Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость ГСМ

1651
Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Расходы в налоговом учете вы не учитываете. Однако бухучет ведете по общим правилам, поэтому в данной статье вы найдете информацию, полезную для себя.

Если у вас на балансе есть собственный автомобиль либо вы арендуете его у кого-либо из своих работников, то такая статья расходов, как горюче-смазочные материалы (ГСМ), будет весомой величиной в вашем учете.

Однако, для того чтобы списывать стоимость бензина на расходы как в бухгалтерском учете, так и в налоговом, нужно ежемесячно оформлять большое количество первичных документов. Также потребуются и внутрифирменные приказы о том, по каким правилам проводить списание топлива. Все это ставит бухгалтера перед необходимостью вдумчиво и внимательно относиться к учету расходов, связанных с эксплуатацией автомобильного транспорта.

Надеемся, что данная статья поможет вам разобраться со всеми основными нюансами, касающимися бухгалтерского и налогового учета по УСН стоимости горюче-смазочных материалов.

Шаг № 1 Разработайте форму путевого листа

Для того чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, вам потребуется путевой лист. Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.

На заметку Применять унифицированные формы путевых листов обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные «упрощенцы» могут разработать образец этого документа самостоятельно.

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Их перечень мы привели в табл. 1.

Обратите внимание Если заполнить путевой лист с ошибками, налоговики могут снять расходы на ГСМ. Тогда их обоснованность придется доказывать в суде.

Кроме основных сведений, которые перечисленны в табл. 1, вы можете добавить и дополнительные. Например, указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. А записи типа «Поездки по городу» не использовать. Но учтите, что заполнять все реквизиты путевого листа следует аккуратно и без ошибок. Ведь при его проверке налоговиками неточности могут послужить основанием для исключения «путевки» из состава бумаг, подтверждающих расходы. Тогда обоснованность затрат вам придется доказывать в суде (постановления ФАС Уральского округа от 05.03.2009 № Ф09-946/09-С5, ФАС Западно-Сибирского округа от 20.11.2009 № А46-11958/2009 и ФАС Центрального округа от 18.04.2008 № А36-3124/2006).

Образец заполненного путевого листа мы представили на рис. 1.

Шаг № 2 Выдайте деньги под отчет

После того как путевой лист будет выписан, выдайте водителю деньги на покупку бензина.

Напомним, что с 1 января 2012 года все деньги под отчет должны выдаваться на основании личного заявления работника (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Это заявление подписывает руководитель, указывая при этом сумму, которую надо выдать, и срок. Только при наличии такого документа кассир может выдать деньги по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

Таблица 1 Обязательные реквизиты путевого листа
Реквизиты Как правильно заполнить
Наименование и номер В наименовании укажите тип транспортного средства (например, путевой лист грузового автомобиля). В шапке путевого листа поставьте печать (штамп) организации или предпринимателя
Срок действия Это может быть один день или другой срок, но не более месяца. В последнем случае ставьте дату начала и окончания срока
Сведения о собственнике транспортного средства Для организации укажите наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Для предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона
Сведенияо транспортном средстве Впишите тип транспортного средства (легковой, грузовой, автобус и др.), госрегзнак, показания спидометра при въезде в гараж и выезде из него, дату и время выезда транспорта с места постоянной стоянки и заезда на нее
Сведенияо водителе Поставьте фамилию и инициалы водителя. Еще приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 требует, чтобы здесь была отметка медработника о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медосмотров. Однако для небольших фирм и предпринимателей данное правило невыполнимо. Так как зачастую они не имеют медицинских работников в штате.
Мнения же судей по этому поводу разделились. Большинство из них считают, что медосмотр необходим только водителям специализированных организаций, которые осуществляют перевозки, а обычные фирмы и бизнесмены не подчиняются этим требованиям (постановления ФАС Центрального округа от 23.11.2009 № А36-706/2009 и от 28.07.2009 № А36-3582/2008).
Но есть и такие, которые полагают, что независимо от рода деятельности и численности работников проводить медосмотр водителя обязаны все компании (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 № Ф04-6445/2008 (14518-А75-6)).
Поэтому, если в случае спора вы не готовы отстаивать свое мнение в суде, оформите договор подряда с медицинским работником или примите его в штат внешним совместителем, он будет проводить медосмотры водителей
На заметку Чтобы получить деньги под отчет, водителю нужно подать заявление на имя руководителя.

Выдачу наличных денег отразите проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех дней после окончания срока, на который получены деньги под отчет, водитель должен отчитаться о произведенных расходах. Для этого в бухгалтерию он подает авансовый отчет (форма № АО-1) и прикладывает к нему чеки с указанием даты покупки топлива, количества, стоимости и марки ГСМ.

Рисунок 1 Образец путевого листа

Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость ГСМ

Шаг № 3 Отразите стоимость приобретенного и израсходованного топлива в бухучете

В бухучете приобретенные ГСМ учтите в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. 2 и 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). И отразите их по дебету счета 10 «Материалы» субсчета «Топливо» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Запись будет следующая:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 71

— оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Суть вопроса На основании авансового отчета нужно оприходовать приобретенный водителем бензин, а потом списать часть его на затраты, руководствуясь информацией о расходах топлива из путевого листа.

Если при покупке топлива АЗС выдала вам кассовый или товарный чек с выделенной суммой НДС, то учесть налог как самостоятельный расход отдельно от стоимости горюче-смазочных материалов вы сможете только при наличии счета-фактуры. Если такого документа нет, оприходуйте бензин по той цене, которая указана в чеке, с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

На затраты в бухучете списывайте всю фактическую стоимость топлива независимо от того, является она расходом при расчете «упрощенного» налога или нет. И отражайте ее в составе затрат по обычным видам деятельности (п. 6 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Если же в налоговом учете вы списываете ГСМ по нормам, то можете сверхнормативный расход в бухгалтерском учете показывать на отдельных субсчетах, прописав такой порядок в учетной политике организации для целей бухучета.

На заметку

Расходы на ГСМ можно не считать, если платить сотруднику компенсацию

Использовать в работе автомобили сотрудников можно по разным основаниям. Если заключен договор аренды, то обычно расходы на ГСМ возмещаются в полном объеме на основании авансовых отчетов сотрудника и учитывать их нужно по правилам, изложенным в статье. Однако некоторые работодатели платят сотрудникам компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Размер компенсации можно установить любой. Но вот учесть при УСН получится только сумму в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А норма эта незначительна: 1200 либо 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя авто (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). Причем данная выплата уже включает в себя стоимость ГСМ, а также износ и технический ремонт автомобиля (п. 3 письма Минфина России от 21.07.92 № 57). Соответственно если вы платите компенсацию, то такой статьи расходов, как ГСМ, у вас в налоговом учете уже не будет.

Что касается бухгалтерского учета, то там размер компенсации нужно будет признавать в полном объеме в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 7 и 8 ПБУ 10/99).

Количество топлива, которое подлежит списанию на затраты, рассчитайте по данным путевого листа. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива
к списанию на расходы (л)
= Остаток топлива
при выезде
автомобиля (л)
+ Количество топлива,
заправленного
в бак (л)
Остаток топлива
на конец дня (л)

По этой формуле вы получите результат в литрах. Для того чтобы найти стоимость этих литров, воспользуйтесь одним из методов оценки материально-производственных запасов: ФИФО, ЛИФО, по средней стоимости, по цене единицы материалов (п. 16 ПБУ 5/01). Выбранный способ должен быть зафиксирован в учетной политике для целей бухучета. При списании ГСМ сделайте проводку:

ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»

— списана стоимость фактически израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Обратите внимание Если АЗС выдает чек с выделенной суммой НДС, то учесть налог как самостоятельный расход можно только при наличии счета-фактуры.

Пример 1. Бухгалтерский учет расходов на ГСМ

На балансе ООО «Виктория», применяющем УСН с объектом доходы минус расходы, числится легковой автомобиль Chevrolet Аveo LS. 22 апреля 2013 года на этом авто водитель Т.Р. Ефремов был отправлен на служебное задание. Под отчет Т.Р. Ефремову были выданы деньги на покупку ГСМ в сумме 620 руб. По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассового чека АЗС, из которого следует, что он приобрел 20 л бензина марки АИ-95 на общую сумму 620 руб.

Согласно учетной политике для целей бухучета ООО «Виктория» списывает материалы по средней стоимости, а путевые листы составляет на один месяц.

30 апреля водитель сдал в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:

— остаток топлива в баке при выезде на служебное задание — 28 л;

— остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место — 7 л;

— пробег автомобиля во время поездки — 350 км.

Посмотрим, какие записи бухгалтер ООО «Виктория» сделает в бухгалтерском учете.

В бухучете ООО «Виктория» записи будут следующими:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 620 руб. — выданы под отчет денежные средства на покупку топлива;

Суть вопроса Стоимость израсходованного топлива определяется исходя из метода оценки запасов, закрепленного в учетной политике (п. 16 ПБУ 5/01).

 

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 73

— 620 руб. — оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Количество топлива, которое подлежит включению в затраты, составит 41 л (28 л + 20 л – 7 л).

В конце апреля бухгалтер рассчитал среднюю стоимость 1 л топлива, и она оказалась равна его покупной стоимости — 31 руб. (620 руб. : 20 л). Тогда фактически израсходованная сумма денег на топливо составит 1271 руб. (41 л × 31 руб.).

Проводка на списание бензина будет такая:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»

— 1271 руб. — списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Шаг № 4 Определитесь, будете ли вы нормировать стоимость топлива в налоговом учете

Относительно того, нужно ли нормировать затраты на топливо в налоговом учете, нет единой точки зрения. С одной стороны, чиновники говорят о том, что списывать стоимость горюче-смазочных материалов нужно в пределах нормативов. При этом можно пользоваться показателями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее — распоряжение Минтранса).

По мнению чиновников, нормирование подтверждает экономическую обоснованность расходов (письма Минфина России от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12 и от 03.09. 2010 № 03-03-06/2/57).

Важное обстоятельство Если вы решили нормировать стоимость ГСМ в налоговом учете, не обязательно пользоваться нормами Минтранса, удобнее разработать и утвердить свои.

С другой стороны, НК РФ условий о нормировании не содержит (подп. 5 п. 1 ст. 254 и подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому окончательное решение о том, будете вы нормировать стоимость ГСМ в налоговом учете или нет, и если да, то каким способом, вам нужно принять самостоятельно и зафиксировать его в учетной политике для целей налогового учета.

Таблица 2 Сравнительный анализ норм расхода топлива, утвержденных Минтрансом, и норм, установленных заводом-изготовителем
Способ нормирования Характеристика Недостатки способа
Нормирование по лимитам, утвержденным распоряжением Минтранса Документ содержит нормы для основных марок автомобилей.
Кроме того, к нормам установлены поправочные (повышающие и понижающие) коэффициенты в зависимости от условий и местности эксплуатации авто.
Например, коэффициенты для летнего и зимнего времени, различных населенных пунктов, качества дорог и пр.
1. Несмотря на то что нормы топлива уже закреплены распоряжением Минтранса, все равно потребуются дополнительные расчеты, чтобы найти величину норматива с учетом поправочных коэффициентов.
2. Для некоторых машин в распоряжении Минтранса норм вообще нет. Так как изменения в данный документ с момента его выхода в свет не вносились. А производители авто с 2008 года существенно обновили свой модельный ряд.
3. Нормативы вам могут не подойти. Потому как из-за технического состояния ваш автомобиль тратит топлива по факту гораздо больше, чем выходит по нормативам
Нормирование по данным технической документации завода-изготовителя автомобиля Расчет норм производится по данным расхода топлива, которые представлены в технических документах на машину для трех видов дорог: город, трасса, смешанный. Вы сможете выбрать тот вариант, где чаще всего эксплуатируете авто Нормы завода-изготовителя могут не соответствовать реальным условиям эксплуатации автомобиля и фактическому расходу ГСМ

Если вы решили не нормировать расходы на покупку топлива, то всю сумму, что отражена в бухучете, заносите в Книгу учета доходов и расходов. Если вы считаете, что целесообразнее списывать стоимость ГСМ на расходы при упрощенной системе налогообложения в пределах норм, то предлагаем вашему вниманию возможные способы подсчета лимитов.

Шаг № 5 Выберите способ нормирования

Нормировать затраты на топливо вы можете одним из трех способов:

1) применять нормы, утвержденные распоряжением Минтранса;

2) использовать данные техдокументации завода-изготовителя авто;

3) разработать собственные нормативы учета расходов на ГСМ.

Рисунок 2 Образец акта контрольного заезда транспортного средства

Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость ГСМ

Рисунок 3 Образец приказа об утверждении норм расхода ГСМ и поправочного коэффициента

Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость ГСМ

Первые два способа мы охарактеризовали в табл. 2. Как видите, такие способы нормирования не всегда удобны. Поэтому лучше всего разработать свои нормативы, которые будут соответствовать условиям эксплуатации именно вашего автомобиля. А для этого нужно самостоятельно произвести контрольные замеры топлива. Либо поручить разработку нормативов специализированной государственной или коммерческой фирме, с которой нужно будет заключить договор на выполнение расчета норм расходов ГСМ. Чтобы сделать замеры топлива самостоятельно, залейте в бак автомобиля определенный объем бензина, например 100 л. Затем, исходя из показаний спидометра, определите, сколько километров вам понадобится, чтобы потратить все топливо. Все полученные результаты отразите в акте о проведении контрольного заезда (образец акта — на рис. 2, с.). Его руководитель должен утвердить своим приказом (образец — на рис. 3, с.).

Важное обстоятельство Базовые нормы расхода топлива и поправочные (повышающие и понижающие) коэффициенты к ним следует утвердить приказом руководителя.

Поскольку расход топлива зависит еще и от условий поездок, то лучше произвести замеры в разных условиях эксплуатации авто. И утвердить в этом же приказе еще и повышающие коэффициенты: для поездок в зимнее время, при использовании кондиционера и т. п. (рис. 3).

Формулу расчета нормативного расхода топлива вы можете вывести для каждого вида транспорта самостоятельно. Например, она может выглядеть так:

Нормативный расход
топлива
= Базовая норма расхода
топлива (л/км)
× Пробег
автомобиля (км)
× Поправочный
коэффициент

Шаг № 6 Спишите затраты на ГСМ в налоговом учете

После того как стоимость ГСМ оплачена и документально подтверждена, нормы списания (при их наличии) подсчитаны, вы можете записать соответствующие суммы в Книгу учета как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой признания расходов при УСН можно считать дату оплаты топлива (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Пример 2. Налоговый учет расходов на ГСМ

Воспользуемся условиями примера 1. И посмотрим, какие записи в налоговом учете сделает бухгалтер ООО «Виктория», если принято решение списывать затраты на ГСМ в соответствии с нормами, утвержденными локальным актом:

— базовая норма расхода топлива на 1 км — 0,089 л;

— поправочный коэффициент за использование кондиционера от базовой нормы затрат — 1,07;

— нормативный расход ГСМ есть произведение базовой нормы расхода, пробега и поправочного коэффициента.

Нормативный расход топлива составит 33,33 л (0,089 л/км × 350 км × 1,07). Предельная сумма расходов на ГСМ, которую бухгалтер учтет в затратах при «упрощенке», будет равна 1033,23 руб. (33,33 л × 620 руб. : 20 л). В Книге учета записи будут следующие (табл. 3).

Таблица 3 Фрагмент заполнения Книги учета доходов и расходов ООО «Виктория»за II квартал 2013 года
№ п/п Дата и номер первичногодокумента Содержание операции Доходы,учитываемые при исчислении налоговой базы Расходы,учитываемые при исчислении налоговой базы
35 Авансовый отчет № 31 от 22.04.2013, кассовый чек № 012098657 от 22.04.2012 Отражена в расходах стоимость ГСМ 1033,23 руб.
 

Нюансы, требующие особого внимания

Чтобы подтвердить расходы на топливо, нужны следующие документы: путевой лист, авансовый отчет, кассовые (товарные) чеки.

В бухгалтерском учете следует списывать на затраты всю фактически израсходованную сумму расходов на ГСМ, а в налоговом учете относительно порядка включения стоимости бензина в расходы нет единой точки зрения. Поэтому вы вправе сами решить, нормировать затраты на топливо или нет.

Нормировать затраты на ГСМ можно одним из трех способов. Первый — использовать нормы Минтранса. Второй — применять лимиты завода-изготовителя авто, указанные в технической документации. Третий — разработать собственные нормативы.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль