График документооборота

1044

Все хозоперации отражаются в учете на основании первичных документов. И надо сделать так, чтобы они поступали в распоряжение бухгалтера вовремя, без задержек. И здесь наипервейшая задача – договориться с контрагентами об удобном графике поступления вам «первички». Конкретные сроки, периодичность и состав документов лучше всего прописать в основном договоре с контрагентом либо допсоглашении к нему. Тогда в случае просрочки с бумагами или вообще отказе контрагента их предоставлять вы сможете грамотно обосновать свои претензии, сославшись на соответствующий пункт договора. Иначе что-либо доказать будет сложно и требовать вы можете свои документы очень долго.

Вторая задача – составить полноценный график документооборота по организации, по которому ваши сотрудники должны обмениваться документами с бухгалтерией. Такой график – это уже документ для целей внутреннего использования. В графике нужно указать, кто отвечает за получение (выписку) и предоставление в бухгалтерию того или иного документа, в какой срок каждый вид документа должен быть готов. Составляется график в произвольной форме, типового бланка нет. Подскажем: удобно, если все документы в графике будут объединены по какому-либо принципу. Например, по хозяйственным операциям и (или) по ответственным менеджерам. Тогда можно легко найти требующийся документ.

График документооборота оформите в виде приложения к бухгалтерской учетной политике.

Внимание: важно не только разработать график – надо еще и следить за его соблюдением. Не обязательно выполнять контрольную функцию бухгалтеру самостоятельно. Вполне возможно поручить это другому подходящему специалисту. Для целей контроля хорошо дополнительно вести журнал сдачи документов ответственными менеджерами. Ниже приводим образец составления подобного документа.

Образец журнала поступления документов в бухгалтерию

Текущая дата (дата сдачи документа)

Наименование документа

Дата составления и номер документа

Сдал

Принял

ФИО, должность

Подпись

ФИО, должность

Подпись

 

 

 

 

 

 

 

При нарушении графика вы можете лишить работника премии (только не оформляйте как штраф!), сделать ему замечание или вынести выговор. В любом случае составьте соответствующий приказ. Взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня обнаружения и не позднее шести месяцев со дня совершения проступка (ст. 193 ТК РФ). И прежде чем назначить работнику взыскание, не забудьте попросить у него письменное объяснение.

Есть вопрос? Задавайте! Наши эксперты помогут за 24 часа!

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подпишитесь на популярные статьи

    Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Проверь знания

    Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

    Начать тест

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией


    Упрощёнка в Яндексе



    © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

    Журнал «Упрощёнка» –
    об упрощённой системе налогообложения
    8 800 550-15-57

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
    Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

    Политика обработки персональных данных 

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

    Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

    Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

    Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

    Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль