Транспортные расходы

1175

Транспортные расходы учитываются в затратах при УСН. К транспортным расходам относятся расходы на бензин и другое топливо, расходы на ремонт, расходы на оплату труда водилией.

Расходы на бензин при УСН

В Налоговом кодексе нет условий на нормирование топлива на автотранспорт. Но в то же время любые расходы на топливо должны быть подтверждены путевыми листами. Формы путевых листов можно разработать самостоятельно. Все обязательные реквизиты есть в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Предусмотрите в них обязательно данные о медосмотрах. И добавьте туда еще такой реквизиты, как «поездки».

Расходы на шины при УСН

Затраты на всесезонные шины «упрощенец» может списать на расходы единовременно. Расходы на зимние шины придется учитывать по мере эксплуатации шины (в зависимости от срока полезного использования).


Производственный календарь на 2017 год поможет бухгалтерам планировать свою деятельность в 2017 году. Скачайте или распечатайте.

Транспортные расходы

При УСН можно учитывать не только транспортные, но и другие расходы, например, на товары и материалы. Для этого нужно выполнить обязательные уловие. Учет все видов расходов при УСН смотрите в Школе УСН.

Путевые листы по транспортным расходам

Для того чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, вам потребуется путевой лист. Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Их перечень мы привели в табл. 1.

Кроме основных сведений, которые перечисленны в табл. 1, вы можете добавить и дополнительные. Например, указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. А записи типа «Поездки по городу» не использовать. Но учтите, что заполнять все реквизиты путевого листа следует аккуратно и без ошибок. Ведь при его проверке налоговиками неточности могут послужить основанием для исключения «путевки» из состава бумаг, подтверждающих расходы. Тогда обоснованность затрат вам придется доказывать в суде (постановления ФАС Уральского округа от 05.03.2009 № Ф09-946/09-С5, ФАС Западно-Сибирского округа от 20.11.2009 № А46-11958/2009 и ФАС Центрального округа от 18.04.2008 № А36-3124/2006).

После того как путевой лист будет выписан, выдайте водителю деньги под отчет на покупку бензина.

Обязательные реквизиты путевого листа

Реквизиты

Как правильно заполнить

Наименование и номер

В наименовании укажите тип транспортного средства (например, путевой лист грузового автомобиля). В шапке путевого листа поставьте печать (штамп) организации или предпринимателя

Срок действия

Это может быть один день или другой срок, но не более месяца. В последнем случае ставьте дату начала и окончания срока

Сведения о собственнике транспортного средства

Для организации укажите наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Для предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона

Сведенияо транспортном средстве

Впишите тип транспортного средства (легковой, грузовой, автобус и др.), госрегзнак, показания спидометра при въезде в гараж и выезде из него, дату и время выезда транспорта с места постоянной стоянки и заезда на нее

Сведенияо водителе

Поставьте фамилию и инициалы водителя. Еще приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 требует, чтобы здесь была отметка медработника о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медосмотров. Однако для небольших фирм и предпринимателей данное правило невыполнимо. Так как зачастую они не имеют медицинских работников в штате.
Мнения же судей по этому поводу разделились. Большинство из них считают, что медосмотр необходим только водителям специализированных организаций, которые осуществляют перевозки, а обычные фирмы и бизнесмены не подчиняются этим требованиям (постановления ФАС Центрального округа от 23.11.2009 № А36-706/2009 и от 28.07.2009 № А36-3582/2008).
Но есть и такие, которые полагают, что независимо от рода деятельности и численности работников проводить медосмотр водителя обязаны все компании (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 № Ф04-6445/2008 (14518-А75-6)).
Поэтому, если в случае спора вы не готовы отстаивать свое мнение в суде, оформите договор подряда с медицинским работником или примите его в штат внешним совместителем, он будет проводить медосмотры водителей

Выдачу наличных денег отразите проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех дней после окончания срока, на который получены деньги под отчет, водитель должен отчитаться о произведенных расходах. Для этого в бухгалтерию он подает авансовый отчет (форма № АО-1) и прикладывает к нему чеки с указанием даты покупки топлива, количества, стоимости и марки ГСМ.

Транспортные расходы в бухгалтерском учете

В бухучете приобретенные ГСМ учтите в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. 2 и 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). И отразите их по дебету счета 10 «Материалы» субсчета «Топливо» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Запись будет следующая:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 71

— оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Если при покупке топлива АЗС выдала вам кассовый или товарный чек с выделенной суммой НДС, то учесть налог как самостоятельный расход отдельно от стоимости горюче-смазочных материалов вы сможете только при наличии счета-фактуры. Если такого документа нет, оприходуйте бензин по той цене, которая указана в чеке, с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

На затраты в бухучете списывайте всю фактическую стоимость топлива независимо от того, является она расходом при расчете «упрощенного» налога или нет. И отражайте ее в составе затрат по обычным видам деятельности (п. 6 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Если же в налоговом учете вы списываете ГСМ по нормам, то можете сверхнормативный расход в бухгалтерском учете показывать на отдельных субсчетах, прописав такой порядок в учетной политике организации для целей бухучета.

Количество топлива, которое подлежит списанию на затраты, рассчитайте по данным путевого листа. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива
к списанию на расходы (л)

=

Остаток топлива
при выезде
автомобиля (л)

+

Количество топлива,
заправленного
в бак (л)

Остаток топлива
на конец дня (л)

По этой формуле вы получите результат в литрах. Для того чтобы найти стоимость этих литров, воспользуйтесь одним из методов оценки материально-производственных запасов: ФИФО, ЛИФО, по средней стоимости, по цене единицы материалов (п. 16 ПБУ 5/01). Выбранный способ должен быть зафиксирован в учетной политике для целей бухучета. При списании ГСМ сделайте проводку:

ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»

— списана стоимость фактически израсходованного топлива (на основании путевого листа).


Пример. Бухгалтерский учет расходов на ГСМ

На балансе ООО «Виктория», применяющем УСН с объектом доходы минус расходы, числится легковой автомобиль Chevrolet Аveo LS. 22 апреля 2016 года на этом авто водитель Т.Р. Ефремов был отправлен на служебное задание. Под отчет Т.Р. Ефремову были выданы деньги на покупку ГСМ в сумме 620 руб. По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассового чека АЗС, из которого следует, что он приобрел 20 л бензина марки АИ-95 на общую сумму 620 руб.

Согласно учетной политике для целей бухучета ООО «Виктория» списывает материалы по средней стоимости, а путевые листы составляет на один месяц.

30 апреля водитель сдал в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:

— остаток топлива в баке при выезде на служебное задание — 28 л;

— остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место — 7 л;

— пробег автомобиля во время поездки — 350 км.

Посмотрим, какие записи бухгалтер ООО «Виктория» сделает в бухгалтерском учете.

В бухучете ООО «Виктория» записи будут следующими:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 620 руб. — выданы под отчет денежные средства на покупку топлива;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 73

— 620 руб. — оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Количество топлива, которое подлежит включению в затраты, составит 41 л (28 л + 20 л – 7 л).

В конце апреля бухгалтер рассчитал среднюю стоимость 1 л топлива, и она оказалась равна его покупной стоимости — 31 руб. (620 руб. : 20 л). Тогда фактически израсходованная сумма денег на топливо составит 1271 руб. (41 л × 31 руб.).

Проводка на списание бензина будет такая:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»

— 1271 руб. — списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Нормирование транспортных расходов

Относительно того, нужно ли нормировать затраты на топливо в налоговом учете, нет единой точки зрения. С одной стороны, чиновники говорят о том, что списывать стоимость горюче-смазочных материалов нужно в пределах нормативов. При этом можно пользоваться показателями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее — распоряжение Минтранса).

По мнению чиновников, нормирование подтверждает экономическую обоснованность расходов (письма Минфина России от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12 и от 03.09. 2010 № 03-03-06/2/57).

С другой стороны, НК РФ условий о нормировании не содержит (подп. 5 п. 1 ст. 254 и подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому окончательное решение о том, будете вы нормировать стоимость ГСМ в налоговом учете или нет, и если да, то каким способом, вам нужно принять самостоятельно и зафиксировать его в учетной политике для целей налогового учета.

Нормировать затраты на топливо вы можете одним из трех способов:

1) применять нормы, утвержденные распоряжением Минтранса;

2) использовать данные техдокументации завода-изготовителя авто;

3) разработать собственные нормативы учета расходов на ГСМ.

Чтобы сделать замеры топлива самостоятельно, залейте в бак автомобиля определенный объем бензина, например 100 л. Затем, исходя из показаний спидометра, определите, сколько километров вам понадобится, чтобы потратить все топливо. Все полученные результаты отразите в акте о проведении контрольного заезда (образец акта — на рис. 2, с.). Его руководитель должен утвердить своим приказом (образец — на рис. 3, с.).

Поскольку расход топлива зависит еще и от условий поездок, то лучше произвести замеры в разных условиях эксплуатации авто. И утвердить в этом же приказе еще и повышающие коэффициенты: для поездок в зимнее время, при использовании кондиционера и т. п. (рис. 3).

Формулу расчета нормативного расхода топлива вы можете вывести для каждого вида транспорта самостоятельно. Например, она может выглядеть так:

Нормативный расход
топлива

=

Базовая норма расхода
топлива (л/км)

×

Пробег
автомобиля (км)

×

Поправочный
коэффициент

Расходы на ГСМ в налоговом учете

После того как стоимость ГСМ оплачена и документально подтверждена, нормы списания (при их наличии) подсчитаны, вы можете записать соответствующие суммы в Книгу учета как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой признания расходов при УСН можно считать дату оплаты топлива (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Пример 2. Налоговый учет расходов на ГСМ

Воспользуемся условиями примера 1. И посмотрим, какие записи в налоговом учете сделает бухгалтер ООО «Виктория», если принято решение списывать затраты на ГСМ в соответствии с нормами, утвержденными локальным актом:

— базовая норма расхода топлива на 1 км — 0,089 л;

— поправочный коэффициент за использование кондиционера от базовой нормы затрат — 1,07;

— нормативный расход ГСМ есть произведение базовой нормы расхода, пробега и поправочного коэффициента.

Нормативный расход топлива составит 33,33 л (0,089 л/км × 350 км × 1,07). Предельная сумма расходов на ГСМ, которую бухгалтер учтет в затратах при «упрощенке», будет равна 1033,23 руб. (33,33 л × 620 руб. : 20 л). В Книге учета записи будут следующие (табл. 3).

Таблица 3 Фрагмент заполнения Книги учета доходов и расходов ООО «Виктория»за II квартал 2016 года

№ п/п

Дата и номер первичногодокумента

Содержание операции

Доходы,учитываемые при исчислении налоговой базы

Расходы,учитываемые при исчислении налоговой базы

35

Авансовый отчет № 31 от 22.04.2016, кассовый чек № 012098657 от 22.04.2015

Отражена в расходах стоимость ГСМ

1033,23 руб.

Формы документов для транспортных расходов

  1. Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля
  2. Путевой лист легкового автомобиля (упрощенная форма)
  3. Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма № 3)
  4. Пример заполнения путевого листа специального автомобиля
  5. Форма № 4-С. Путевой лист грузового автомобиля
  6. Форма № 6. Путевой лист автобуса
  7. Форма № 4. Путевой лист легкового такси
  8. Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-П)
  9. Пример заполнения путевого листа строительной машины (форма № ЭСМ-2)
  10. Форма № 4-П. Путевой лист грузового автомобиля
  11. Форма № 3 спец. Путевой лист специального автомобиля
  12. Форма № 412-АПК. Путевой лист трактора
  13. Форма № 4-м. Путевой лист грузового автомобиля
  14. Форма № 6 (спец.). Путевой лист автобуса необщего пользования
  15. Путевой лист легкового автомобиля
  16. Форма № 8. Журнал учета движения путевых листов
  17. Форма № ЭСМ-2. Путевой лист строительной машины
  18. Пример заполнения путевого листа автобуса необщего пользования (форма № 6 спец)
  19. Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-С)

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль