На что обратить внимание, составляя график отпусков на 2012 год

165

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Составлять график отпусков должны все работодатели независимо от применяемой системы налогообложения. Поэтому все вопросы, рассмотренные в статье, актуальны и для вас. Времени для составления графика отпусков на 2012 год осталось немного. Ведь согласно положениям статьи 123 ТК РФ подготовить этот документ следует не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 17 декабря. А так как 17 декабря 2011 года — суббота, то организациям с пятидневной рабочей неделей лучше успеть составить график не позднее 16 декабря. Напомним, что график отпусков — это документ, определяющий порядок предоставления дней оплачиваемого отдыха. В нем содержится информация о том, как будут распределяться отпуска всех сотрудников по месяцам в течение календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для сотрудника.


Подборка статей на тему "Отпускные":

Пригодится в работе: Сервис определения актуальных КБК. Все КБК в однмо месте.

График отпусков нужен не только трудовой инспекции

Все знают, что обязанность составлять график отпусков предусмотрена трудовым законодательством. И за его отсутствие может быть наложена административная ответственность. При проверке трудовая инспекция, обнаружив нарушение трудового законодательства в виде неоформленного графика, имеет право выписать штраф. Для директора организации или индивидуального предпринимателя он составит от 1000 до 5000 руб., а для организации — от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Однако график нужен не только для того, чтобы без претензий проходить проверку. Он полезен и для организации нормальной работы фирмы. При наличии графика работодатель знает, кто и когда уходит в отпуск, а значит, при необходимости может заранее найти замену сотруднику. К тому же график отпусков позволяет контролировать соблюдение норм Трудового кодекса в отношении работников: все ли используют отпуска вовремя, остались ли у кого-то неотгулянные дни за прошлые годы и т. д.

Не все периоды работы нужно учитывать в отпускном стаже

Общее правило предоставления отпуска заключается в следующем: вновь принятый сотрудник может пойти в отпуск, если проработал в организации полгода. Ему может быть предоставлен отпуск в 28 календарных дней. Следующие 28 дней отпуска положены только после того, как начнется второй рабочий год, третьи 28 дней — после начала третьего рабочего года и т. д. Данный порядок закреплен в статье 122 ТК РФ и его нужно соблюдать. Поэтому, перед тем как составить график отпусков, важно выяснить, когда начинается новый рабочий год у каждого сотрудника. Этот год исчисляют с момента заключения трудового договора, следовательно, рабочий год, как правило, не совпадает с календарным. Суть вопроса Отпуск предоставляется сотруднику не за календарный год, а за рабочий. Поэтому перед планированием нужно установить начало рабочего года для сотрудника.

Для подсчета длительности календарного года нужно определить, какие периоды включаются в «отпускной» стаж, а какие нет. Например, время отпусков без сохранения зарплаты, составляющее не более 14 календарных дней в течение рабочего года, входит в отпускной стаж. А вот дни, превышающие указанный срок, учитывать не нужно. Кроме того, из отпускного стажа исключают периоды отпусков по уходу за ребенком. А также время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (ст. 121 ТК РФ). Для справки В стаж работы, дающий право на дополнительные отпуска за вредные условия, входят только периоды фактической работы в подобных условиях.

Пример 1.  Расчет отпускного стажа

Н.В. Панова 20 июня 2011 года принята на работу в ООО «Стиль» на должность швеи. ООО «Стиль» применяет упрощенную систему налогообложения. В августе 2011 года сотрудница находилась 20 дней в отпуске без сохранения зарплаты, а в ноябре болела 5 дней. Оплачиваемый отпуск ей в 2011 году не предоставлялся. Согласно графику отпусков на 2012 год для Н.В. Пановой запланированы следующие отпускные периоды:

— с 16 января — 28 календарных дней за 2011 год;

— с 20 июня — 28 календарных дней за 2012 год.

Отпуск за 2011 год. Право на первый оплачиваемый отпуск возникает спустя 6 месяцев отпускного стажа. Н.В. Панова в первые 6 месяцев работы болела 5 дней. Это время полностью входит в «отпускной» стаж. Кроме того, сотрудница находилась в отпуске без сохранения заработной платы 20 дней. В стаж включается только 14 дней, поэтому к первым 6 месяцам следует прибавить 6 дней. Таким образом, право на первый отпуск у швеи возникнет не 20-го, а 26 декабря 2011 года. Значит, работница может уйти в отпуск с 16 января 2012 года, как запланировано в графике отпусков организации.

Отпуск за 2012 год. Второй рабочий год у Н.В. Пановой начнется с 26 июня 2012 года. Получается, начало отпуска за второй год работы запланировано на 6 дней раньше, чем положено. Конечно, можно оставить все как есть. Ведь работодатель вправе предоставить отпуск авансом. Однако если сразу после отпуска Н.В. Панова решит уволиться, часть отпускных за неотработанное время придется удержать из ее выплат. Поэтому все-таки начало отпуска Н.В. Пановой лучше перенести на 6 дней позже.

Составляя график, нужно учитывать пожелания сотрудников

Как правило, график составляют с учетом пожеланий сотрудников. Но важно учитывать и специфику работы предприятия. Сотрудники организации, торгующей мороженым, вряд ли могут себе позволить всем коллективом отдыхать летом, в сезон продаж. В то же время при разработке документа следует помнить о положениях трудового законодательства.

Например, работодатель обязан предоставить отпуск сотруднице перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, даже если она проработала в организации меньше шести месяцев. На досрочный отпуск за первый рабочий год также имеют право несовершеннолетние, усыновители ребенка младше трех месяцев и некоторые другие категории работников. Кроме того, совместитель вправе взять отпуск во время отпуска по основной работе (ст. 286 ТК РФ). То есть желание таких категорий сотрудников пойти в отпуск в определенное время является приоритетным.

Некоторые работники вправе отдыхать дольше других

Составляя график отпусков, нужно проверить, полностью ли были предоставлены отпуска сотруднику за прошлые годы. Предположим, у работника есть семь неиспользованных дней за прошлый год. По общему правилу их нужно предоставить сотруднику в течение 18 месяцев после окончания года, дающего право на этот отпуск. Значит, если указанный срок истекает в 2012 году, неиспользованные дни нужно присоединить к запланированному отпуску. То есть общее количество дней отпуска в графике будет не 28, а 35. При этом работник может использовать их все сразу либо по частям. Правила переноса неиспользованной части отпуска установлены в пункте 1 статьи 9 Конвенции об оплачиваемых отпусках № 132, вступившей в силу для России 6 сентября 2011 года.

Читайте также О правилах переноса отпусков, установленных Конвенцией, читайте в статье «Вступила в действие Конвенция об отпусках: что изменилось в работе» // Упрощенка, 2011, № 10 В графике должны быть указаны и дополнительные оплачиваемые отпуска. На них имеют право лишь некоторые работники (ст. 116 ТК РФ). Например, они положены за работу во вредных или опасных условиях труда. Кроме того, нельзя забывать и о тех, кто вправе рассчитывать на удлиненный отпуск (ст. 115 ТК РФ). В графике отпусков продолжительность такого отпуска следует отразить полностью. Например, отпуск несовершеннолетнего составит 31 календарный день. Читайте также О работниках, которым положены дополнительные и удлиненные отпуска, рассказывалось в статье «Работник просит компенсировать часть отпуска деньгами. Стоит ли идти навстречу?» // Упрощенка, 2011, № 10

Унифицированную форму графика можно изменить

Для графика отпусков предусмотрена унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . При необходимости эту форму можно дополнить новыми графами. Например, ввести графу для уведомления работника о предстоящем отпуске.

Как уже говорилось, заполнить форму нужно не позднее чем за две недели до начала календарного года. На этом этапе данные по каждому работнику вносят в графы 1—6 графика отпусков. В случае, когда работник разбивает отпуск на части, информацию по каждой части указывают в отдельных строках.

Удобнее всего график заполнять в хронологическом порядке, то есть сначала указать сведения об отпусках, предоставляемых в январе, затем в феврале и т. д. Если такой вариант по каким-то причинам не подходит, бухгалтер может отражать информацию в графике иначе.

После заполнения граф 1—6 график распечатывают и утверждают у руководителя организации. Подписывает график руководитель кадровой службы. Если кадровой службы в организации нет, подписать график может составивший его работник, например бухгалтер.

В течение года графы 7—10 заполняют от руки. После того как работник уйдет в отпуск, в графе 7 ставят дату фактического начала отпуска. Графы 8 и 9 предназначены для данных о перенесенных отпусках. В графе 8 указывают реквизиты документа, на основании которого отпуск был перенесен, а в графе 9 — новую предполагаемую дату. Графа 10 — для пояснений. Так, в графе 10 делают запись, когда:

работник был отозван из отпуска; отпуск был продлен; сотруднику выплачена компенсация за отпуск при увольнении; отпуск в текущем году не предоставлялся и др.

Обратите внимание Графы 7—10 графика отпусков заполняют позднее, уже в течение года. Кроме того, в графе 10 можно указать, по каким причинам отпуск перенесен на другое время или работник отозван из отпуска.

Пример 2.  Составление графика отпусков

В ООО «Пекарь», применяющем УСН, работают 6 человек. Информация о них сведена в таблицу ниже. Заполним график отпусков на 2012 год. Будем исходить из того, что в 2011 году бухгалтер Н.В. Соколова уже использовала 14 дней отпуска за текущий рабочий год. То есть в графике отпусков за 2012 год нужно будет указать только оставшиеся 14 дней. Остальным работникам отпуска за текущие рабочие годы будут полностью предоставлены в 2012 году.

Заполненный график отпусков представлен на с. 85. Прокомментируем некоторые моменты.

1. Отпуск генерального директора П.С. Орлова разбит на три части, поэтому его фамилию в графике мы указали три раза. О том, что отпуск использован за прошлый год, сделана отметка в соответствующей строке графы 10.

2. Предположим, что по условиям примера в 2012 году бухгалтеру Н.В. Соколовой предоставляется 14 дней отпуска за текущий рабочий год (14 дней были использованы в 2011 году) и 14 дней отпуска за следующий рабочий год. Текущий рабочий год истечет 19 мая 2012 года. Отпуск за следующий рабочий год может быть предоставлен только после этой даты.

3. Отпуск продавца Д.О. Романова разбит на две части, поэтому его фамилию мы указали дважды. По условиям примера вторая часть отпуска перенесена по семейным обстоятельствам. Об этом сделана отметка в графе 10 соответствующей строки. Также в графе 8 указаны реквизиты приказа, на основании которого отпуск перенесен, а в графе 9 — новая предполагаемая дата отпуска.

4. Продавцу Е.А. Бирюзову положен дополнительный оплачиваемый отпуск, поэтому общая продолжительность отпуска составит 31 день.

5. По условиям примера продавец В.Д. Кошкина была отозвана из отпуска, о чем сделана отметка в графе 10. В связи с этим образовалась часть неиспользованного отпуска. В графе 8 указан приказ, на основании которого часть отпуска перенесена на другое время, а в графе 9 — новая дата отпуска.

6. Отпуск водителя Н.М. Смирнова разбит на две части, поэтому его фамилию мы указали дважды. По условиям примера во время второй части отпуска работник заболел, о чем сделана отметка в графе 10.

Таблица. Данные о работниках ООО «Пекарь»

Структурное подразделение ФИО, должность и табельный номер Количество дней отпуска, отражаемых в графике за 2012 год Длительность текущего рабочего года, за который предоставляется отпуск* Дополнительные данные

Администрация

Орлов П.С. (генеральный директор, 01)

28 дней + 14 неиспользованных дней отпуска за прошлый рабочий год

18.05.2011— 17.05.2012

По просьбе работника отпуск разбит на три части по 14 дней каждая

Бухгалтерия

Соколова Н.В. (бухгалтер, 02)

14 дней за текущий рабочий год (14 дней уже использованы) + 14 дней за следующий рабочий год

20.05.2011— 19.05.2012

Часть отпуска за следующий рабочий год (14 дней) работник желает отгулять в 2012 году. Оставшиеся дни отпуска будут использованы в 2013 году

Отдел розничной торговли

Романов Д.О. (продавец, 03)

28 дней

26.09.2011— 25.09.2012

Отпуск по просьбе работника разбит на две части по 14 дней каждая. (Позже вторая часть отпуска будет перенесена по семейным обстоятельствам на более позднее время — прим.)

Отдел розничной торговли

Бирюзов Е.А. (продавец, 04)

28 дней + 3 дня дополнительного отпуска за ненормированный график работы

05.10.2011— 04.10.2012

(Отпуск будет взят в запланированное время — прим.)

Отдел розничной торговли

Кошкина В.Д. (продавец, 05)

28 дней

10.10.2011— 09.10.2012

(Работник будет отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью — прим.)

Транспортный отдел

Смирнов Н.М. (водитель, 06)

28 дней + 3 дня дополнительного отпуска за ненормированный график работы

07.11.2011— 06.11.2012

По просьбе работника отпуск разбит на две части: 17 и 14 дней. (Во время второй части отпуска работник будет 5 дней болеть — прим.)

* Длительность текущего рабочего года указана с учетом того, что нет периодов, исключаемых из «отпускного» стажа.

График отпусков можно дополнять

В случае, когда работник не уходит в отпуск в запланированный срок, менять график отпусков не нужно. В нем предусмотрены специальные графы для информации о перенесенных отпусках. Ее вносят вручную. Другое дело, если в 1-м полугодии на работу принят новый сотрудник. Тогда во 2-м полугодии ему нужно будет предоставить отпуск. Но в ранее утвержденном графике он не числится. Поэтому график придется дополнить.

Как дополнить график отпусков, в законодательстве не сказано. На наш взгляд, прежде всего руководитель организации должен издать приказ о внесении дополнений в график. Далее информацию об отпуске нового работника нужно изложить в отдельном документе. Его лучше составить по аналогии с формой № Т-7 , то есть включить в него все графы, предусмотренные унифицированной формой. Документ следует приложить к графику.

Нюансы, требующие особого внимания:

Составляя график отпусков, следует прислушаться к мнению работников, в особенности имеющих право уйти в отпуск в удобный для них момент.

График отпусков заполняется по унифицированной форме. Однако при необходимости в нее допускается внести изменения.

Составить график отпусков следует за две недели до начала календарного года. А вот ознакомить с ним персонал можно и позже.

Полезный совет

Ознакомьте работников с графиком отпусков заранее

Трудовой кодекс не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись. Достаточно, чтобы работник был извещен о начале отпуска не позднее чем за две недели. Такое правило установлено в статье 123 ТК РФ. Однако, после того как график отпусков будет утвержден работодателем, его положения будут обязательны для всех работников организации. Поэтому мы все-таки советуем довести документ до сведения всего персонала.

Как же ознакомить работников с графиком отпусков? Можно в сам график отпусков внести дополнительную графу. В ней работники будут ставить подпись, свидетельствующую о том, что с графиком они ознакомились. Если этот вариант по каким-то причинам не подходит, есть другой. Можно составить отдельный документ в произвольной форме, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с графиком отпусков и распишется. Этот документ следует приложить к графику отпусков. Образец, которым можно воспользоваться, мы привели ниже.

Отметим, знакомить персонал с графиком отпусков не обязательно за две недели до начала календарного года. Ведь специальный срок для этого законодательством не установлен, так что можно сделать это и в начале года.

Рисунок. Журнал учета ознакомления работников с графиком отпусков

На что обратить внимание, составляя график отпусков на 2012 год

На что обратить внимание, составляя график отпусков на 2012 год

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль