Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ

783

Когда путевые листы потребуются

Если у вас есть собственные автомобили либо вы их арендуете (например, у сотрудников), то постоянной статьей расходов станет стоимость горюче-смазочных материалов. Отметим, что «упрощенцы» вправе списывать стоимость бензина и другого топлива как затраты на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Либо как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Первый вариант учета целесообразнее выбирать, если автомашины собственные, а второй — если арендованные. Но в любом случае не будет ошибкой, если вы поступите по-другому.

 

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Путевой лист — это первичный документ, поэтому его должны заполнять все «упрощенцы», имеющие служебный транспорт, независимо от объекта налогообложения. При этом расходы должны быть обоснованными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Обратите внимание: путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили.

По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1). А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об аренде транспорта с экипажем. Они ссылаются на постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — постановление № 78). В нем сказано, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого начисляется зарплата водителю. В случае аренды транспорта с экипажем машину водит сотрудник арендодателя и арендатор зарплату ему не выплачивает. Поэтому и оформлять путевые листы арендатору необязательно. Именно к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 18.01.2008 № А56-15033/2007 .

 

Для справки По мнению налоговиков и специалистов Минфина России, путевые листы нужны, даже если служебные поездки совершаются на арендованном авто или на личном транспорте работника А нужны ли путевые листы, если работник ездит по служебным делам на личном автомобиле? В этом случае работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за то, что он использует личное имущество в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Так вот, чтобы ее получить, водитель должен вести учет служебных поездок опять же в путевых листах. Такую позицию высказал Минфин России в письме от 13.04.2007 № 14-05-07/6 . На наш взгляд, она весьма спорна, о чем свидетельствует и арбитражная практика. Суды неоднократно отмечали, что оформление путевых листов при использовании личных авто законодательством не предусмотрено, а значит, учет выплаченной компенсации в расходах не зависит от наличия путевых листов (постановления ФАС Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694 и ФАС Центрального округа от 25.05.2009 № А62-5333/2008).

 

Важное обстоятельство Налоговики не вправе требовать от вас путевой лист, если перевозку груза осуществляла сторонняя транспортная компания. При этом возмещенные ей затраты на ГСМ вы можете учесть в расходах. А вот в случае, когда для перевозки груза была нанята сторонняя компания, заполнять путевой лист должны не вы, а эта компания. Причем в единственном экземпляре, который останется у нее. Несмотря на это, вы сможете учесть в расходах перечисленные перевозчику стоимость транспортных услуг и сумму затрат на бензин (если это предусмотрено). Из документов у вас должны быть договор, на основании которого перевозился груз, акт оказанных услуг и платежка либо кассовый чек. Налоговики в такой ситуации не вправе требовать еще и путевой лист, и это подтверждает арбитражная практика (постановления ФАС Поволжского округа от 21.10.2010 № А49-442/2010 и ФАС Московского округа от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10).


Производственный календарь на 2017 год поможет бухгалтерам планировать свою деятельность в 2017 году. Скачайте или распечатайте.

Как часто нужно выписывать путевые листы

Профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (постановление № 78). А вот нетранспортным компаниям совсем необязательно заполнять путевой лист на каждую поездку. Можно оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. Об этом сказано в пункте 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее — Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов).

 

Суть вопроса Компании, не являющиеся транспортными, могут оформлять один путевой лист на несколько дней, неделю или иной срок, не превышающий одного месяца. Отметим, Минфин России придерживается аналогичной позиции и не возражает, если нетранспортные компании будут оформлять листы не на каждый день, а на более длительный срок (письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 и от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77). Главное, чтобы еженедельное или ежемесячное составление путевого листа позволяло организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист

Транспортные компании обязаны применять унифицированную форму путевого листа, утвержденную постановлением № 78 . Остальные организации могут разработать собственные, более удобные формы путевых листов. Это разъяснено в письмах Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 и УФНС России по г. Москве от 13.10.2009 № 16-15/107268 . Разработанную форму нужно утвердить как приложение к учетной политике.

Какой же должна быть форма путевого листа, чтобы и организации было удобно ее заполнять, и налоговики претензий не предъявляли? Прежде всего следует помнить, что путевой лист должен содержать все сведения, указанные в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов. Кроме того, необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). Перечень всех обязательных реквизитов мы привели в таблице.

Таблица. Обязательные реквизиты путевого листа

п/п Сведения, включаемые в форму путевого листа Комментарий Чем установлены

Реквизиты для путевых листов, прописанные в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и Законе № 129-ФЗ

1

Наименование и номер путевого листа

В наименовании путевого листа укажите тип автомобиля (например, путевой лист легкового автомобиля). В заголовочной части проставьте печать или штамп владельца автомобиля

Пункты 3 и 12 приказа № 152, пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

2

Срок действия

В путевом листе, действующем один день, должна стоять дата этого дня. В путевом листе, оформленном на более длительное время (неделю, месяц и т. д.), отразите даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Пункты 3 и 4 приказа № 152, пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

3

Информация о собственнике транспортного средства

Организации должны указать организационно-правовую форму, наименование, местонахождение и номер телефона, а индивидуальные предприниматели — ФИО, почтовый адрес и номер телефона

Пункты 3 и 5 приказа № 152, пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

4

Сведения о транспортном

средстве

В графах, отведенных для этих сведений, нужно указать следующую информацию:

— тип (легковой автомобиль, грузовой автомобиль и т. д.) и модель транспортного средства, а также модель прицепа, полуприцепа, если таковые используются;

— государственный регистрационный знак автомобиля, прицепа, полуприцепа;

— показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;

— даты и время выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку. Эту информацию фиксируют назначенные руководителем организации или предпринимателем лица. Рядом они ставят свою роспись

Пункты 3 и 6 приказа № 152

5

Сведения о водителе

Укажите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Медицинский работник должен расписаться

Пункты 3 и 7 приказа № 152

6

Маршрут движения транспортного средства

Запишите точный адрес следования

Маршрут не является обязательным реквизитом, установленным нормативными документами, но на его наличии часто настаивают проверяющие (письмо Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117)

Реквизиты первичных документов, установленные Законом № 129-ФЗ

7

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

Укажите километраж и расход топлива

Пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

8

Наименование должностей лиц, ответственных за операцию, и их личные подписи

Путевой лист подписывает водител

В дополнение к этим реквизитам вы можете внести в форму другие реквизиты, учитывающие особенность вашей деятельности. Образец заполненного путевого листа приведен ниже.

Рисунок. Образец путевого листа

Грамотно составленный  путевой лист подтвердит  расходы на ГСМ

Грамотно составленный  путевой лист подтвердит  расходы на ГСМ

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Поэтому если вы используете несколько автомобилей, то вам придется составить несколько путевых листов. Несколько путевых листов понадобятся и в случае, когда в течение срока действия листов один автомобиль водят сразу несколько водителей. На каждого водителя оформляют свой путевой лист. Но можно поступить иначе. Разработайте форму путевого листа, в которую можно было вписать данные сразу нескольких водителей. Тогда достаточно заполнить один путевой лист.

 

Памятка В путевом листе нужно указать срок его действия, сведения о водителе, его медицинском осмотре, собственнике автомобиля, самом автомобиле и маршруте движения. Обратите внимание: среди обязательных реквизитов нет сведений о маршруте движения автомобиля. Тем не менее мы рекомендуем включить их в разрабатываемую форму путевого листа. Поскольку именно эта информация поможет вам доказать, что машина использовалась в служебных целях, а расходы на покупку ГСМ обоснованны.

Отметим, что в путевом листе нужно указывать конкретный адрес следования автомобиля. При общих фразах: «по городу» или «до клиента» налоговики могут не признать расходы на покупку топлива (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2). Лучше фиксировать точный маршрут служебного транспорта. Если адресов много и изо дня в день они повторяются, можно издать приказ руководителя, в котором им будут присвоены номера. Тогда в путевом листе вы сможете писать не полный адрес, а маршрут № 1, маршрут № 2 и т. д. Нумерация маршрутов в приказе может быть зафиксирована, например, как показано на рисунке.

Рисунок.Выдержка из приказа

Грамотно составленный  путевой лист подтвердит  расходы на ГСМ

Если поездки планируются по служебным запискам, то в путевом листе допускается написать: «по маршруту согласно служебным запискам». В этом случае записки следует приложить к листам.

Оформленные листы нужно регистрировать в журнале, унифицированная форма которого утверждена постановлением № 78 .  Использованные журналы не выбрасывают, а хранят пять лет.

И еще один важный момент. Минфин России в письме от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 разрешил нетранспортным компаниям не заполнять листы. Но у них должен быть другой документ, составленный по данным системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или другой системы, позволяющей определить пройденный путь. Получается, документ все-таки должен быть со всеми обязательными реквизитами (сведениями о водителе, маршруте следования и т. д.). А будет ли он называться путевым листом или как-то иначе, значения не имеет.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль