Какие электронные технологии «упрощенцы» могут использовать в своей работе

117

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Статья будет полезна всем плательщикам УСН, в том числе и вам. Ведь выполнять часть работы при помощи Интернета может любой человек.

Сейчас через Интернет становится возможным осуществлять все большее количество действий и операций. Например, можно подать отчетность по налогам и страховым взносам, обменяться документацией с партнером, воспользоваться государственной услугой, не посещая лично специальные учреждения. Все это избавляет от бумажной волокиты и значительно сокращает нагрузку на любого человека, в том числе и на бухгалтера.

Возможностями Интернета может воспользоваться и любой налогоплательщик, в том числе ведущий учет по УСН.

В данной статье мы поговорим о том, какие интернет-технологии на данный момент являются наиболее востребованными в работе бухгалтера небольшой фирмы и как ими пользоваться.

В помощь бухгалтеру: производственный календарь на 2017 год.Узнайте нормы рабочего времени и перенос праздников в 2017 году.

Общая информация Что представляют собой электронные подписи и где их получить

Электронную информацию, чтобы она считалась достоверной, заверяют электронной подписью. При этом надо знать, что в законе предусмотрено три вида электронных автографов, каждый из которых предполагает применение особых программных средств (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее — Закон № 63-ФЗ). Итак, какие бывают виды?

Усиленная квалифицированная электронная подпись. Эта подпись нужна в большинстве случаев. Ее применение прямо предусмотрено в разных нормативных актах. Например, в пункте 1 статьи 80 НК РФ сказано, что сдать электронную налоговую отчетность можно только с усиленной квалифицированной подписью. И любая другая отчетность также требует данный вид подписи. Поскольку документ, заверенный ею, безоговорочно приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью и печатью. Исключением являются документы, которые в соответствии с требованиями закона можно оформлять только на бумажном носителе. Например, вексель может быть составлен лишь на бумаге (ст. 4 Федерального закона от 11.03.97 № 48-ФЗ).

Усиленную квалифицированную электронную подпись вправе выдать только аккредитованный удостоверяющий центр, имеющий лицензию на выдачу таких подписей. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров». Ведь именно данное министерство имеет полномочия в сфере использования электронной подписи (абз. 3 п. 1 постановления Правительства РФ от 02.06.2008 № 418).

Для справкиМинистерство связи и массовых коммуникаций РФ является федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

О том, как приобрести подпись, подробнее читайте на сайте того удостоверяющего центра, в который вы планируете обратиться. И, покупая подпись, удостоверьтесь, что ее можно будет использовать именно в тех целях, для которых вы ее приобретаете. Это связано с тем, что технические требования к подписи в зависимости от сферы применения могут различаться.

Обратите внимание: на квалифицированную подпись в обязательном порядке выдается специальный сертификат, подтверждающий ее подлинность. Поэтому квалифицированная подпись является самой надежной и дорогой.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись. Из обязательных случаев применения этой подписи можно назвать подписание электронных документов согласно Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

За получением данного вида подписи обратитесь в любой удостоверяющий центр. Наличие специальной лицензии у центра не требуется. Кроме того, и сертификат на подпись выдается не во всех случаях.

Простая электронная подпись. Такую подпись вправе предоставить оператор любой информационной системы. Она, как и остальные виды подписи, позволяет определить лицо, завизировавшее документ. Но у вас не будет возможности узнать, вносились ли в документ какие-либо изменения после его визирования, что доступно при использовании других электронных подписей. Также данный вариант не подойдет для случаев, если нужен электронный аналог документа с печатью.

Теперь поговорим о том, какие возможности дает компании наличие цифровой подписи.

Суть вопроса Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая позволяет определить лицо, подписавшее документ.

Возможность № 1 Сдайте отчетность по Интернету

Сдавать отчетность посредством Интернета можно одним из двух способов. Первый — вы обращаетесь к специализированному оператору связи и заключаете с ним соответствующий договор. Второй способ — отправляете отчетность прямо с сайта контролирующего ведомства, если такая возможность на сайте предусмотрена. Например, можно отчитываться в налоговую инспекцию напрямую с сайта ФНС. Для того чтобы начать работу с сервисом сдачи отчетности, необходимо зайти по адресу.

На заметку

Понятия «электронная цифровая подпись» больше нет

До 1 июля 2013 года наряду с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «О цифровой подписи» действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ныне утративший силу. И на практике компании могли применять электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Сейчас вместо ЭЦП все налогоплательщики должны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. И если в каком-то нормативно-правовом акте сказано, что нужно использовать ЭЦП, оформляйте и применяйте квалифицированную подпись. Исключение — случаи, когда вы получили электронную цифровую подпись до 1 июля и срок действия ее еще не закончен. Тогда такой ЭЦП вы можете воспользоваться до конца 2013 года (ст. 19 Закона № 63-ФЗ).

Отчетность в ФСС РФ можно сдать, воспользовавшись специальным сервисом фонда на сайте www.f4.fss.ru. Для непосредственной отправки отчетности нужно войти в раздел «Отправить документ». А перед этим — подготовить саму отчетность в нужном формате. Для этого пригодится другой портал фонда — его вы найдете по адресу. На этом портале для работы нужен раздел «Форма 4-ФСС».

Далее поговорим более детально о каждом способе представления электронной отчетности. Также обратим ваше внимание на то, что ряд отчетных форм можно сдать с портала госуслуг. Но о нем мы расскажем отдельно чуть ниже.

Читайте такжеВ каких случаях «упрощенцы» должны сдавать отчетность в электронном, а не бумажном виде, читайте в этом номере журнала.

Вариант 1. Представление отчетности через спецоператора. Прежде всего убедитесь, что оператор включен в список доверенных удостоверяющих центров того учреждения, в которое вы собираетесь подавать отчетность. Так, если речь идет о Федеральной налоговой службе и внебюджетных фондах, оператор связи должен быть аккредитован и там и там. Информацию об аккредитации можно получить непосредственно в налоговой инспекции и отделениях фондов.

Суть вопроса Для сдачи отчетности по Интернету налогоплательщик может воспользоваться услугами любого специализированного оператора связи. Но при условии, что оператор прошел аккредитацию в качестве доверенного удостоверяющего центра контролирующего органа.

Далее определитесь, какую систему сдачи отчетности вы хотите себе установить. Возможны два варианта. Первый вариант — систему устанавливают прямо на ваш компьютер. Тогда только на нем вы сможете формировать и подписывать отчеты. Причем входить в Интернет на все время работы с документами не обязательно. Подключиться к сети надо будет лишь для отправки файлов.

Второй вариант не предполагает установку системы на компьютер. То есть в данном случае вы не привязываетесь к конкретному рабочему месту. А заходите в Интернет с любой точки и готовите отчетность к отправке на сервере спецоператора. Правда, к компьютеру в этом случае могут предъявляться определенные требования. В частности, может потребоваться установка дополнительного программного обеспечения.

Помимо системы, с помощью которой передается отчетность, спецоператор предоставит вам ряд специальных программных средств и квалифицированную электронную подпись. Вам останется только научиться всем этим пользоваться, в чем оператор и должен помочь. В зависимости от параметров системы будет варьироваться стоимость услуг оператора.

Вариант 2. Отправка форм через сайт ведомства. В этом случае посредника в сдаче отчетности нет. Ведь система отправки, которой вам надлежит пользоваться, установлена на сайте самого контролирующего ведомства.

Чтобы система заработала, вам прежде всего нужно в ней зарегистрироваться. Для этого может потребоваться подать заявление в бумажном виде по адресу, указанному на сайте. Далее купите квалифицированную электронную подпись. Ею вы будете визировать готовую к отправке отчетность. Также приобретите у представителей удостоверяющих центров и установите на компьютере специальное программное обеспечение в соответствии с инструкциями по использованию системы. Согласно этой же инструкции вы будете формировать и отправлять отчетность.

Обратите внимание Отправить отчетность с сайта ФНС или ФСС совершенно бесплатно не получится — необходимо иметь специальное программное обеспечение и электронную подпись, которые приобретаются в удостоверяющих центрах за деньги.

Скорее всего, понадобятся как минимум так называемые средства криптозащиты. Они могут стоить от 600 до 2000 руб. (цена для одного рабочего места). Часть программных средств, возможно, потребуется скачать с самого сайта, и это уже будет бесплатно.

Полезные советы

Как учесть расходы на организацию электронного документооборота

Налоговый учет при УСН. Расходы, связанные с использованием электронных технологий, напрямую в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ не поименованы. Однако можно их учесть на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ — как почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные расходы, затраты на оплату услуг связи (письма Минфина России от 02.04.2007 № 03-11-04/2/79 и от 09.10.2007 № 03-11-04/2/250).

Бухгалтерский учет. Как правило, все программные средства для электронного документооборота, включая электронную подпись, приобретаются в пользование сроком на год. Поэтому данные объекты нельзя признать нематериальными активами. А значит, их стоимость нужно в полной сумме относить единовременно на расходы по обычным видам деятельности (подп. «г» п. 3 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов», п. 7 и 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Возможность № 2 Воспользуйтесь государственной услугой на специальном интернет-сайте

Теперь поговорим о другой новой и удобной интернет-возможности — о получении разного рода государственных услуг . Перечень услуг, которые предоставляются, достаточно широк и постоянно пополняется. Сервисы сайта доступны всем категориям налогоплательщиков — физлицам, предпринимателям, юрлицам. Так, например, компания через сайт может записаться на прохождение автомобильного техосмотра, зарегистрировать автомобиль, поставить на кадастровый учет земельный участок, сдать единую (упрощенную) налоговую декларацию и др.

Чтобы воспользоваться электронными услугами, прежде нужно один раз зарегистрироваться на портале. И компании, и физлица могут сделать это с помощью квалифицированной электронной подписи. Кроме того, физлица могут подтвердить свою личность с помощью кода активации. Получить его можно по почте. Либо надо обратиться в центр продаж и обслуживания клиентов ОАО «Ростелеком». При себе нужно иметь паспорт РФ и страховое пенсионное свидетельство. Возможно, данный порядок регистрации скоро упростят. Соответствующие предложения в августе 2013 года разработало Минкомсвязи.

Пройдя регистрацию, пользуйтесь представленными на портале услугами. Обратите внимание: заявление на получение ряда услуг надо визировать электронной подписью. Как мы сказали выше, юрлица должны иметь ее уже для регистрации на портале. А физлица при необходимости смогут получить подпись отдельно в тех же центрах Ростелекома. Отметим, что для большинства госуслуг достаточно простой электронной подписи (постановление Правительства РФ от 25.06.2012 № 634).

Возможность № 3 Оформите «первичку» в электронном виде

Любой первичный учетный документ можно составлять в электронном виде и заверять электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Соответственно и с контрагентом вы можете обмениваться электронными документами, то есть выставлять либо получать виртуальные акты или накладные. Для этого достаточно, чтобы вы и ваш партнер обратились к одному и тому же оператору по электронному документообороту. А если, скажем, контрагентом выступает ваш банк, то он сам может предоставить вам услуги электронного документооборота (так называемые системы «Клиент-Банк»).

О том, какие унифицированные формы первички обязательны к применению, вы узнаете из видео-комментария эксперта-консультанта по упрощенной системе  налогообложения Л.И. Якушечкиной. Эксклюзивный материал взят из семинара «Актуальные вопросы применения упрощенной системы налогообложения в 2013 году», который провел журнал «Упрощенка» 24 сентября в Москве.


Договариваясь с контрагентом об электронном обмене, решите, какой подписью вы будете заверять документы. Ведь в Законе о бухучете не указано, какую электронную подпись из трех возможных применять для «первички». Специалисты ФНС России склоняются к тому, что визировать «первичку» можно любой усиленной подписью — то есть как квалифицированной, так и неквалифицированной. Только для этого надо закрепить применяемый вид подписи в соглашении между контрагентами. При этом, если речь идет о неквалифицированной подписи, в соглашении надо предусмотреть также порядок ее проверки (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@). Финансисты же считают, что для целей налогового учета подойдет только документ с квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85 и от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67).

На заметку В Минфине считают, что подтвердить расходы могут только документы, завизированные квалифицированной электронной подписью.

Учитывая позицию Минфина, лучше все первичные учетные документы, подтверждающие расходы, заверять квалифицированной подписью. А вот юридически незначимые сообщения, например отчеты по продажам, можно подписывать и неквалифицированной подписью. При этом, если бумажный эквивалент документа не требует печати, подойдет простая электронная подпись.

Нюансы, требующие особого внимания

Вместо электронной цифровой подписи с 1 июля 2013 года применяется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Сдавать отчетность в электронном виде можно не только через специализированного оператора связи, но и непосредственно с сайта контролирующего ведомства, если на сайте предусмотрена такая возможность.

Первичные учетные документы, оформленные в электронном виде, лучше заверять квалифицированной электронной подписью.

Какая подпись требуется, чтобы завизировать налоговую декларацию в электронном виде? Простая электронная подпись Усиленная неквалифицированная электронная подпись Усиленная квалифицированная электронная подпись Любая из трех перечисленных Пункт 1 статьи 80 НК РФ говорит о том, что подписывать отчетность можно только усиленной квалификационной электронной подписью

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль