Учет трудовых книжек

301

Один из важных вопросов в кадровом делопроизводстве, как организации, так и ИП, является ведение и учет трудовых книжек работников. Напомним, с 2006 года и ИП в том числе ведут трудовые книжки в полном объеме на своих работников как и работодатели-организации.

Организация работ по ведению и учету трудовых книжек в 2016 году

Во-первых, в соответствии с п. 45 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 о трудовых книжках работодатель должен издать приказ о назначении ответственного работника, который будет заниматься ведением, учетом, хранением трудовых книжек. Т. е. даже если в должностной инструкции или трудовом договоре работника прописано, что этот работник обязан вести, учитывать, хранить трудовые книжки — приказ должен быть.

Следующий вопрос: а где работодатель будет брать бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, если на работу будет устраиваться работник, у которого нет трудовой книжки? Одна из распространенных ошибок, особенно среди работодателей — субъектов малого предпринимательства, — это когда они просят самого работника купить бланк и принести для оформления. Это нарушение. В соответствии с п. 44 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 работодатели всегда должны иметь в наличии бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, для этого работодатель должен на платной основе приобретать бланки трудовых книжек или у изготовителя — которым является Гознак — или у организаций — официальных распространителей.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к ним утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Более того, приобретенные бланки трудовых книжек работодатель обязан учесть в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Важно, чтобы в графе 5 «От кого получено» было название или Гознака или организации распространителя, где эти трудовые книжки приобретались. В графе 6 «Основание» должны быть название и реквизиты документа, на основании которого приобретены бланки трудовых книжек, например, товарная накладная №, дата.

Все трудовые книжки, как принятые от работников при оформлении их на работу, так и те, которые работодатель заведет самостоятельно в связи с тем, что принимается работник, у которого отсутствует трудовая книжка, (трудовые книжки не ведутся только на работников, принятых на работу по совместительству) учитываются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 указано важное требование к оформлению данных книг: они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Т.е. не просто должна быть наклейка с подписью или печатью, а должна быть сургучная печать или пломба.

Бухучет в 2017 году:

Порядок ведения трудовых книжек

В соответствии со статьей 66 ТК РФ работодатели (кроме работодателей физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведут трудовые книжки на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней. Т.е. не важно, по срочному трудовому договору или на неопределенный срок принимается работник, неважно работник — иностранный гражданин или гражданин РФ, на всех работников работодатели ведут трудовые книжки. При приеме трудовой книжки проверяйте, чтобы она была установленного в РФ образца. О чем идет речь?

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов.

Во-первых в своей работе вы можете столкнуться с формой трудовой книжкой, утвержденной в 1938 г. Главное чтобы форма этой трудовой книжки была заведена до 1 января 1975 года.

Во вторых, на территории РФ распространены трудовые книжки по форме, утвержденной Постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656, которые были введены в действие с 1975 года. По ним частый вопрос, связанный с оформлением на работу иностранцев, например, к вам устраивается на работу гражданин Украины, который предъявляет вам трудовую книжку образца 1973 года, двуязычную, но в ней последние лет 15 записи исключительно о работе на территории Украины, можете ли вы ее принять?

Да, если трудовая книжка образца 1973 года была заведена в период с 1 января 1975 до 1 января 2004 года — тогда эта трудовая книжка установленного в РФ образца, вы ее принимаете. И если, например, закончилось место для внесения записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе», вы будете вшивать вкладыш. Обратите внимание, вкладыш именно вшивается, и на титульном листе самой трудовой книжки необходимо поставить штамп «выдан вкладыш», серию и номер вкладыша. Но если бы гражданин Украины принес трудовую книжку украинскую, не российского образца, вам необходимо было бы завести новую трудовую книжку.

И последний вариант, это трудовые книжки, форма которых была утверждена в 2003 году постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и которые начали заполняться с 1 января 2004 года.

Каким образом ведутся трудовые книжки?

Если к вам устраивается работник. впервые трудоустраивающийся по трудовому договору, или который потерял трудовую книжку, вы будете оформлять новую трудовую книжку.

Для этого необходимо взять бланк трудовой книжки и сначала нужно оформить титульный лист. Обратите внимание: в соответствии с п. 42 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо написать заявку в бухгалтерию, чтобы бухгалтерия выдала бланк трудовой книжки для оформления работника на работу.

Заполнение трудовой книжки и вкладыша в нее производится в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

ФИО указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов. Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

Типичная ошибка, когда в этой строке указывают ту должность/профессию, на которую принимается работник.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать.

Нередко индивидуальные предприниматели задают вопрос, надо ли им заверять титульный лист печатью? Представляется, что без печати индивидуальный предприниматель не сможет выполнить требования по ведению трудовых книжек, установленные как постановлением Правительства № 225 о трудовых книжках, так и постановлением Минтруда № 69. И т. к. законодатель для ИП не устанавливает никаких исключительных правил по ведению трудовых книжек, ИП обязан ставить печати как на титульном листе, так и при заверении записей об увольнении.

Обратите внимание, законодатель не предусмотрел возможностей делать исправления на титульном листе трудовой книжки. Если при заполнении титульного листа вы ошиблись, необходимо уничтожить испорченный бланк трудовой книжки (составив акт об уничтожении) и оформить новую трудовую книжку.

Если же у работника меняется фамилия или какие-то иные сведения, указанные на титульном листе, инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, предусматривает следующие правила.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и рядом записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации. Если же у работника изменяется, дополняется сведения об образовании профессии прежний уровень образования или профессии, специальность не зачеркивается, а просто через запятую к имеющейся добавляется новая, ссылки на внутреннюю сторону обложки не вносятся.

В раздел сведения о работе вносятся записи о приеме на работу. О постоянных переводах, переименовании организации, о времени военной службы, о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров, об увольнении работника. Порядок внесения данных записей предусмотрен постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 и постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Обратите внимание: при заполнении трудовой книжки не допускаются никакие сокращения, ни «ТК РФ», ни «главбух». В пределах соответствующего раздела все записи в трудовой книжке имеют свою нумерацию. Например, раздел «сведения о работе» трудовой книжки закончился на записи под номером 24. Для того, чтобы внести запись в трудовую книжку, например, об увольнении работника, необходимо в этом случае вшить вкладыш, на титульном листе трудовой книжки поставить штамп «Выдан вкладыш» серия, номер, заполнить титульный лист вкладыша, и в разделе «Сведения о работе» вкладыша поставить порядковый номер 25.

Что делать, если работодателем была допущена ошибка при внесении записей о приеме, переводе или увольнении в разделе сведения о работе?

Во-первых, неправильную запись может исправить только тот работодатель, который внес эту ошибочную запись, хотя инструкция предусматривает возможность исправления ошибок, совершенных другим работодателем, но для этого нужно официальный документ от работодателя, допустившего ошибку, разрешающий другому работодателю ее исправить.

Зачеркивание записей в трудовой книжке (за исключением титульного листа) не допускается

Внесение изменений в трудовую книжку происходит по следующим правилам:

1) графа 1 — ставится следующий порядковый номер

2) графа 2 — указывается дата внесения исправлений

3) графа 3 — вносится «Запись за № ___ недействительна. Переведен на такую то должность, если ошибка была в записи о переводе. Если дата перевода не совпадает с датой издания приказа, целесообразно в данной графе указать дату перевода, так как графа 2, предназначенная для этой информации, уже заполнена. Например, «Запись за № ___ недействительна. С такого то числа переведен на должность …»

4) графа 4 — указывается наименование, дата и номер документа (приказа, распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись

В раздел «Сведения о награждении» вносятся сведения

  1. о награждении (поощрении) за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями
  2. о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине

Обратите внимание: сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Одна из распространенных ошибок: когда работодатели в ситуации, когда в трудовой книжке работника закончилось место в разделе «Сведения о работе», вместо того, чтобы вшить вкладыш, начинают вносить записи о приеме, переводе, увольнении работника в раздел «Сведения о награждении». Это недопустимо, если эту ошибку совершил предыдущий работодатель, порекомендуйте работнику, чтобы взял документы, например справку, от того работодателя, что он там работал. Вы же не продолжайте ошибку, берете вкладыш, заполняете титульный лист вкладыша. Вшиваете его в трудовую книжку, на титульном листе трудовой книжки ставите штамп о выданном вкладыше и вносите запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе» вкладыша.

При увольнении работника в соответствии со статьей 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать трудовую книжку. Вам необходимо, чтобы работник поставил свою роспись в книге учета движения трудовых книжек о том, что трудовая книжка ему выдана.

 Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В этом случае в книге движения трудовых книжек в графе расписка работника в получении трудовой книжки необходимо поставить отметку, что невозможно ознакомить. Тогда можно указать реквизиты письма, которым было направлено уведомление работнику, явиться за трудовой книжкой или дать свое согласие на отправку ее по почте.

Если работник придет за трудовой книжкой, не забудьте взять от него расписку в книге учета движения трудовых книжек о выдаче трудовой книжки. Если работник так и не придет за трудовой книжкой и не пришлет письмо об отправке трудовой книжки, работодателю необходимо будет хранить трудовую книжку до востребования, не востребованные хранятся 75 лет.

Журнал учета трудовых книжек образец, учет вкладышей в трудовую книжку

Пример заполнения вкладыша в трудовую книжку


Учет трудовых книжек

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них


Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69

 

КНИГА
учета движения трудовых книжек и вкладышей в них


п/п
Дата приема на
работу,
заполнения
трудовой книжки
или вкладыша в нее
Фамилия,
имя и
отчество
владельца
трудовой
книжки
Серия и
номер
трудовой
книжки
или
вклады-
ша в нее
Должность,
профессия,
специаль-
ность
работника,
который 
сдал
трудовую
книжку или
на которого
заполнена
трудовая
книжка или
вкладыш в
нее
Наименование
места работы
(с указанием
структурного
подразделения), 
куда принят
работник
Дата и
№ приказа
(распоряжения)
или иного
решения
работодателя,
на основании
которого
произведен
прием
работника
Подпись
ответственного
лица,
принявшего
или
заполнившего
трудовую
книжку
Получено за
заполненные
трудовые
книжки или
вкладыши в
них, руб.
Дата выдачи
на руки
Трудовой
книжки при
увольнении
(прекращении
трудового
договора)
Подпись
работника
в получении
трудовой
книжки
число месяц год
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
12 14 01 2014 Иванова
Елена
Васильевна
ТК № 01
08763
Секретарь Администра-
тивный
отдел
Приказ от
14.01.2014
№ 4-к
  75 руб. 30 коп.    
                         
                       


 

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль