Как избавиться от безнадежной дебиторской задолженности

2191

Чтобы в вашем учете появилась дебиторская задолженность, достаточно того, чтобы вам не вернули взятые в долг деньги, не отгрузили оплаченные товары или чтобы сотрудник не отчитался по подотчету. То есть дебиторская задолженность — это чей-то долг перед вашей фирмой в виде денег, обязательств и т. п. Для взыскания задолженности существуют свои правила и сроки. Если ценности не будут возвращены, долг признается нереальным к взысканию и его придется списать. Зачем это делать и как отразить эту операцию в учете, вы узнаете из данной статьи.

Дебиторская задолженность — правила

Списывать задолженность, нереальную к взысканию, нужно в силу общих правил ведения бухучета (п. 77 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Ведь любой актив, который не приносит экономическую выгоду компании, в том числе и дебиторская задолженность, должен быть отнесен на убытки. Иначе отчетность, включающая в себя этот актив, не предоставит пользователю информацию о реальном финансовом состоянии фирмы (п. 1 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Например, банк, который при выдаче кредита станет ориентироваться на «дебиторку» как на возможный способ погашения долга, получит недостоверную информацию, если эта задолженность является нереальной для взыскания. Аналогично ошибутся собственники, если будут рассматривать просроченные долги как источник поступления средств в будущем. Именно поэтому задолженность надо своевременно списывать со счетов бухучета.

Основания для списания дебиторской задолженности

Как мы уже отметили, списывать нужно задолженность, нереальную к взысканию. То есть ту, которую уже невозможно получить назад. Перечень возможных оснований для этого следующий (п. 77 Положения).

1. Истек срок исковой давности. Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Истекает он, если вы на протяжении трех лет не предпринимали никаких действий, чтобы взыскать задолженность со своего должника.То есть не направляли должнику требование об уплате долга, не подписывали с ним акт сверки и т. п.

Правила, по которым вам следует отсчитывать срок исковой давности по задолженности, приведены в таблице (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

С какого момента отсчитывать срок исковой давности

Ситуация

С какого момента отсчитывать течение срока

Дата погашения долга заранее определена (например, прописана в договоре)

Со дня, следующего после окончания установленной даты платежа

Срок исполнения обязательства договором не определен

С момента, когда вы последний раз направляли своему должнику требование об уплате задолженности

На возврат денег вы дали лицу определенное время

По окончании последнего дня этого срока

Если в течение трехлетнего срока исковой давности вы предпринимали какие-либо действия по взысканию задолженности с вашего должника, срок исковой давности прерывается и начинает отсчитываться заново. Время, которое прошло до перерыва срока, в новый расчет не включается (ст. 203 ГК РФ).

Например, вы подписали с должником акт сверки и он признал задолженность. Либо подали на должника в суд. Или он частично оплатил свой долг, подал заявление на взаимозачет — все эти действия прерывают срок исковой давности и его надо начинать отсчитывать заново (постановления Пленума Верховного суда РФ от 12.11.2001 № 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 № 18). Подтвердят признание долга в таком случае следующие документы: акты сверки, заявления, письменные просьбы должника, переписка и др.

Вместе с тем обращаем ваше внимание на такое ограничение: срок давности не может превышать 10 лет со дня, когда право было нарушено. Причем даже если срок прерывался. Поэтому бесконечно откладывать списание долга вы не сможете. Отнести на расходы дебиторскую задолженность нужно будет по истечении 10 лет с момента просрочки.

Исключение — случаи, которые установлены Федеральным законом от 06.03.2006 № 35-ФЗ «О противодействии терроризму», например задолженность по возмещению вреда, в том числе морального, причиненного терактом. На нее 10-летний срок не распространяется (п. 2 ст. 196 ГК РФ).

Остальные основания, которые мы сейчас перечислим, позволят вам списать «дебиторку» раньше, чем истек срок ее исковой давности. То есть до того, как пройдет три года. Причина тому — наступление различных обстоятельств в силу гражданского и иного законодательства, вследствие которых погасить долг уже невозможно. При этом нереальность взыскания «дебиторки» вам надо будет подтвердить документально.

2. Ликвидация фирмы-должника или прекращение деятельности предпринимателя. Ликвидация организации может быть произведена по решению суда, учредителей или в результате банкротства (ст. 61, 65 и 419 ГК РФ). Предприниматель заканчивает деятельность по своему решению или в результате банкротства (ст. 22.3 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ и ст. 25 ГК РФ). Завершается ликвидация компании или прекращается деятельность индивидуального предпринимателя в тот момент, когда соответствующая запись внесена в Единый государственный реестр юрлиц (ЕГРЮЛ) или Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Поэтому если вы полагаете, что ваш должник ликвидирован или прекратил бизнес — не отвечает на письма, звонки, не располагается по своему адресу, то возьмите на него в ИФНС выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Она подтвердит, что должника нет, и позволит вам списать долг, не дожидаясь истечения срока исковой давности. Или распечатайте соответствующую информацию с сайта ФНС России: http://www.nalog.ru/ (для этого зайдите в разделы «Электронные сервисы» / «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента» и введите туда данные о контрагенте). Также обращаем ваше внимание на такой момент. С 1 сентября 2014 года ликвидацией считается и исключение организации из ЕГРЮЛ по решению налоговиков из-за того, что компания в течение 12 месяцев не сдавала отчеты, не проводила операций хотя бы по одному счету (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ, Федеральный закон от 05.05.2014 № 99-ФЗ). Соответственно начиная с этой даты вы сможете списывать долги фирм, исключенных из ЕГРЮЛ по решению налоговых инспекторов.

Ранее же исключение компаний из ЕГРЮЛ по решению инспекторов не считалось полной ликвидацией (п. 8 ст. 22 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Поскольку такие действия налоговиков можно обжаловать. Соответственно задолженность компаний, ликвидированных налоговиками, на практике не списывали (письма Минфина России от 27.02.2013 № 03-03-06/1/5556 и от 08.11.2012 № 03-03-06/1/577). А ждали их полной ликвидации, например, в результате банкротства. Или когда истечет срок исковой давности по задолженности.

3. Получили документы от судебного пристава. Этими документами являются акт о невозможности взыскания долга и постановление об окончании исполнительного производства. Они вам выдаются, если вы выиграли дело в суде, но исполнить его решение не удалось из‑за того, что у должника нет ни денег, ни имущества, чтобы погасить долг. Тогда вам возвращают исполнительный лист, выносят постановление об окончании производства и выдают акт о невозможности взыскания долга. Как получите эти документы, вы сможете списать «дебиторку». Однако если в течение трех лет после получения бумаг у вас появится информация, что должник разбогател, то вы можете снова обратиться к приставам для возврата долга и предъявить им исполнительный лист. Они продолжат работу по взысканию средств (подп. 3 и 4 п. 1 и п. 4 ст. 46 Федерального закона от 02.10.2007 № 229‑ФЗ). Если деньги удастся вернуть, нужно будет восстановить списанный долг.

4. Гражданин-должник умер или его признали безвестно отсутствующим. Такая ситуация возможна, например, когда вы выдали сотруднику деньги под отчет, а потом его не стало — он умер или пропал (ст. 42, 45 и 418 ГК РФ). В связи с этим взыскать долг с него невозможно. В таком случае, чтобы подтвердить факт смерти, вам понадобится свидетельство о смерти гражданина (его копия, заверенная нотариально) или решение суда о признании его умершим. А для обоснования пропажи — решение суда о признании безвестно отсутствующим. Эти документы вы можете взять у родственников умершего (пропавшего) гражданина. Или сами обратитесь в суд для признания гражданина умершим или безвестно отсутствующим (ст. 276 ГПК РФ и Определение Московского областного суда от 22.03.2011 по делу № 33-6303).

5. Произошли обстоятельства, не зависящие от воли сторон, из-за которых погасить долг невозможно. Например, пожар, наводнение и прочие природные (чрезвычайные) условия (ст. 416 ГК РФ). Если наличие таких обстоятельств подтверждено документально, вы сможете списать долг. Обоснует сложные обстоятельства заключение или акт специальной инстанции — МЧС, Торгово-промышленной палаты (письмо Минфина России от 02.07.2009 № 03-02-07/1-336 и постановление Правления ТПП РФ от 30.09.94 № 28-4). Или решение суда, которым доказано, что взыскать долг нереально (постановления ФАС Московского округа от 29.09.2004 № КГ‑А40/8877‑04 и ФАС Поволжского округа от 24.01.2006 № А06-3101/2-16/04).

Мы рассказали о наиболее известных основаниях, при наступлении которых вы вправе списать дебиторскую задолженность. Но помимо них вы можете самостоятельно выделить и другие обстоятельства, когда задолженность становится нереальной для взыскания. Жестких требований для этого в бухучете нет (п. 77 Положения). При этом все свои основания закрепите в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Чтобы потом знать, какие долги списывать.

Документами для списания дебиторской задолженности

Для того чтобы списать «дебиторку», вам придется подготовить следующие документы (п. 77 Положения):

1) акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Этот документ необходим, так как дебиторская задолженность выявляется именно по результатам инвентаризации. Форма акта может быть как произвольная, так и унифицированная (№ ИНВ‑17), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Но если вы решите использовать унифицированный бланк, то учтите, что там есть только графы для отражения долгов с истекшим сроком давности. Для сумм, которые взыскать невозможно по другим основаниям (ликвидация фирмы, смерть гражданина и пр.), вам придется добавить дополнительные графы;

2) бухгалтерская справка. В ней укажите все сведения о задолженности и объясните причину ее списания. Примерный образец справки мы привели ниже.

На основании этих бумаг оформите приказ руководителя о списании «дебиторки». И обозначьте там сумму задолженности, которую вы списываете.

Как отразить списанную дебиторскую задолженность в учете

В бухгалтерском учете вы можете списать «дебиторку» за счет резерва по сомнительным долгам либо сразу отнеся ее на финансовые результаты (п. 70 и 77 Положения). Первый вариант возможен, если вы создавали резерв по сомнительным долгам. В таком случае списывайте задолженность следующей проводкой:

ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62 (71, 73, 76…)

— списана за счет резерва «дебиторка».

Напомним, формировать резерв по сомнительным долгам обязаны все фирмы, в том числе и те, кто работает на упрощенной системе налогообложения. Однако прямой ответственности за его отсутствие нет. Санкции могут быть, только если из-за неначисления резерва какая-либо из строк бухотчетности окажется искажена как минимум на 10%. И если это обнаружат налоговики. Тогда должностному лицу фирмы может быть выписан штраф на сумму от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Если же фирма исправно платит налоги и предоставляет отчетность, вряд ли налоговых инспекторов обеспокоит тот факт, создала она резерв или нет.

Если же резерв вы не создавали или его величины недостаточно, то списывайте долги сразу на прочие расходы такой записью (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 62 (71, 73, 76…)

— отнесена на финансовые результаты дебиторская задолженность (задолженность, не покрытая резервом).

Делайте такие проводки в том отчетном периоде, когда взыскать задолженность становится нереально. Например, когда истек срок ее исковой давности, произошли иные обстоятельства. При этом дата списания не обязательно должна совпадать с датой наступления данных обстоятельств. Главное, чтобы задолженность была отнесена на расходы к моменту составления бухгалтерской отчетности.

Обратите внимание, списание безнадежной «дебиторки» не является аннулированием долга. Поэтому в течение пяти лет с того момента, как вы списали ее, отражайте задолженность за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». И производите запись:

ДЕБЕТ 007

— отражена за балансом списанная дебиторская задолженность.

В течение этого времени следите за тем, изменилось ли имущественное положение должника, чтобы не пропустить возможность снова обратиться за взысканием долга. Если у должника появятся средства и он вернет вам долг или его часть, то на поступившую сумму восстановите резерв (если его создавали), сделав следующую проводку:

ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»

— восстановлен резерв в части погашения дебиторской задолженности.

А также сделайте запись:

КРЕДИТ 007

— списан безнадежный долг, погашенный должником.

В налоговом учете при УСН сумму списанной «дебиторки» расходом вы признать не можете. Поскольку такой вид затрат не поименован в закрытом перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Так же считает и Минфин России в своем письме от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274.

Пример. Бухгалтерский и налоговый учет списанной «дебиторки»

ООО «Успех», применяющее упрощенную систему налогообложения, в октябре 2011 года поставило ООО «Рига» товары на сумму 70 000 руб. По договору поставки они должны быть оплачены до 29 октября 2011 года включительно. В установленный срок деньги так и не поступили. В течение трех лет ООО «Успех» не принимало никаких попыток взыскать с ООО «Рига» сумму «дебиторки». 30 октября 2015 года ее срок исковой давности истек.

Руководитель ООО «Успех» принял решение о списании дебиторской задолженности в связи с истекшим сроком исковой давности. Для этого на основании акта инвентаризации расчетов и бухгалтерской справки он издал приказ о списании задолженности за счет средств созданного резерва (неиспользованный остаток резерва по состоянию на октябрь 2015 года составил 100 000 руб.).

В бухгалтерском учете ООО «Успех» сделаны следующие записи:

в октябре 2015 года

ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62

— 70 000 руб. — списана за счет резерва «дебиторка» за неоплаченные товары с истекшим сроком давности;

ДЕБЕТ 007

— 70 000 руб. — отражена сумма списанной дебиторской задолженности за балансом.

В налоговом учете при УСН списание дебиторской задолженности бухгалтер организации никак не отразил.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль