Когда нужно оформлять бухгалтерскую справку

514

Документы, необходимые для учета, могут поступать не только от поставщиков и покупателей. Существуют операции, которые не связаны с деятельностью контрагента, однако по ним все равно возникают доходы или расходы. Прежде всего речь идет о суммах, которые появляются в результате внутренних расчетов. Их тоже нужно оформлять первичными документами. И эти документы бухгалтер выписывает для своей компании сам. Чаще всего операции, являющиеся результатом внутренних расчетов, оформляют бухгалтерской справкой.

Несмотря на то что справку составляют достаточно часто, информации о том, как она должна выглядеть, в законодательстве нет. Единственное упоминание о том, что такой первичный документ вообще существует, содержится в статье 313 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что бухгалтерская справка подтверждает данные налогового учета. Правда, эта статья адресована организациям, работающим на общем режиме и являющимся плательщиками налога на прибыль. Однако никто не мешает и «упрощенцам» считать бухгалтерскую справку первичным учетным документом.

Составляя справку, бухгалтер должен указать в ней все обязательные реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А именно: наименование документа (бухгалтерская справка или бухгалтерская справка-расчет), дату, название организации, содержание хозяйственной операции, измерители, наименование должностей ответственных лиц и их подписи. Можно разработать форму справки один раз и приложить ее к приказу об учетной политике. Теперь давайте рассмотрим ситуации, когда бухгалтерская справка пригодится в учете при упрощенной системе.

Ситуация № 1. Нужно внести исправления в Книгу учета доходов и расходов

Чтобы исправить ошибку в налоговом учете, необходимо доначислить или сторнировать конкретную сумму. Основанием для такой записи в Книге учета доходов и расходов как раз служит бухгалтерская справка. В ней отражают причины возникновения ошибки и дату исправления.

Пример 1. Исправления в налоговом учете

ООО «Квинтет» применяет упрощенную систему налогообложения и платит единый налог с доходов.

В ноябре 2011 года бухгалтер ООО «Квинтет» выявил ошибку, допущенную в июне этого же года. Доходы от реализации товаров в Книге учета доходов и расходов были отражены неверно, поскольку 28 июня 2011 года от ООО «Сапфир» организация получила 158 000 руб., а в учете отразила только 150 000 руб.

Ошибка была обнаружена при проведении сверки расчетов с ООО «Сапфир». Для того чтобы внести исправления, бухгалтер ООО «Квинтет» составил бухгалтерскую справку (рис. 1). Так как ошибка выявлена до окончания налогового периода, уточненную декларацию по единому налогу ООО «Квинтет» сдавать не нужно.

Памятка «Упрощенцы» подают налоговые декларации по УСН по окончании налогового периода. До 31 марта включительно – организации и до 30 апреля включительно – индивидуальные предприниматели (ст. 346.23 НК РФ). Бухгалтерская справка о внесении исправленийКогда нужно оформлять бухгалтерскую справку

Ситуация № 2. У организации возникли нормируемые расходы

Бухгалтерская справка необходима в том случае, когда для отражения доходов или расходов требуются расчеты. В частности, это касается расходов, которые при упрощенной системе учитываются в пределах норм.

Возьмем затраты на рекламу. «Упрощенцы» имеют право их учитывать на основании подпункта 20 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. А состав рекламных расходов установлен пунктом 4 статьи 264 НК РФ. И там указаны расходы, которые можно учитывать при налогообложении полностью, то есть без норм. А все рекламные затраты, не упомянутые в списке, являются нормируемыми. При расчете единого налога их можно учитывать в сумме, не превышающей 1% от выручки.

Таким образом, независимо от того, что все затраты на рекламу подтверждают документы от контр агентов, если расходы являются нормируемыми, их сумму нужно рассчитать в бухгалтерской справке. Именно на ее основании бухгалтер сможет сделать запись в Книге учета доходов и расходов.

Пример 2. Расчет нормы расходов на рекламу

ООО «Забава» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. В ноябре 2011 года общество проводило рекламную кампанию с розыгрышем призов. Покупная стоимость призов составила 313 500 руб. (без НДС), задолженность перед поставщиком призов погашена.

Какую сумму общество сможет включить в расходы, если величина доходов от реализации за 2011 год составит 10 400 250 руб., а иных нормируемых расходов на рекламу в 2011 году у ООО «Забава» нет?

Затраты на призы, которые будут раздаваться в ходе рекламной кампании, являются нормируемыми. Поэтому бухгалтер ООО «Забава» составил бухгалтерскую справку (рис. 2).

Бухгалтерская справка о расчете нормируемых рекламных расходовКогда нужно оформлять бухгалтерскую справку

Ситуация № 3. В учете нужно отразить операцию, подтвержденную большим количеством документов

Следующий случай, когда бухгалтерская справка окажется полезной, – отражение в Книге учета доходов и расходов сумм, для признания которых требуется одновременно выполнить несколько условий. Ведь записи в Книге учета делают на основании подтверждающих документов. Для доходов это, как правило, платежное поручение или иной документ, подтверждающий поступление.

Оплату затрат также подтверждает платежное поручение. Однако не для всех видов расходов достаточно только лишь их оплаты. Например, стоимость покупных товаров можно списать в расходы, после того как они будут оприходованы, оплачены поставщику и реализованы. Таким образом, в графу 2 раздела 1 Книги учета бухгалтеру придется вписывать реквизиты сразу трех документов. А если товары оплачивались частями, то документов будет даже больше.

Памятка Все расходы, учитываемые в налоговой базе при УСН, должны быть оплачены. А для некоторых видов расходов в пункте 2 статьи 346.17 НК РФ предусмотрены еще и дополнительные условия.

Согласитесь, записывать реквизиты нескольких документов в одной маленькой графе неудобно – не хватает места. Поэтому можно пойти другим путем – составить бухгалтерскую справку и уже именно в ней отразить реквизиты всех документов, подтверждающих право на списание расходов. Тогда в графе 2 Книги учета достаточно будет указать уже только реквизиты этой справки.

Пример 3. Списание стоимости покупных товаров

ООО «Лазурь» применяет «упрощенку» с объектом доходы минус расходы. 28 ноября 2011 года общество реализовало партию товаров. Их общая покупная стоимость составляет 385 250 руб. (без НДС). Товары покупной стоимостью 107 500 руб. были приобретены у ЗАО «Аметист», стоимостью 86 350 руб. – у ООО «Берег» и стоимостью 191 400 руб. – у ООО «Василек».

Задолженности перед поставщиками погашены, но оплату перечисляли частями. Чтобы не делать много записей в Книге учета, бухгалтер решил сделать одну запись на основании бухгалтерской справки (рис. 3).

Бухгалтерская справка на списание стоимости покупных товаровКогда нужно оформлять бухгалтерскую справку

Ситуация № 4. У организации есть валютные ценности, из-за чего возникают курсовые разницы

В состав доходов «упрощенцы» должны включать не только выручку от реализации, но и внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). К таковым в том числе относятся положительные курсовые разницы (п.10 ст. 250 НК РФ). Напомним, что курсовые разницы возникают в результате переоценки валютных ценностей или обязательств, выраженных в валюте. Проводить переоценку нужно по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций с валютой либо обязательствами в валюте. А также в последний день отчетного (налогового периода). Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 14.05.09 № 03-11-06/2/90.

Понятно, что из-за колебаний курса валют, устанавливаемого ЦБ РФ, в учете могут возникать как положительные разницы, так и отрицательные. И если первые «упрощенцы» включают во внереализационные доходы, то вторые можно учесть в расходах (подп. 34 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но только если вы считаете единый налог с разницы между доходами и расходами.

Хотим обратить также ваше внимание, что во внереализационные доходы «упрощенцы» включают также положительные курсовые разницы, возникающие при продаже или покупке валютных ценностей по курсу выше или ниже установленного ЦБ РФ (п. 2 ст. 250 и п. 1 ст. 346.15 НК РФ). А вот отрицательные курсовые разницы, которые возникают при таких операциях, в расходах при упрощенной системе не учитываются. Поскольку они не указаны в закрытом перечне расходов пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Проводить переоценку иностранной валюты или обязательств бухгалтеру нужно самостоятельно. И для того чтобы обосновать расчеты, как раз потребуется такой документ, как бухгалтерская справка.

Пример 4. Расчет курсовых разниц

ООО «Елла» применяет УСН с объектом доходы. У общества имеется валютный счет в банке. На 30 июня 2011 года остаток на счете составлял 2400 евро, за III квартал движения по счету не было. Необходимо рассчитать курсовую разницу и заполнить бухгалтерскую справку при условии, что курс евро, установленный ЦБ РФ на 30 июня, был равен 40,4153 руб. за евро, а на 30 сентября – 43,5418 руб. за евро (значения условные).

В течение квартала курс евро вырос, поэтому у общества возникла положительная курсовая разница. Эту величину общество должно отразить во внереализационных доходах 30 сентября 2011 года. А документом, подтверждающим сумму доходов, будет бухгалтерская справка (рис. 4).

Бухгалтерская справка-расчетКогда нужно оформлять бухгалтерскую справку

Нюансы, требующие особого внимания

Бухгалтерская справка составляется в свободной форме, однако должна содержать реквизиты, обязательные для всех первичных учетных документов.

Оформлять бухгалтерскую справку необходимо, когда возникает доход или расхода, а первичных документов для таких операций законодательством не предусмотрено.

Организация может разработать форму справки один раз и приложить ее к приказу об учетной политике.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Упрощенка

      «Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса.

      Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи.

      Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в августе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль