Памятка, которая поможет вам оформить документы при направлении сотрудника в командировку

563

Каждый бухгалтер не понаслышке знает, что значит отправить работника в командировку. Хлопоты, хлопоты, хлопоты… Надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, командировочное удостоверение, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. И вот недавно в Интернете появились письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291 и Роструда от 04.03.2013 № 164- 6-1, в которых чиновники как раз рассказали о том, какие документы понадобятся при оформлении работника в командировку. Мы предлагаем вам ознакомиться с содержанием этих писем.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Статья будет вам полезна, поскольку правильное оформление командировочных расходов влияет не только на расчет расходов, но и на исчисление зарплатных налогов. А последнее для вас актуально.


Подборка статей на тему "Командировки":

Пригодится в работе: Сервис определения актуальных КБК. Все КБК в однмо месте.

Шаг № 1 Перед отъездом сотрудника в командировку оформите служебное задание, приказ и командировочное удостоверение

До 1 января 2013 года документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать. Но брать из него формы уже не обязательно — «первичку» теперь организации могут разрабатывать самостоятельно или дорабатывать с помощью компьютера формы Госкомстата с учетом своих потребностей.

Далее для удобства мы будет ссылаться на утвержденные Госкомстатом формы. А вы уже сами решайте, использовать именно их или разработать свои.

Обратите внимание Направляя работника в командировку, обязательно оформите служебное задание, приказ о командировке и командировочное удостоверение.

Итак, самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — служебное задание (форма № Т-10а). Это документ, в котором кратко изложены планы на будущую командировку. И составляется он в два этапа. Еще до командировки в него записывают должность и ФИО командированного работника, место назначения, даты отправления и возвращения, а также цель командировки (заключить контракт, провести семинар, проинспектировать подразделение и т. д.).

Полезные советы

Как оформить командировочное удостоверение, если пунктов назначения несколько

Нередко сотрудник командируется в несколько точек назначения. Например, приезжает сначала в одно место, а затем, не возвращаясь в родной город, едет сразу по другому адресу, чтобы не терять времени. Такой подход вполне законен. Но бухгалтерия может столкнуться с определенными сложностями. Ведь в действующей форме командировочного удостоверения (№ Т-10) указан только один пункт назначения.

Решить проблему можно двумя способами. Первый — выписать несколько командировочных удостоверений, в каждом из которых указать свой пункт назначения. И второй — доработать на компьютере форму № Т-10, предусмотрев в ней несколько пунктов назначения (см. образец на рисунке). Тогда достаточно будет выписать только одно удостоверение. Возможность доработки формы № Т-10 под нужды организации Минтруд подтвердил в письме от 14.02.2013 № 14-2-291.

Рисунок Образец заполнения командировочного удостоверения при направлении работника в несколько пунктов назначения

Памятка, которая поможет вам оформить документы при направлении сотрудника в командировку

А уже после возвращения в этом же служебном задании нужно будет написать отчет о выполнении задания.

На основании составленного таким образом служебного задания руководитель организации издает приказ о направлении работника в командировку (форма № Т- 9а). В нем так же, как и в служебном задании, указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Памятка, которая поможет вам оформить документы при направлении сотрудника в командировку

Ну и еще один важный документ — это командировочное удостоверение (форма № Т-10). По прибытии в место назначения на этом документе работник должен будет поставить отметку о времени прибытия и выбытия. И благодаря этому компания в дальнейшем сможет списать расходы на командировку. Кстати, при зарубежных поездках число дней командировки можно посчитать по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы. Так что при загранкомандировках выписать командировочное удостоверение не нужно (кроме командировок в страны СНГ, при поездках в которые отметки в паспорте не ставятся).

Шаг № 2 Факт выезда сотрудника в командировку зафиксируйте в специальном журнале и табеле учета рабочего времени

Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Памятка В табеле учета рабочего времени дни работы в командировке отмечайте буквой К. Если работник трудится в командировке в выходной, обозначьте этот факт сразу двумя кодами — К и РВ.

Прежде всего факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников. Форма этого документа установлена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. И заполнить его несложно. В нем указываются ФИО сотрудника, реквизиты командировочного удостоверения, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

А вот дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

На заметку

В однодневную командировку можно отправить работника и без командировочного удостоверения

Минтруд считает, что на сотрудников, которые направляются в однодневные командировки, работодатель может не выписывать командировочное удостоверение. В письме ведомства от 14.02.2013 № 14-2-291 чиновники объясняют это тем, что вообще-то командировочное удостоверение оформляется для подтверждения срока пребывания в командировке. А если командировка длится всего один день, все и так ясно.

При этом подтверждать, что работник отсутствовал один день на работе по уважительной причине, Минтруд предлагает билетами и отчетом о командировке. Отметим, что Минфин России в письме 26.05.2008 № 03-03-06/2/60 также говорит о том, что командировочное удостоверение необходимо только при длительных поездках.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

Шаг № 3 После возвращения сотрудника получите от него документы, подтверждающие расходы

После того как работник вернулся из командировки, он должен, как мы уже сказали ранее, дополнить служебное задание отчетом о проделанной работе. И составить вместе с бухгалтером авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет вместе со служебным заданием и командировочным удостоверением. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Нюансы, требующие особого внимания

Перед тем как направить сотрудника в командировку, оформите служебное задание, приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение. Формы можно взять из приказа Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или разработать свои.

Факт выбытия из командировки нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников и табеле учета рабочего времени.

После возвращения из командировки работник с помощью бухгалтера составляет авансовый отчет, прикладывает к нему чеки, квитанции и другие документы, подтверждающие расходы на командировку, а также служебное задание и командировочное удостоверение.

Когда командированный работник должен составить служебное задание? До начала командировки После возвращения из командировки Часть документа заполняется до отправления в командировку, а часть – после возвращения из нее Служебное задание составляется в два этапа. Еще до командировки в него записывают цель командировки. А уже после возвращения пишут отчет о выполнении задания.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Упрощенка

      «Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса.

      Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи.

      Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в августе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль