Личный транспорт, используемый в служебных целях, и путевые листы

125

Нежелательные последствия

При упрощенной системе компенсация за служебные поездки на личных легковых автомобилях и мотоциклах включается в налоговую базу по нормам, установленным Правительством РФ. Это возможно при наличии путевых листов. Выплаты за применение в работе грузовиков, принадлежащих сотрудникам, в расходах не признаются.

Согласно статье 188 ТК РФ при использовании с ведома и в интересах работодателя личного имущества работнику положена компенсация. Ее размер определяется письменным соглашением и должен покрывать износ объекта и прочие затраты, связанные с его эксплуатацией. Таким образом, если с работниками заключены соглашения, выплачивать компенсацию необходимо.

Однако напомним, что при упрощенной системе учитываются не все расходы, даже если они предусмотрены законодательством, а лишь указанные в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. В подпункте 12 обозначены расходы на содержание служебного транспорта и компенсация за личные легковые автомобили и мотоциклы, выданная в пределах норм. Нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Таким образом, при налогообложении можно признать только небольшие суммы — от 600 до 1500 руб. в месяц. Причем предполагается, что в них входят все затраты, то есть дополнительно списать стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта транспорта не удастся. Более того, Минфин и налоговые органы настаивают, чтобы для учета выплаченных компенсаций заполнялись путевые листы, которые свидетельствуют, что транспортом распоряжались в производственных целях.

Об этом говорится, например, в письмах Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6 и УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776

Конечно, требование путевых листов спорно. В Налоговом кодексе о них не упоминается, а подтвердить служебный характер перевозок могут приказы о возмещении затрат и другие документы. Однако в рассматриваемом случае это не имеет значения. Дело в том, что компенсации за использование собственных грузовых автомобилей в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ не указаны. Нет их и в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, в котором указаны нормы. Значит, включить в налоговую базу при упрощенной системе выплаты работникам, предоставляющим работодателю личные грузовики, не удастся. И наличие путевых листов никак не поможет.

Что можно изменить

Организации выгоднее заключить договоры аренды грузовых автомобилей работников. Арендатор вправе относить на расходы арендную плату, а также затраты на содержание и ремонт транспортных средств, в том числе стоимость ГСМ.

Предлагаем пересмотреть отношения с менеджерами по продажам и вместо соглашения на компенсацию заключить договоры аренды их автомашин.

По договору аренды одно лицо предоставляет другому свое имущество во временное пользование за плату (ст. 606 ГК РФ). В договоре указываются предмет аренды (в данном случае — грузовой автомобиль), порядок его эксплуатации, обязанности сторон по ремонту и обслуживанию, арендная плата, срок аренды и условия досрочного прекращения договора. Если срок аренды не определен, договор считается бессрочным (п. 2 ст. 610 ГК РФ). В этом случае и арендатор, и арендодатель в любое время вправе отказаться от обязательств, предупредив контрагента не позднее чем за месяц.

Капитальным ремонтом арендуемого объекта должен заниматься арендодатель, текущим — арендатор (ст. 616 ГК РФ), но сторонам не запрещено вводить в договор иные правила.

Об этом можно узнать в статье «Когда налоговая вправе рассчитать доход по-своему» // Упрощенка, 2008, № 12

Передача имущества по договору аренды фиксируется в акте приема-передачи. Зачем нужен договор аренды, да еще и акт? В перечне расходов, признаваемых при упрощенной системе, в подпункте 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ указаны арендные платежи. Это означает, что всю сумму, уплаченную по договору аренды, можно включить в налоговую базу. Заметим, что стоимость аренды устанавливается сторонами и не нормируется. Однако налоговики вправе проверить ценообразование (п. 2 ст. 40 НК РФ):

при сделках между взаимозависимыми лицами;товарообменных (бартерных) операциях;внешнеторговых сделках;разнице более 20% по сравнению с ценами, применяемыми налогоплательщиком на идентичные (однородные) товары (работы, услуги) в течение непродолжительного времени.

Поясним следующее. Взаимозависимыми лицами, в частности, считаются сотрудники, из которых один подчиняется другому по должности (подп. 2 п. 1 ст. 20 НК РФ). Договор аренды подписывают работник и директор. Не вытекает ли из этого, что его заключают взаимозависимые лица? Нет, так как работник оформляет сделку не с директором, а с организацией, то есть физическое лицо договаривается с юридическим. Признать организацию и работника взаимозависимыми может только суд (п. 2 ст. 20 НК РФ). Поэтому стоимость аренды допускается устанавливать любую. Главное, чтобы в двух договорах ее размеры не различались более чем на 20%.

Используя грузовые автомобили работников, организация вправе, кроме арендной платы, списывать затраты на обслуживание машин (ГСМ, масла и т. д.) согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Стоимость ремонта удастся учесть только в том случае, если по договору его должен осуществлять арендатор (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Как мы сказали, в соответствии с Гражданским кодексом арендатор отвечает только за текущий ремонт, поэтому не может отразить при налогообложении расходы на капитальные обновления, если в договоре нет соответствующего условия.

Для учета понадобится оформлять и путевые листы. Можно заполнять их не ежедневно, а, например, раз в неделю или в месяц, отражая каждую поездку. Кстати, Минфин не против, чтобы организации применяли собственные формы, если в них содержатся нужные реквизиты (см. письмо от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).

Таким образом, заключив договор аренды грузовиков, работодатель вправе списывать практически все виды эксплуатационных расходов (кроме отсутствующих в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ). Правда, в данном варианте есть недостаток: по договору аренды имущество передается в полное пользование арендатора, поэтому на автомобиле работника может ездить кто угодно. Хотя это легко устранить, назначив шофером владельца или заключив договор аренды грузовика с экипажем. Только в последнем случае ремонтировать объект должен будет арендодатель.

Пример договора аренды транспортного средства с экипажем давался в статье «Юридические тонкости, связанные с использованием личного имущества в служебных целях» // Упрощенка, 2008, № 8

Что говорят суды

О расходах по договору аренды. Организация, применяющая упрощенную систему, заключила с работником договор аренды автомобиля и отражала расходы на содержание имущества. Налоговая инспекция сочла, что стоимость ГСМ, ремонта и технического обслуживания нельзя было учитывать, так как, по ее мнению, в расходы можно было включить только компенсацию, предусмотренную постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Организация не согласилась и подала в суд. ФАС Западно-Сибирского округа (постановление от 22.11.2006 № Ф04-8284/2005 (27935-А45-40)) признал решение налоговой инспекции незаконным. Налоговики не доказали отсутствие арендных отношений между владельцем автомобиля и организацией, а расходы, ставшие причиной спора, были подтверждены договором, авансовыми отчетами, путевыми листами, кассовыми и товарными чеками. Следовательно, расходы учитывались правомерно в соответствии с подпунктами 3 и 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

О путевых листах. В упомянутом ранее ФАС Западно-Сибирского округа рассматривалось дело (постановление от 23.05.2006 № Ф04-2874/2006 (22560-А27-15), когда налоговая не приняла затраты предпринимателя на покупку горюче-смазочных материалов из-за того, что в путевых листах не указывалось место отправления и назначения, а также маршрут автомобиля. По мнению суда, раз покупка топлива очевидна, расходы нельзя не принять, и хотя путевые листы нужно заполнять, записи в них не являются определяющими для налогового учета.

Мало того, ФАС Северо-Западного округа (постановление от 18.01.2008 № А56-15033/2007) заявил, что при аренде путевые листы вообще не важны. Разбиралась такая ситуация. Одна организация арендовала у другой автомобиль с экипажем и списывала в расходы арендную плату. Сославшись на отсутствие путевых листов и актов приема-передачи машины, инспекция отклонила расходы. Однако суд поддержал налогоплательщика, указав, что путевые листы необходимы не для учета стоимости аренды, а для начисления заработка водителям. А так как водители состояли в штате арендодателя, арендатор не выдавал им зарплату и путевые листы были ни к чему.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль