Шесть главных вопросов, возникающих при выдаче сотруднику заемных средств

569

Ситуация, когда сотрудник обращается к работодателю с просьбой предоставить ему деньги взаймы, кому-то может показаться маловероятной. Но не «упрощенцам». Когда коллектив небольшой и все друг друга знают, обратиться с просьбой о займе к руководству проще. Если директор решил удовлетворить просьбу сотрудника, бухгалтеру нужно оформить все необходимые документы по займу. Мы подскажем, к каким сложностям при этом нужно быть готовыми и как их разрешить.

Вопрос № 1. Как составить договор займа

Прежде всего, договор займа необходимо составить в письменной форме (ст. 808 ГК РФ). Ограничений по сумме займа нет – организация может выдать как наличными, так и перечислить сотруднику на карточку любую сумму. Главное, прописать ее в договоре.

Обычно бухгалтеры берут уже готовую «рыбу» договора займа из Интернета и корректируют ее в соответствии со своими условиями. Это нормальный вариант, потому что договор займа по сути является типовым соглашением. От себя бухгалтеру нужно прописать туда название заимодателя и имя заемщика, сумму займа, срок, условие о процентах либо об их отсутствии.

Сотрудник может гасить заем единовременно наличными к определенной дате. Может каждый месяц по графику – тогда график платежей лучше оформить сразу в виде приложения к договору. А возможен вариант, когда деньги в погашении займа ежемесячно удерживаются из заработка сотрудника. Конкретный порядок нужно сразу прописать в договоре, чтобы впоследствии не было никаких недоразумений.

Что касается процентов. Если работодатель хочет выдать беспроцентный заем, то как раз условие об этом и нужно прописать. Если условия о процентах в договоре нет вообще, он все равно считается процентным. Проценты в таком случае равны ставке рефинансирования, установленной ЦБ РФ на день погашения долга (ст. 809 ГК РФ).

Вопрос № 2. Как учитывать платежи по договору займа при расчете единого налога

Выдача заемных средств не является для организации расходом (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А возврат денег заемщиком – доходом (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 и подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). Следовательно, такие операции в Книге учета доходов и расходов бухгалтеру отражать не нужно. Аналогичное мнение высказал Минфин России в своем письме от 29.06.2011 № 03-11-11/104.

Подтвердить именно заемный характер выданных средств поможет договор займа, оформленный в письменной форме. А также расходный кассовый ордер, расписка работника или иной платежный документ, подтверждающий назначение платежа. Эти документы позволят не включать выданные средства в доход работника и соответственно не облагать их НДФЛ и страховыми взносами.

Если работник платит проценты, то при их получении у работодателя возникает внереализационный доход. Отражать его нужно в день, когда деньги фактически получены в кассу или на расчетный счет (п. 1 ст. 346.15, п. 6 ст. 250 и п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Причем это правило касается как «упрощенцев» с объектом доходы, так и тех, кто считает единый налог с разницы между доходами и расходами.

Памятка «Упрощенцы» учитывают в налоговой базе как доходы от реализации, так и внереализационные доходы, определяемые в соответствии со статьями 249 и 250 НК РФ.

Пример 1. Учет процентов, полученных по договору займа

ООО «Астория» применяет УСН с объектом доходы. По договору займа от 24.01.2011 № 7 организация предоставила своему работнику А.Ф. Зимову заем в размере 100 000 руб. сроком на год. По условиям договора А.Ф. Зимов погашает заем единовременно не позднее 25 января 2012 года. А ежеквартально в период пользования займом платит ООО «Астория» проценты в сумме 1500 руб. Проценты сотрудник вносит непосредственно в кассу предприятия. Отразим данную операцию в Книге учета доходов и расходов ООО «Астория» (см. таблицу).

Таблица. Фрагмент заполнения Книги учета доходов и расходов ООО «Астория»Шесть главных вопросов, возникающих при выдаче сотруднику заемных средств

Вопрос № 3. В каком размере деньги можно удерживать из зарплаты сотрудника

Ситуация, когда заем гасится ежемесячно посредством удержания из зарплаты, удобна как для сотрудника, так и для работодателя. Условие о таком погашении нужно прописать в договоре. Если сразу этого сделано не было, можно составить к нему дополнительное соглашение. Оно может начать действовать либо с момента подписания, либо с даты заключения договора – стороны устанавливают это сами.

Удерживая деньги из заработка, необходимо учитывать ограничение, установленное статьей 138 ТК РФ. Общий объем удержаний не может превышать 20% от начисленной зарплаты (НДФЛ в расчет не принимается). Устанавливать удержание в большем размере работодатель не вправе. Ведь в этом случае у сотрудника есть все основания пожаловаться на такое требование и подать заявление о защите своих интересов в государственную инспекцию труда или суд.

Чтобы отразить операцию по удержанию задолженности из заработка в налоговом учете, с сотрудником нужно ежемесячно оформлять акт о взаимозачете. См. пример соглашения.

Образец акта о проведении зачета задолженностиШесть главных вопросов, возникающих при выдаче сотруднику заемных средств

Если организация – заимодавец считает единый налог с доходов, акт о зачете взаимной задолженности в Книге учета отражать не нужно, поскольку доходов по такой операции у нее не возникает. Если же единый налог компания считает с разницы между доходами и расходами, то акт о зачете взаимных требований подтверждает сумму расхода. Ведь тогда это часть выплаченной зарплаты, которая тут же вернулась компании в погашение долга сотрудника. Поэтому в день выдачи зарплаты нужно отразить в графе 5 раздела I Книги учета сумму, выданную работнику на основании платежной ведомости. А также сумму погашенной задолженности согласно подписанному акту о взаимозачете.

На заметку Сумму возвращенного займа «упрощенцы» в доходах не учитывают (подп. 10 п. 1 ст. 251 и подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ).

Предположим, что сотрудник хочет, чтобы из его зарплаты работодатель удерживал больше, чем 20%. Может ли работодатель это сделать, не нарушая законодательство? Может. Но проводить такую операцию нужно не как зачет, а как добровольный взнос денег сотрудником в кассу организации.

Для этого составьте обычный договор займа. В условиях оплаты и возвратности этого договора пропишите, что заем погашается ежемесячно равными долями (суммами) в течение всего действия договора займа до исполнения обязанностей заемщика по договору. А затем укажите следующий способ погашения задолженности: 20% ежемесячно организация удерживает из заработка. Остальную сумму сотрудник самостоятельно вносит в кассу организации наличными денежными средствами. Формулировки, которыми можно воспользоваться, мы привели ниже.

Договор займа (фрагмент)Шесть главных вопросов, возникающих при выдаче сотруднику заемных средств

Вопрос № 4. Как быть, если сотрудник увольняется, не вернув заем

Действия организации на случай, если сотрудник решит уволиться до того, как погасит свою задолженность по займу, целесообразно заранее прописать в договоре. Так, можно предусмотреть обязанность сотрудника досрочно погасить свой долг к моменту увольнения. Если работник не выполнит требование, у компании будет основание для того, чтобы обратиться в суд. Несколько слов о процедуре судебного взыскания долга.

Исковое заявление работодатель подает в суд по месту жительства сотрудника – должника (ст. 28 ГПК РФ). Срок подачи заявления – три года со дня, следующего за днем, когда заемщик должен был вернуть сумму займа (ст. 196 и 200 ГК РФ). Например, по договору займа деньги должны быть возвращены до 1 января 2012 года, следовательно, срок исковой давности истекает 2 января 2015 года. Если срок пропущен, его можно восстановить, подав в суд соответствующее ходатайство (ст. 205 ГК РФ). Правда, для этого нужно указать уважительные причины, из-за которых вы не смогли своевременно обратиться в суд за защитой своих прав и интересов.

Для того чтобы не искать, каким образом вернуть сумму займа, можно предусмотреть обеспечительные меры. К ним относится залог имущества или поручительство других лиц. Договор займа является гражданским договором и не связан с трудовыми отношениями. Поэтому если сумма долга сотрудником вовремя не возвращена, то работодатель может обратить взыскание на заложенное имущество или потребовать денег от поручителей.

Вопрос № 5. Можно ли заем простить

Такая процедура, как прощение долга, предусмотрена гражданским законодательством (ст. 415 ГК РФ). А значит, организация вправе простить долг своему сотруднику. Поскольку для договора займа между юридическим и физическим лицом предусмотрена письменная форма, соглашение о прощении долга (то есть о прекращении взаимных обязательств) следует также заключить в письменном виде.

При прощении долга расходов у организации-«упрощенца» не возникнет, поскольку подобного вида затрат статьей 346.16 НК РФ не предусмотрено. А вот у сотрудника возникнет доход, с которого нужно удержать НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ и письмо Минфина России от 20.09.2010 № 03-04-05/5-562). Налог следует удержать из ближайших выплат сотруднику в денежной форме. Если же, например, сотрудник уволился и организация в его адрес уже ничего не выплачивает, о невозможности удержать налог бухгалтеру нужно сообщить в инспекцию по месту своего учета в течение месяца после того, как закончится календарный год (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Для справки Форма сообщения о невозможности удержать налог и сумме налога и порядок его представления в налоговый орган утверждены приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

Кроме того, на сумму прощенного долга скорее всего придется начислить и страховые взносы. Во всяком случае, на этом настаивает Минздравсоцразвития России в своих письмах от 21.05.2010 № 1283-19 и от 17.05.2010 № 1212-19 Обоснование следующее. Страховыми взносами облагаются любые выплаты, которые сотрудник получает в рамках трудовых отношений с работодателем (подп. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Получение займа, а потом его прощение работодателем обусловлено тем, что с сотрудником их связывают трудовые отношения. А значит, на такую выплату на дату прощения долга нужно начислить страховые взносы.

Конечно, вы можете взносы и не начислять, мотивируя тем, что прощенный долг вы не относите на расходы. Значит, эта сумма не является начислением в пользу работника в рамках трудовых отношений (а такие начисления как раз включаются в расходы согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ). Однако вероятность того, что свою позицию вам придется отстаивать в суде, велика.

Вопрос № 6. Когда у сотрудника возникает материальная выгода

Если сотрудник получил беспроцентный заем либо процент по договору займа меньше 2/3 ставки рефинансирования, у сотрудника появляется материальная выгода. Она облагается НДФЛ по ставке 35%. При расчете материальной выгоды надо брать ставку рефинансирования, действующую на дату получения дохода (подп. 1 п. 1 и подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). А доход у сотрудника возникает в тот день, когда он платит проценты.

Если же заем беспроцентный, то материальную выгоду сотрудник получает в день возврата заемных средств. То есть, например, при ежемесячном погашении займа доход в виде материальной выгоды у работника возникает на каждую дату возврата долга (письмо Минфина России от 25.07.2011 № 03-04-05/6-531).

Обратите внимание При прощении долга материальной выгоды от экономии на процентах у работника не возникает. Это подтверждает Минфин России в письме от 22.01.2010 № 03-04-06/6-3.

Рассчитать, удержать и уплатить налог с материальной выгоды должен заимодавец (п. 2 ст. 212 НК РФ). По беспроцентному займу материальную выгоду рассчитывайте по формуле:

Материальная
выгода по
беспроцентному
займу,
выданному в рублях
= 2/3 × Ставка
рефинансирования
на дату
возврата
займа
× Сумма
займа
: 365 (366) дней × Количество
календарных дней
пользования займом

Пример 2. Расчет материальной выгоды, полученной сотрудником по беспроцентному займу

ООО «Реестр» 2 февраля 2011 года предоставило своему работнику П.Н. Сидорову 100 000 руб. по беспроцентному договору займа. Возвращаются деньги двумя частями: 65 000 руб. 2 мая и 35 000 руб. 2 августа. Узнаем размер материальной выгоды работника. Ставка рефинансирования ЦБ РФ на 2 мая 2011 года – 8% годовых, а на 2 августа 2011 года – 8,25% годовых. Время пользования первой частью займа в размере 100 000 руб. – 90 календарных дней (с 2 февраля по 2 мая). А период пользования займом в сумме 35 000 руб. – 92 дня (с 3 мая по 2 августа).

При расчете материальной выгоды берем ставку рефинансирования ЦБ РФ, действующую на дату погашения займа, поскольку это и будет датой получения дохода в виде матвыгоды. Рассчитаем 2/3 ставки рефинансирования на 2 мая 2011 года: 8% × 2/3 = 5,3%.

При возврате первой части займа – 65 000 руб. 2 мая 2011 года П.Н. Сидоров получил материальную выгоду в размере 1305,42 руб. [100 000 руб. × 5,3% : (365 дн. : 90 дн.)]. А НДФЛ с этой суммы составляет 457 руб. (1305,42 руб. × 35%). 2/3 ставки рефинансирования на 2 августа 2011 года составляют 5,5% (8,25% × 2/3). Следовательно, при возврате второй части займа 2 августа 2011 года материальная выгода П.Н. Сидорова равна 484,89 руб. [35 000 руб. × 5,5% : (365 дн. : 92 дн.)]. А НДФЛ с нее – 170 руб. (484,89 руб. × 35%).

Если вы предоставили заем под проценты, но их ставка невысока и приводит к возникновению у работника материальной выгоды, рассчитайте ее по формуле:

Материальная
выгода по займу,
выданному в рублях
под проценты
= 2/3 × Ставка
рефинансирования
на дату
выплаты
процентов
по займу
Ставка процентов
по договору
× Сумма
займа
: 365 (366) дней × Количество
календарных
дней в периоде,
за который
начисляются
проценты


То есть, при низком проценте материальная выгода у работника возникнет.

Нюансы, требующие особого внимания Работник может погашать задолженность из своей зарплаты, но не более 20% от начисленной суммы. В договор займа можно включить условие о досрочном возврате всей суммы, если работник захочет уволиться до истечения срока действия договора. Кроме того, в договоре целесообразно прописать такие положения, как залог имущества или поручительство других лиц при несоблюдении условия возврата долга. Заимодавец при прощении долга должен рассчитать, удержать и уплатить НДФЛ с дохода своего работника-заемщика, а также начислить страховые взносы.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль