Мобильный телефон — наш верный спутник и помощник

168

Три года назад мы рассказывали об ошибках, допускаемых в налоговом учете оплаты услуг сотовой связи, используемой работниками. Тема становится все более актуальной, поэтому проанализируем ее детально.

Работодатель может выдать сотрудникам мобильные телефоны, которые являются его собственностью, а может разрешить пользоваться в служебных целях личными. Издержки зависят от варианта и в налоговом учете будут отражаться по-разному.

Сотрудники пользуются рабочими телефонами

Работодатель, пожелавший обеспечить персонал мобильной связью, взяв все заботы на себя, покупает аппараты и sim-карты. Но тогда и услуги сотовой компании ему придется оплачивать тоже самому.

Расходы на аппарат

Учет покупки зависит от величины ее стоимости. Конечно, чем сложнее аппарат (со многими встроенными функциями), тем он дороже. Смартфоны и коммуникаторы, например, стоят больше обычных телефонов. Но тут очень уместно вспомнить следующее. При упрощенной системе, как и при любом другом налоговом режиме, затраты можно признать, только если они отвечают критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Имеются в виду обоснование и документальное подтверждение. Если корпус рабочего телефона из благородных металлов с драгоценными камнями, налоговую инспекцию вряд ли убедить, что расходы экономически оправданны.

Стоимость телефона 20 000 руб. и меньше. Работодатели стараются предоставить сотрудникам не очень дорогие аппараты, которые обходятся не более чем в 20 000 руб. В таких случаях телефон признается неамортизируемым объектом, а его стоимость включается в материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Их состав определяют в соответствии со статьей 254 НК РФ, в которой, в частности, указаны затраты на покупку не-амортизируемого имущества (подп. 3 п. 1). Такие затраты отражаются после оплаты и ввода объектов в эксплуатацию (п. 2 ст. 346.17 и подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

См. статью «Оплачиваем мобильную связь» // Упрощенка, 2006, № 3

Пример 1

ООО «Сириус», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, 10 февраля 2009 года купило и оплатило три сотовых телефона по 11 800 руб. каждый (в том числе НДС 1800 руб.). Один аппарат был передан в пользование работнику 11 февраля, два — 12-го. Как учесть в расходах затраты на их приобретение?

Стоимость каждого телефона не превышает 20 000 руб., поэтому они не являются амортизируемыми объектами, а затраты на их покупку признаются в материальных расходах после ввода устройств в эксплуатацию, то есть после передачи сотрудникам.

Так как предметы оплачены и введены в эксплуатацию, то 11 февраля 2009 года бухгалтер организации должен отразить в расходах стоимость без НДС первого телефона — 10 000 руб. (11 800 руб. - 1800 руб.) и отдельно НДС — 1800 руб. (табл. 1 см . на с. 46). Затраты на покупку еще двух, равные без НДС 20 000 руб. [(11 800 руб. - 1800 руб.) х2 шт.], и НДС в размере 3600 руб. (1800 руб. х 2 шт.) следует показать в налоговом учете 12 февраля.

Стоимость телефона превышает 20 000 руб. Дорогой телефон является амортизируемым имуществом (п. 4 ст. 346.16 и п. 1 ст. 256 НК РФ) и включается в состав основных средств. Затраты на покупку отражают согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ и списывают равными долями поквартально в течение налогового периода после оплаты и ввода аппарата в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Ссылка на статью 254 НК РФ дана в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ

Таблица 1. Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО «Сириус» за I квартал 2009 года
№ п/п Дата и номер первичного документа Содержание операции Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
130 Платежное поручение Учтены в расходах 10 000
№ 42 от 10.02.2009, затраты на покупку
акт ввода одного телефона без НДС
в эксплуатацию № 21
от 11.02.2009
131 Платежное поручение Учтен в расходах НДС 1800
№ 42 от 10.02.2009, со стоимости
акт ввода одного телефона
в эксплуатацию № 21
от 11.02.2009
132 Платежное поручение Учтены в расходах 20 000
№ 42 от 10.02.2009, затраты на покупку
акт ввода двух телефонов без НДС
в эксплуатацию № 22
от 12.02.2009
133 Платежное поручение Учтен в расходах НДС 3600
№ 42 от 10.02.2009, со стоимости
акт ввода двух телефонов
в эксплуатацию № 22
от 12.02.2009

Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 25.05.2005 № 328

Пример 2

ООО «Капелла», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, 19 февраля 2009 года купило для рабочих надобностей сотовый телефон, заплатив 25 800 руб. (в том числе НДС 3936 руб.). 20 февраля он был введен в эксплуатацию и передан сотруднику. Отразим затраты на покупку в налоговом учете.

Поскольку телефон стоит более 20 000 руб., его нужно отнести на основные средства и затраты на его покупку списывать в расходы равномерно в последние дни кварталов 2009 года. Телефон приобрели и ввели в эксплуатацию в I квартале, значит, 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря в разделе 1 Книги учета доходов и расходов нужно показать по 6450 руб. (25 800 руб. : 4 квартала).

Расходы на sim-карту

Согласно пункту 2 Правил оказания услуг подвижной связи (далее — Правила) sim-карта обеспечивает идентификацию абонентской станции (устройства), подключение к сети и защиту от несанкционированного доступа к телефонному номеру Sim-карту и аппарат нельзя воспринимать как единый инвентарный объект: карту можно переставить, аппарат подключить к другому оператору сотовой связи. Значит, затраты на sim-карту не должны входить в первоначальную стоимость телефона.

За sim-карту рассчитываются сразу, заключив договор с оператором, и плату за нее отражают отдельно в составе расходов на услуги связи (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Однако есть одна тонкость. Сегодня во многих тарифах предусмотрено, что деньги, которые вносит абонент при подключении, полностью или частично помещают на его лицевой счет. Тогда сумма, оказавшаяся на этом счете, признается авансом и в налоговом учете ее можно будет списать на расходы только после того, как услуги будут оказаны.

На заметку

Как учесть расходы на ремонт телефона?

Можно ли списать в расходы плату за ремонт телефона, приобретенного работодателем? Если телефон дороже 20 000 руб. и входит в состав основных средств, стоимость ремонта можно отразить согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Если же за аппарат заплачено 20 000 руб. или меньше, его причисляют к неамортизируемому имуществу. Затрат на ремонт таких объектов в списке расходов, признаваемых при упрощенной системе, нет. Следовательно, их не учитывают

Затраты на услуги

Стоимость услуг мобильной связи можно учесть в расходах согласно подпункту 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Как уже было упомянуто, к учету принимаются только экономически обоснованные и письменно подтвержденные затраты (подп. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому в расходах можно отразить только плату за деловые звонки. Стоимость личных разговоров на налоговую базу не влияет.

Удостоверить затраты могут следующие документы:

договор с обслуживающей компанией;детализированные счета, выставленные сотовым оператором;приказы руководителя с фамилиями работников, которые вправе пользоваться телефоном;бумаги, свидетельствующие об использовании телефонного номера в служебных целях.

В договоре об оказании услуг подвижной связи должны быть зафиксированы (п. 19 и 20 Правил):

дата и место заключения договора;наименование обслуживающей компании;реквизиты ее расчетного счета;реквизиты лицензии, выданной оператору связи;сведения об абоненте (для гражданина — ФИО, место жительства и реквизиты удостоверения личности, для юридического лица — наименование и место нахождения);гарантируемые услуги;согласие (отказ) абонента от услуг связи, оказываемых другим оператором, и сведения о нем;номер sim-карты;абонентский номер и код идентификации;согласие (отказ) абонента на ввод сведений о нем в информационно-справочную систему;порядок, сроки и форма расчета (наличная или безналичная);вариант оплаты (аванс или отложенные платежи);способ доставки счета за услуги;права, обязанности и ответственность сторон;срок действия договора.

Детализированные счета выставляются за каждый расчетный период. Они содержат все номера, с которыми соединялся абонент, коды городов (стран), дату и время каждого разговора, его продолжительность и стоимость.

Приказ руководителя утверждает список работников, которым ввиду должностных обязанностей необходима сотовая связь. В этом документе тоже приводят закрепленные за сотрудниками номера, иногда с номерами вызываемых абонентов. Понятно, всех предусмотреть невозможно, и если сотрудник станет звонить по номерам, отсутствующим в приказе, ему придется представить в бухгалтерию пояснительную записку, указав наименование (ФИО) абонентов и причину.

Документом, свидетельствующим о служебном характере звонков, может служить отчет сотрудника, в котором изложено, для чего и с кем он общался.

Согласно пункту 43 Правил услуги сотовой связи оплачиваются по наличному или безналичному расчету авансом либо отложенными платежами. Если вносится аванс, оператор снимает суммы по мере оказания услуг. При отложенных платежах абонент переводит деньги, когда закончится расчетный период в назначенный оператором срок, но не раньше чем через десять дней. Независимо от того, какой вариант установлен в договоре с компанией сотовой связи, в расходы при упрощенной системе включается только сумма, уплаченная за состоявшиеся звонки (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому при авансовых платежах будьте внимательны. Уменьшить на них налоговую базу можно, только если имеется детализированный счет от оператора.

Перечень документов указан в письмах Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275 и УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153

Пример 3

ООО «Комета» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Организация 11 февраля 2009 года заключила договор на оказание услуг связи, согласно которому была принята авансовая схема оплаты. В этот же день:

приобретена sim-карта за 170 руб. (без НДС), из которых 150 руб. поместили на лицевой счет;внесено на лицевой счет 11 800 руб. (без НДС).

28 февраля организация получила от оператора детализированную сводку. В ней указывалось, что в феврале было снято 5900 руб. (без НДС) за предоставленные услуги. Как следовало из отчета сотрудника, все телефонные переговоры носили деловой характер. Отразим данные операции в налоговом учете.

При упрощенной системе в расходы включают оплаченные и произведенные затраты. Поэтому 11 февраля 2009 года налоговую базу можно уменьшить лишь на стоимость sim-карты, равную 20 руб. (170 руб. - 150 руб.). Сумма в 150 руб. является авансом, и ее удастся списать в расходы, как только услуги будут оказаны.

Организация имеет детализированный счет и другие подтверждающие документы (договор с оператором связи и приказ руководителя), значит, 28 февраля она вправе отнести 5900 руб. на расходы (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Оставшиеся 6050 руб. (150 руб. + 11 800 руб. - 5900 руб.) можно учесть после того, как они будут списаны с лицевого счета и получен детализированный отчет от оператора. При условии, что разговоры будут деловыми.

Сотрудник использует в служебных целях личный телефон

Согласно статье 188 ТК РФ, если личное имущество привлекается в интересах и с согласия работодателя, работнику должны компенсировать определенную сумму и затраты.

Размер компенсации стороны устанавливают в письменном соглашении, оформляемом как приложение к трудовому договору. Отдельный документ необязателен, достаточно указать все условия в трудовом договоре.

Выплаты за использование личного телефона в служебных целях для налогообложения пропадут. При упрощенной системе в расходах признаются только компенсации за легковые автомобили и мотоциклы, используемые работниками (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Если сотрудник вставил свою sim-карту в телефон, принадлежащий фирме, то стоимость звонков, которая ему возмещена, в налоговом учете также не отражается. В этом случае договор на оказание услуг связи оформлен с работником, а не с работодателем и признать затраты на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ уже нельзя. А другой подходящей позиции в перечне расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) нет.

Учет стоимости служебных разговоров возможен, если купить sim-карту для служебных разговоров (то есть заключить договор с оператором связи) и выдать сотруднику. Тогда у сотрудника будет свой телефон, но с рабочей картой и работодатель станет оплачивать разговоры уже не ему, а оператору связи. Если кроме договора позаботиться о других подтверждающих документах, налоговую базу можно уменьшить на стоимость служебных телефонных звонков (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Суммы выплат и затрат, возмещаемых в пределах норм работнику, который пользуется своим телефоном и sim-картой, не облагаются:

НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ), следовательно, и пенсионными взносами (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ);взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765).

Заметим, упомянутые нормы законом не установлены. Как мы говорили, согласно статье 188 ТК РФ размеры выплачиваемых компенсаций предусматриваются в соглашении. Таким образом,

компенсации в пределах сумм, указанных в соглашении, НДФЛ и страховыми взносами не облагаются, но с величины превышения придется платить и то и другое.

Как составляется соглашение, можно узнать из статьи «Юридические тонкости, связанные с использованием личного имущества в служебных целях» // Упрощенка, 2008, № 8

Пример 4

ООО «Центавр», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, заключило с В.Н. Поршневым соглашение об использовании его сотового телефона в служебных целях. Согласно документу выплата составляет 200 руб. за один рабочий день, sim-карта оформлена на организацию.

2 февраля 2009 года организация перечислила сотовому оператору 5900 руб. (в том числе НДС 900 руб.). В феврале телефон был задействован 15 рабочих дней, поэтому 28 февраля В.Н. Поршневу выплатили 3000 руб. (200 руб. х 15 дн.). 27 февраля организация получила детализированный счет, согласно которому в течение февраля за услуги было снято 2300 руб. (в том числе НДС 351 руб.). Все телефонные разговоры велись в служебных целях, что подтвердил отчет сотрудника. Отразим данные операции в налоговом учете.

При упрощенной системе учитываются только оплаченные и осуществленные расходы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Сумма, равная 5900 руб., представляет собой аванс, и 2 февраля 2009 года включить ее в расходы нельзя.

Выплата компенсации в размере 3000 руб. в расходах не учитывается, так как в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ для этого нет основания. Она произведена точно по соглашению, поэтому НДФЛ и страховыми взносами не облагается.

Детализированный счет получен 27 февраля. Согласно ему, а также договору с оператором связи и отчету работника в этот день можно списать на расходы стоимость служебных разговоров без НДС — 1949 руб. (2300 руб. - 351 руб.) и отдельно НДС — 351 руб. (подп. 18 и подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация

Договор аренды сотового телефона

Сотрудник, использующий свой телефон в служебных целях, может заключить с работодателем не соглашение об использовании личного имущества, а договор аренды. Но в этом случае телефоном вправе распоряжаться не только он, но и весь персонал. Если же все-таки выбран договор аренды, работодатель должен выплачивать сотруднику арендную плату. При упрощенной системе она уменьшает налоговую базу согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Договор аренды — один из видов гражданско-правовых договоров, предметом которых не являются выполненные работы или оказанные услуги. С вознаграждений по таким договорам ЕСН не взимается (п. 1 ст. 236 НК РФ), равно как и пенсионные взносы (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Взносами на случай травматизма суммы, выданные по договорам гражданско-правового характера, тоже не облагают (п. 22 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765). А вот удерживать и переводить в бюджет НДФЛ придется (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). При этом арендную плату вместе с НДФЛ можно учесть в расходах (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Кстати, если бы В.Н. Поршнев пользовался личной sim-картой и работодатель оплатил звонки ему, а не напрямую оператору, учитывать выданные суммы было бы ошибкой. Получилось бы, что организация возместила сотруднику затраты, возникшие в связи с использованием личного имущества (не легкового автомобиля и не мотоцикла) в служебных целях, а такого вида издержек в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ нет.

Заполненная Книга учета доходов и расходов приведена в табл. 2.

Таблица 2. Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО «Центавр» за I квартал 2009 года
№ п/п Дата и номер первичного документа Содержание операции Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
150 Платежное поручение Учтены в расходах 1949
№ 98 от 02.02.2009, затраты на служебные
детализированный счет разговоры без НДС
№ 1/39 от 27.02.2009,
договор на оказание
услуг связи № 39
от 02.02.2009
151 Платежное поручение Учтен в расходах НДС 351
№ 98 от 02.02.2009, со стоимости служебных
детализированный счет разговоров
№ 1/39 от 27.02.2009,
договор на оказание
услуг связи № 39
от 02.02.2009

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль