«Журнал кассира-операциониста ведут при наличии ККТ, а вот кассовая книга необходима абсолютно всем…»

615
«Журнал кассира-операциониста ведут при наличии ККТ, а вот кассовая книга необходима абсолютно всем…»

  На вопросы отвечает Анатолий Кленовский, советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1-го класса

— Анатолий Семенович, применение контрольно-кассовой техники — одно из главных условий в работе большинства предпринимателей и организаций.

— Все верно. Обязанность применять контрольно-кассовую технику установлена Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ). Он распространяется на все наличные расчеты — как с гражданами, так и с юридическими лицами. Другими словами, получая «наличку» неважно от кого, будьте добры применять ККТ, фиксируя суммы в журнале кассира-операциониста. Однако в любом правиле, как известно, есть исключения.

Подборку статей на тему "Кассовая книга":

Пригодится в работе: Сервис определения актуальных КБК. Все КБК в однмо месте.

Когда кассовый аппарат можно не применять

— Хорошо, тогда давайте с этого и начнем. В каких случаях организации и предприниматели на УСН могут не применять ККТ?

— Когда оказывают услуги населению и выдают им соответствующие бланки строгой отчетности. Это послабление прописано в пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Вам также нужно применять ККТ, принимая наличные деньги. Чтобы не допустить ошибок, рекомендуем прочитать данное интервью.

— То есть нужно оказывать услуги именно населению, а не торговать, например. Как это определить?

— Перечень таких услуг содержится в Общероссийском классификаторе услуг населению (ОК 002-93), утвержденном постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163. Поэтому бухгалтеру нужно посмотреть, указан ли вид деятельности в классификаторе. Если да, то ККТ можно не применять при условии, что выдаются бланки строгой отчетности.

— Ясно. А есть какие-либо требования в отношении бланков строгой отчетности?

— Конечно, бланк должен содержать обязательные реквизиты. Их полный перечень есть в пункте 3 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение). Сноска

— Каким образом можно получить бланк: заказать в типографии или сделать самим?

Памятка Порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности определен в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 .

— Использовать бланк, распечатанный на принтере, нельзя, даже если он будет содержать все необходимые реквизиты (письмо Минфина России от 25.11.2010 № 03-01-15/8-250). Поэтому лучше заказать бланки в типографии.

— Я знаю, что в Положении еще говорится о формировании бланков строгой отчетности с использованием автоматизированных систем. Что это такое?

— Да, подобные автоматизированные системы — это некий аналог контрольно-кассовой техники (письмо Минфина России от 26.05.2009 № 03-01-15/5-255). То есть такая система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с документом в течение не менее пяти лет. Кроме того, должны быть сохранены уникальный номер и серия документа (п. 4 и 11 Положения). Фирмы или предприниматели, конечно, могут купить подобное программное обеспечение. Но вряд ли это будет дешевле, чем изготовление бланков строгой отчетности в типографии.

— То есть вы бы не советовали изготавливать бланки строгой отчетности с помощью автоматизированной системы, о которой говорится в Положении?

— Не рекомендовал бы. Это обязательно привлечет внимание налоговиков. Ведь инспекторы обязаны проверять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах (п. 12 Положения). А перечисленные законодателями требования к этим системам носят общий характер, ни о технических характеристиках, ни о параметрах автоматизированной системы в Положении ничего не сказано.

— Ясно. А с помощью компьютера можно изготовить бланки строгой отчетности?

— Нет, поскольку в Положении речь идет не о печатающем устройстве, а о системе, обеспечивающей защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа. Поэтому компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может (см. письмо Минфина России от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353).

— Следующий вопрос: раньше предприниматели на УСН на основе патента должны были применять ККТ, сейчас ситуация иная?

  Бланки строгой отчетности нельзя выдавать при оказании услуг организациям

— Да, с 1 января 2013 года предприниматели, перешедшие на патент, могут не использовать ККТ, если по требованию покупателя выдают документ, подтверждающий прием денежных средств. Таким документом может быть товарный чек или квитанция. Это следует из пункта 2.1 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

— А как быть интернет-магазинам, они обязаны применять ККТ?

— Да, интернет-магазины не освобождены от применения ККТ, кроме тех, кто платит ЕНВД или применяет патентную систему налогообложения. Поэтому самый лучший вариант для интернет-магазинов — это приобрести и применять переносную ККТ.

На что обратить внимание, приобретая контрольно-кассовую технику

— Давайте вернемся к кассовой технике. Каким образом выбирать модель ККТ и обслуживающую компанию?

— Выбирая конкретную модель ККТ, важно проверить, включена ли она в государственный реестр. Модель, которой нет в реестре, применять запрещено. За это предусмотрен административный штраф. Что касается обслуживающей компании, то те организации, которые продают ККТ, являются и центром технического обслуживания (ЦТО). Так что проще купить машину в ЦТО, заодно заключив с данной организацией договор на обслуживание.

— А от вида деятельности зависит выбор ККТ?

— Да, некоторые виды кассовой техники имеют ограниченное применение. В частности, модель АБПМ-К предназначена исключительно для расчетов при продаже билетов. Еще выбор модели зависит от потребности компании и от того, какую сумму руководство готово на нее потратить. Например, если планируется принимать к оплате не только наличные, но и банковские карты, понадобится более сложная модель.

— После того как модель контрольно-кассового аппарта выбрана и куплена, ее надо зарегистрировать в своей налоговой инспекции?

— Обязательно. Для этого нужно подать заявление по форме, приведенной в приложении № 1 к приказу ФНС России от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@. Его можно отнести в налоговую инспекцию лично, отправить по почте с уведомлением о вручении или же переслать через Интернет.

  Использовать можно только модели ККТ, упомянутые в госреестре и зарегистрированные в налоговой инспекции

— А если несколько ККТ?

— Если одновременно регистрируется несколько ККТ, то они все перечисляются в одном заявлении.

— К заявлению еще нужны какие-либо документы?

— Да, паспорт ККТ, полученный при покупке кассовой машины, договор на техническое сопровождение кассового аппарата и доверенность на имя того, чья подпись стоит в заявлении.

— Каковы дальнейшие действия после того, как поданы документы?

— Если с документами все в порядке, налоговый инспектор согласует с фирмой (предпринимателем) время для осмотра кассовой машины и ее фискализации (пробного запуска). О том, что эти процедуры пройдены, инспектор должен сделать соответствующую отметку в паспорте ККТ. Ее он заверит печатью инспекции. После этого кассовый аппарат поставят на учет.

Далее сотрудник налоговой инспекции выдаст карточку регистрации кассы и заверит журнал кассира-операциониста. Одновременно с карточкой он вернет паспорт контрольно-кассовой машины и договор на техническую поддержку. Данный порядок действий прописан в Административном регламенте, утвержденном приказом Минфина России от 29.06.2012 № 94н.

— В какой срок инспекция должна зарегистрировать кассовый аппарат?

— В течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления и необходимых документов. Если документы на регистрацию ККТ были направлены в налоговую по почте, то пятидневный срок будет исчисляться с даты их получения инспекцией.

— А в каких случаях нужно перерегистрировать кассовую технику?

— В случаях замены фискальной памяти, смены адреса места установки ККТ, изменения ФИО предпринимателя или наименования организации и смены ЦТО. Это прописано в пункте 76 Административного регламента, указанного выше.

— Другой вопрос. Может ли фирма арендовать ККТ?

— Это не запрещено. При этом ККТ нужно снять с прежнего места учета и зарегистрировать по месту учета в своей налоговой (см. письмо ФНС России от 20.02.2007 № ШТ-6-06/132@). На кассовых чеках арендованной контрольно-кассовой техники должны быть указаны реквизиты арендатора.

— Заканчивая тему о регистрации ККТ, подскажите, можно ли расходы на кассовую технику включить в затраты при УСН?

Памятка Расходы на покупку ККТ и ее дальнейшее обслуживание можно включить в затраты при упрощенной системе налогообложения.

— Да, причем по двум основаниям. Если кассовая техника отвечает критериям основного средства, то есть стоит дороже 40 000 руб. и является амортизируемым имуществом, то ее можно списать как расходы на покупку основных средств (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

А вот затраты на покупку контрольно-кассовой машины в сумме 40 000 руб. и меньше можно учитывать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 254 НК РФ).

— А затраты на техническое обслуживание можно учесть при УСН?

— Да, это будут материальные расходы ( подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Поэтому сразу после оплаты и подписания акта выполненных работ их можно списать (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Как заполнять журнал кассира-операциониста

— Предположим, фирма впервые заводит журнал кассира-операциониста. На что следует обратить внимание, оформляя такой документ?

Памятка Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 утвержден постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

— Прежде всего напомню, что журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 — это основной документ, который отражает движение наличных денежных средств в операционной кассе. Его заводят для каждой контрольно-кассовой машины. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью, после чего он заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

— Ясно. А какие-либо особенности заполнения журнала кассира-операциониста есть?

— Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой.

В журнале предусмотрено 18 граф. И тут я хочу обратить внимание читателей вот на что. В графе № 4 указывают порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня (смены), другими словами, номер Z-отчета, соответствующего текущей дате. Этот номер обязательно печатается на самих Z-отчетах, поскольку они имеют сквозную нумерацию от 1 и далее. Не смущайтесь, если встретите в некоторой документации термин «номер сменного гашения», он обозначает все тот же номер Z-отчета.

Что касается оформления самого журнала, то на его обложке нужно указать реквизиты организации (предпринимателя), коды (ОКПО, ОКУД), информацию о контрольно-кассовой машине, период, на который заводится журнал, должность, ФИО лица, ответственного за ведение журнала.

— Можно ли вносить исправления в журнал?

— Да, при этом все исправления должны быть заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

— А если в компании наличные расчеты — дело нечастое и имеющийся журнал ведется давно, например с 2010 года? Нужно ли заводить новый?

— Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять, только если прежний полностью заполнен. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 12.04.2006 № 06-9-10/126@. И не нужно заводить отдельный журнал на каждый календарный год. Однако от этого правила можно отступить, например, при сильной изношенности журнала или его повреждении.

На заметку Журнал кассира-операциониста перед началом использования нужно зарегистрировать в инспекции, причем еще до того, как в него будет внесена первая запись.

— Следующий вопрос. В журнале кассира-операциониста отражают только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. Предположим, в связи с нехваткой средств на оплату текущих расходов учредитель предоставил заем. Деньги внесены наличными в кассу. Нужно ли эту сумму указывать в журнале кассира-операциониста?

— Нет, не нужно. При получении займов кассовую технику не применяют и чек соответственно не пробивают (п. 1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). На такие суммы оформляют приходный кассовый ордер. А раз кассовый аппарат не применяется, то и в журнале кассира-операциониста подобные поступления отражать не нужно.

Как вести и заполнять кассовую книгу

— Теперь давайте поговорим о другом не менее важном документе — кассовой книге. Вот такой вопрос. При оказании услуг населению фирма выдает бланки строгой отчетности. Обязана ли она вести кассовую книгу?

  Вести кассовую книгу нужно абсолютно всем предпринимателям и фирмам, в том числе и тем, которые освобождены от применения ККТ

— Конечно. Независимо от того, что фирма и индивидуальный предприниматель используют бланки строгой отчетности или ККТ, они обязаны вести кассовую книгу при поступлении наличных денег. Это четко прописано в Положении Центробанка от 12.10.2011 № 373-П.

— То есть кассовая книга — это обязательный регистр для фирм и индивидуальных предпринимателей, учитывающий все поступления денег?

— Не только поступление, но и расходование денежных средств. Значит, кроме кассовой книги, нужны еще первичные кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордера.

Еще раз напоминаю, вести кассовую книгу необходимо, даже если компания или предприниматель вообще освобождены от применения ККТ, например при ЕНВД или патенте.

— Какие требования есть к оформлению кассовой книги?

— Они прописаны в главе 5 Положения Центробанка № 373-П. Так, кассир делает записи в кассовой книге по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. А главный бухгалтер (бухгалтер) или руководитель сверяют записи в кассовой книге с данными кассовых документов.

— А обособленному подразделению нужно вести кассовую книгу?

— Согласно письму Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255 своя кассовая книга должна быть у всех обособленных подразделений без исключения.

— А как быть, если в организации есть кассир-операционист, но нет кассира? Кому тогда сдавать кассовую выручку?

Читайте также О том, что формы кассовых документов нельзя разработать самостоятельно, а нужно использовать унифицированные бланки, мы рассказали в журнале «Упрощенка», 2013, № 4, с. 8.

— Если нет кассира, то сдавать кассовую выручку нужно руководителю. Порядок работы кассира-операциониста либо другого лица (кассира, продавца и т. д.) определен Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России от 30.08.93 № 104.

Какова ответственность за неприменение контрольно-кассовой техники

— Скажите, за какие виды нарушений организацию могут привлечь к ответственности как за неприменение ККТ?

— В постановлении Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 установлен полный перечень случаев, которые понимаются под неприменением ККТ (см. врезку на с. 12).

— А какое наказание грозит за неприменение ККТ?

— Предупреждение или наложение штрафа на граждан в размере от 1500 до 2000 руб., на должностных лиц — от 3000 до 4000 руб., а для организаций — от 30 000 до 40 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

— Большое спасибо за помощь и подробные разъяснения!

Беседовала Виктория Барковец,
эксперт журнала «Упрощенка»

Таблица Обязательные реквизиты бланка строгой отчетности
Реквизиты, которые должен содержать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности
1 Наименование документа, шестизначный номер и серия
2 Наименование компании и ее организационно-правовая форма либо ФИО индивидуального предпринимателя
3 Местонахождение постоянно действующего исполнительного органа организации (в случае его отсутствия — иного уполномоченного лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности)
4 ИНН, присвоенный организации, либо ИНН индивидуального предпринимателя
5 Вид оказываемой услуги
6 Стоимость услуги в денежном выражении
7 Размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты
8 Дата расчетов и составления документа
9 Должность, ФИО лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации
10 Иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми организация (предприниматель) вправе дополнить документ

На заметку

Какие действия расцениваются как неприменение ККТ

В пункте 1 постановления ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 установлен перечень случаев, которые трактуются как неприменение кассовой техники. К ним относятся:

1) фактическое неиспользование контрольно-кассового аппарата (в том числе по причине его отсутствия);

2) использование ККТ, не зарегистрированной в налоговой инспекции;

3) использование ККТ, не включенной в государственный реестр. В случае исключения из данного госреестра ранее применявшихся моделей контрольно-кассовых машин их дальнейшая эксплуатация может осуществляться до истечения нормативного срока их амортизации;

4) использование ККТ без фискальной (контрольной) памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти;

5) использование контрольно-кассовой машины, у которой пломба отсутствует либо имеет повреждение, свидетельствующее о возможности доступа к фискальной памяти;

6) пробитие ККТ чека с указанием суммы меньшей, чем та, что уплачена покупателем.

Сноска
Список обязательных элементов бланка строгой отчетности смотрите в таблице на с. 12.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Упрощенка

      «Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса.

      Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи.

      Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в августе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль