • Основания прекращения трудового договора.

В отличии от ежемесячного СЗВ-М, новый отчет заполняют только на тех работников, по которым прошли кадровые изменения. Всех работников отражать в СЗВ-ТД ежемесячно не нужно. Отчетность подавайте в рамках действующего формата документооборота с ПФР.

Обязательный переход на электронные трудовые книжки и новая ежемесячная отчетность в ПФР по форме СЗВ-ТД приведены на официальном сайте.

Бланк отчета СЗВ-ТД CZV-TD

Где получить информацию: инструкция для работников

Сотрудникам довольно часто требуются сведения о трудовой деятельности. Например, копия бланка потребуется при обращении в банк за кредитом, при оформлении пенсии или социальных пособий. Ситуаций масса. Но где брать информацию при переходе на ЭТК.

Правила и порядок ведения электронных трудовых книжек, программа 2020 года предусматривает несколько вариантов, как получить выписку из трудовой:

  1. В территориальном отделении ПФ РФ.
  2. В многофункциональном центре.
  3. У последнего работодателя.
  4. Через интернет в личном кабинете ПФРФ или на портале Госуслуги.

Получить сведения можно в виде бумажной выписки, или же в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью. Выписки используйте по месту назначения. Например, предоставьте бумажную справку в банк, чтобы получить потребительский кредит или ипотеку.

Что такое электронные трудовые книжки

Новость о повсеместном переходе на ЭТК уже не первый месяц обсуждаются в экспертных трудах. Электронные трудовые книжки действуют с 1 января 2020 года — депутаты примут изменения уже на осенней сессии.

Электронная трудовая книжка — это документы в электронном виде, в котором храниться вся информация о приеме и увольнении каждого работника. Данная книжка храниться в специальном информационном ресурсе ПФР. Такую книжку можно распечатать на бумаге на бланке формы СЗИ-ТД.

Таким образом, электронные книжки не просто начнут вводить с 1 января 2020 года — они будут введены по всем работникам с 1 января. Другое дело, что по тем работникам, которые захотят оставить бумажную книжку, будут вестись и электронную, и бумажную трудовую книжку.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Плановый переход на электронные трудовые книжки введут с 1 января 2020 года. Цифровой документооборот предусматривает ряд положительных моментов для всех участников пенсионной системы: работников, нанимателей, самого Пенсионного ведомства.

Что дает переход на ЭТК:

Для работодателя:

  • минимизация затрат на покупку, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • снижение количества ошибок и описок при оформлении кадровых перемещений/изменений;
  • снижение количества запросов от пенсионного ведомства с требованием представления дополнительной информации о трудовой деятельности подчиненных.

Для представителей ПФР:

  • дополнительные возможности аналитической работы с персональными данными застрахованных лиц;
  • повышение контроля над правильностью оформления кадровых изменений;
  • оперативное поступление и обработка информации, необходимой для назначения и перерасчета пенсии;
  • быстрое и удобное формирование сводных аналитических данных для представления отчетности в контролирующие госорганы.
Для работника:
  • прямой доступ к персональным данным о трудовой деятельности в режиме реального времени;
  • дополнительные возможности для граждан трудоустроиться дистанционно;
  • отсутствие необходимости посещать ПФ РФ для назначения пенсии, вся информация поступает в ведомство по защищенным каналам связи;
  • максимальный уровень безопасности персональных данных;
  • возможность получения государственных услуг по данных из ЭТК.

Даты перехода на ЭТК

Пенсионный фонд уже ведет разъяснительные работы со страхователями о правилах и алгоритмах перехода. Электронные трудовые книжки начнут действовать с 1 января 2020 года, к этому моменту нанимателям нужно подготовиться.

Во-первых, работодатели обязаны уведомить своих подчиненных о нововведении. То есть, под роспись ознакомить работников, что планируется отказ от бумажных формуляров. В журнале "Упрощенка" в декабрьском номере есть образец уведомления, согласованный с ПФР.

Во-вторых, учесть мнения сотрудников — сохранить физический носитель данных (бумажную книжку). По сути, каждый работник принимает самостоятельное решение — отказаться от бумажной трудовой книжки или нет. Если сотрудник все таки решит сохранить документ, наниматель будет обязан вести трудовую в обоих вариантах: на бумаге и электронно. Причем срока ведения бумажного документа не установлено. Его будут заполнять столько, сколько нужно.

Те работники, которые решили сохранить бумажные книжки, должны в 2020 году написать на имя работодателя заявление. В журнале "Упрощенка" в декабрьском номере есть образец заявления, согласованный с ПФР.

При этом молчуны по умолчанию отказываются от бумажных книжек, им нужно выдать бумажные книжки на руки в январе 2021 года. Исключение предусмотрели лишь для работников, трудоустраивающихся впервые в 2021 году и позже. Такие специалисты будут лишены права выбора. Для них записи о трудовой деятельности будут вестись исключительно в цифровом формате.

В третьих, наниматель будет обязан выдать трудовые книжки на руки по окончанию 2020 года. Процедура обязательна для всех сотрудников, которые решили перейти на ЭТК.

В-четвертых, для работодателей вводятся новые формы отчетности. Первая форма СЗВ-ТД — ежемесячная с января 2020 года. Вторая — СЗИ-ТД — этот отчетный формуляр будут выдавать на руки работнику в день увольнения.

Новая форма ЭТК

Утвердил ПФР: электронные трудовые книжки с 2020 года не будут отличаться по структуре и содержанию от бумажного образца.

Сведения, которые работодатель должен ежемесячно подавать в ведомство, следующие:

  • место трудоустройства;
  • периоды трудовой деятельности в компании;
  • занимаемая сотрудником должность (специальность, профессия);
  • сведения о присвоенной квалификации (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую должность или работу;
  • основания прекращения трудового контракта/соглашения/договора с сотрудником.

Как видим, подаваемая в ПФР информация полностью дублирует бумажный формуляр.

Заполнить электронную трудовую книжку можно в программе БухСофт. Программа сама заполнит нужные графы и отправит отчет в ПФР в один клик. Бухгалтеру не нужно будет разбираться во всех тонкостях заполнения.

Заполнить ЭТК онлайн

Как получить сведения из ЭТК

Пенсионное ведомство пояснило, что с переходом на ЭТК, у работников появятся новые возможности получить сведения о работе в любой момент.

Получить данные можно несколькими способами:

Сведения сформируют в виде бумажной выписки:

  • при личном обращении в ПФР — представители ведомства подготовят полную выписку обо всех рабочих периодах заявителя;
  • при личном обращении к работодателю — на руки сотрудник получит выписку о трудовой деятельности в компании;
  • при личном обращении в МФЦ — представители многофункциональных центров уполномочены выдать аналогичные сведения, что и ПФ РФ.

В виде электронной выписки:

  • в личном кабинете ПР РФ — гражданин сможет сформировать выписку самостоятельно, в любое время, достаточно доступа в интернет и учетную запись в ЛК ПФР;
  • на портале Госуслуги — аналогичные сведения в электронной форме можно получить на едином портале госуслуг, требуется подтвержденная учетная запись.

Что измениться для работодателей

Пояснения от ПФР, как вести электронные трудовые книжки с 2020 года, уже размещены в открытом доступе. Помимо официальных писем, территориальные отделения ведомства проводят многочисленные семинары и ликбезы. Представители разъясняют работодателям новые принципы работы в переходный период и как вести цифровые документы.

Что ждет страхователей с вводом ЭТК — это новая ежемесячная форма отчетности СЗВ-ТД. Правила работы с ней следующие:

  1. Отчет сдавайте ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если дата сдачи выпала на выходной, отчитайтесь в первый рабочий понедельник. Отчет сдается начиная с отчета за январь 2020 года.
  2. В формуляр включайте сведения только о тех сотрудниках, по которым в отчетном месяце были кадровые изменения (увольнение, прием, перевод, присвоение квалификации и т.д.).
  3. Всех работников включать в форму не нужно. Не путайте правила заполнения с СЗВ-М.
  4. Передачу отчетности осуществляйте в рамках действующего формата взаимодействия с пенсионным ведомством.

Помимо новой формы отчета в ПФР, работодатель обязан:

  • провести разъяснительную работу;
  • под роспись уведомить подчиненных о переходе на ЭТК;
  • собрать заявления с желающих сохранить бумажную трудовую книжку;
  • изменить локальные нормативные акты, при необходимости.

С 2021 года отчет СЗВ-ТД придется сдавать практически ежедневно. Новый срок — не позднее одного рабочего дня, с момента оформления кадрового изменения.

Сбой в системе исключен

Отказ от бумажных документов вызывает сомнения у большинства бухгалтеров и кадровиков. Что будет, если в системе произойдет сбой, или персональные данные похитят злоумышленники? В таком случае электронные сведения могут быть утрачены безвозвратно, как же будут назначаться пенсии.

Как пояснили представители ведомства, сбой или взлом системы персонифицированного учета исключен. Вся информация храниться в распределенных системах баз данных, поэтому полная утрата сведений невозможна. К тому же опыт работы специалистов ПФ РФ уже неоднократно позволил убедиться в качестве системы безопасности.

Вопросы и ответы по электронном трудовой книжке от ПФР

Ниже представлены вопросы и ответы об ЭТК с официального сайта ПФР.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России - pfrf.ru и на сайте Портала государственных услуг - gosuslugi.ru.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Подпишитесь на "Упрощенку" на полгода, а читайте 12 месяцев!

До 16 декабря действует самая выгодная акция при подписке на журнал "Упрощенка" — годовая подписка по цене полугодия. Торопитесь оплатить счет. Подарок за подписку — книга "Упрощенка. Годовой отчет 2019".

16 декабря — последний день акции

С 1 января 2020 года все работодатели без исключений должны вести трудовые книжки в электронном виде. В нашей рубрике собраны статьи, которые помогут перейти на новый порядок.

Электронная трудовая книжка — это документы в электронном виде, в котором храниться вся информация о приеме и увольнении каждого работника. Данная книжка храниться в специальном информационном ресурсе ПФР. Такую книжку можно распечатать на бумаге на бланке формы СЗИ-ТД.


logo
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.