Кассовые документы в электронном виде

971

На территории России действует новый порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому порядку все кассовые документы — приходники, расходники, кассовую книгу, зарплатные ведомости и пр. — можно оформлять в электронном виде без распечатки.



При этом Центробанк в письме от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002 разъяснил, что бухгалтер, работающий удаленно от кассы, тоже может составлять электронные документы, необязательно для этого работать в офисе фирмы. Как на практике оформлять электронные кассовые документы и что для этого потребуется сделать?

Кассовые документы в электронном виде — правила

Под оформлением кассовых документов в электронном виде понимается их заполнение с применением программно-технических средств (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При этом речь идет не о составлении документа на компьютере и выведении его на печать (это все равно будет бумажный документ). А о полностью электронном бланке. То есть электронный кассовый документ — это документ, заполненный только на компьютере с помощью программы и подписанный электронной подписью.

При этом закон разрешает вести и хранить кассовые документы полностью в электронном виде. Распечатывать их нет необходимости. При условии, что электронные документы подписаны электронной подписью. Лишь тогда они приравниваются к бумажным документам с собственноручной подписью.

Если электронная подпись не ставится, то все кассовые документы нужно распечатать и завизировать необходимыми подписями. Так, приходники, расходники и зарплатные ведомости надо распечатывать сразу — в момент составления, так как на них должны появиться рукописные подписи (п. 4.7 Указания № 3210-У). Листы кассовой книги следует распечатывать и подписывать ежедневно в конце рабочего дня. Такое требование ранее было установлено пунктом 2.5 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, которое в настоящее время уже не действует. Но тем не менее на данное правило можно ориентироваться и сейчас — для удобства учета.

На практике многие фирмы и индивидуальные предприниматели из-за небольшого числа операций или по иным причинам не распечатывают кассовую книгу ежедневно. Однако если факт нераспечатки налоговики заметят при налоговой проверке, то они могут оштрафовать организацию (бизнесмена) за нарушение порядка ведения кассовых операций и неоприходование выручки.

Штраф для фирм — до 50 000 руб., для бизнесменов — до 5000 руб. (ст. 2.4 и 15.1 КоАП РФ). Отменить штраф можно будет только в суде (постановления ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА‑А40/1416‑089 и ФАС Поволжского округа от 17.03.2010 № А12‑19131/2009).

Дополнительные материалы про электронную отчетность

  1. Какие отчеты вы сдаете электронно?
  2. Росстат будет принимать бухотчетность только электронно
  3. Когда нужно сдавать отчетность в ПФР и ФСС в электронном виде, а когда — на бумаге
  4. Некоторых «упрощенцев» обяжут сдавать декларации электронно
  5. «Первичку» можно заверять любым видом электронной подписи
  6. Для работы с разными ведомствами можно будет использовать одну электронную подпись

В чем преимущества электронных кассовых документов

Положительных моментов очень много. Во-первых, главный плюс в том, что с электронными документами работать быстрее и удобнее, чем с бумажными. Например, на поиск нужных документов при наличии системы электронного документооборота тратится меньше времени по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством. Во-вторых, электронные кассовые документы позволяют избавиться от бумажной волокиты, снижают трудовые затраты на хранение документов.

На практике многим фирмам и предпринимателям оформлять некоторые кассовые документы в электронном виде будет невыгодно. В частности, это относится к приходникам, расходникам, зарплатным ведомостям. Ведь чтобы их подписывать, придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить автограф на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам). А это слишком затратно, да и хлопотно.

Получается, в идеале и без лишних проблем заполнять в электронном виде можно только кассовую книгу. Для этого нужно будет оформить электронную подпись главбуху, кассиру и руководителю.

Электронная подпись на кассовых документах в электронном виде

Вопрос о том, какая должна быть подпись на электронных кассовых документах: простая, усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная, является спорным. Так, финансовое ведомство указывает, что для подтверждения расходов для целей налогообложения документы, составленные в электронном виде, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 и от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).

А вот по мнению ФНС, хозяйствующие стороны при наличии юридически действительного соглашения могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись (письма ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 и от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@).

Таким образом, какую электронную подпись выбрать, фирмы и индивидуальные предприниматели должны решить самостоятельно. Но чтобы впоследствии подтвердить кассовыми документами свои расходы, лучше применять усиленную квалифицированную электронную подпись.

Получить квалифицированную электронную подпись можно в любом специализированном аккредитованном удостоверяющем центре. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России в разделе « Аккредитация удостоверяющих центров » (minsvyaz.ru). Поскольку именно данное ведомство имеет полномочия в сфере использования электронной подписи (абз. 3 п. 1 постановления Правительства РФ от 02.06.2008 № 418).

Чтобы получить подпись, в удостоверяющий центр нужно подать определенный пакет документов (какой — можно прочитать на сайте того центра, в который вы планируете обратиться). А также заключить договор с центром, оформить заявку на электронную подпись и указать там вид услуг, для которого нужна подпись (применительно к рассматриваемой ситуации надо будет выбрать подписание электронных кассовых документов). И оплатить данную услугу (примерные цены за оформление одной электронной подписи: для предпринимателей — около 2000 руб., для фирм — около 3000 руб.).

После того как все документы поданы и услуга оплачена, вам будет выдана электронная подпись (носитель в виде флешки). Чтобы подпись корректно работала, потребуется настроить рабочее место. Для этого в компьютере специалисты установят должное программное обеспечение. Чтобы подписать документ, нужно вставить флешку и нажать кнопку «подписать». Обычно именно так на практике происходит работа с электронными подписями.

Предположим, что организация оформила электронную подпись только бухгалтеру, работающему на «удаленке», а у кассира электронной подписи нет. Можно ли в подобном случае составлять «комбинированный кассовый документ», то есть подписанный обычной подписью и электронной? Можно. Даже есть соответствующее разъяснение Центробанка на этот счет (письмо ЦБ РФ от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002).  В частности, специалисты Банка России разъяснили, что если бухгалтер работает на «удаленке», то он может составлять кассовые документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. А потом пересылать их кассиру, чтобы тот распечатал документы и проставил свою подпись и печать. Такой вариант достаточно удобен для работы, когда место бухгалтера территориально удалено от кассы.

Исправления в электронных кассовых документах

Исправлять электронные кассовые документы нельзя. После того как документ подписан, вносить исправления в него запрещено (абз. 3 п. 4.7 Указания № 3210-У). Документ с ошибкой можно только удалить, а вместо него создать новый, правильный.

Электронные документы по запросу налоговикам

Каждый документ, подписанный электронной подписью, по сути, является оригиналом. Поэтому распечатывать его для подачи налоговым инспекторам не обязательно. Документ можно отправить в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ, письма ФНС России от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773@ и Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).

Расходы при УСН в виде электронной подписи

Затраты на приобретение электронной подписи и программного обеспечения, необходимого для ее работы, можно учесть как траты, связанные с приобретением права на использование программ, включая и оплату подписи (подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Однако не исключены споры с налоговиками, так как напрямую затраты на покупку подписи в закрытом перечне расходов при УСН не поименованы (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому лучше подготовить все документы, подтверждающие и обосновывающие расходы (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Так, траты по установке и настройке программного обеспечения для работы электронной подписи можно подтвердить актом выполненных работ. Расходы на приобретение прав на программу — лицензионным договором. А затраты на саму электронную подпись — сертификатом электронной подписи (он оформляется на каждую выданную подпись). 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль