Авансовый отчет работника по подотчетным суммам

2159

Прежде всего работник должен написать заявление о выдаче денег под отчет.

Заявление должно содержать:

  • сумму, которую надо выдать под отчет
  • срок, на который выдаются деньги
  • подпись руководителя организации (иного лица, уполномоченного подписывать заявления о выдаче денег под отчет доверенностью)
  • дату подписания заявления

Если наличные выдаются под отчет директору, то подписывать адресованное самому себе заявление и ставить на нем разрешительную надпись он не должен. Заявлению равнозначно собственноручно подписанное письменное распоряжение директора, в котором он от руки укажет сумму и срок, на который выдаются деньги.

Авансовый отчет работника

Видео по налогу на имущество смотрите в Школе УСН.

Вот примерная форма распоряжения.

Авансовый отчет работника по подотчетным суммам

После того, как работник напишет заявление, бухгалтеру нужно оформить расходный кассовый ордер (РКО) (бланк РКОобразец заполнения РКО), который должен подписать главный бухгалтер организации (иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов доверенностью).

После того как работник поставит свою подпись на РКО, кассир (работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), а если его нет — руководитель организации выдает работнику деньги из кассы и подписывает РКО.

В бухучете выдача денег под отчет оформляется проводкой:

Д 71 — К 50 Работнику выданы деньги под отчет

Обратите внимание: выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Однако если работник не представил авансового отчета, подотчетные суммы могут быть признаны доходом работника. И тогда эти суммы будут облагаться НДФЛ и взносами.

Заявления на подотчет не пишется:

  • при выдаче денег работнику путем перечисления на карту (корпоративную или зарплатную)
  • при возмещении потраченных работником личных денег
  • при выдаче суточных

Выдавать наличные деньги под отчет можно только после полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученным под отчет суммам.

Срок, на который выдаются наличные деньги под отчет, устанавливает руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Как правило, такой срок прописывается в положении или приказе о порядке выдачи и возврата подотчетных сумм. Но в любом случае работник, получивший деньги, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней после окончания этого срока. Для этого сотрудник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему подтверждающие документы. Это и есть отчет работника  по подотчетным суммам.

Если же деньги не истрачены, работник обязан вернуть их в кассу, причем в тот же срок. Нельзя выдавать наличные под отчет, если работник полностью не отчитался по ранее выданным подотчетным суммам.

Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 (бланк АО-1образец заполнения). Она используется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений, для учета выданных под отчет денежных средств.

Авансовый отчет является двусторонним документом, который заполняется подотчетным лицом и бухгалтером. Он составляется в одном экземпляре. Обратите внимание: авансовый отчет, оформленный на компьютере, не может храниться только в электронном виде. Его обязательно нужно распечатать и подписать у руководителя, главного бухгалтера и подотчетного работника.

Не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы денежные средства, или возврата из командировки работник должен составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.

Сотрудник заполняет оборотную сторону формы. В графах 2—4 работник указывает реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы (дату, номер и наименование), а в графе 5 — суммы затрат по ним. Если деньги выдавались в валюте, работник отражает сумму в графе 6.

Документы, приведенные в форме, работник прикладывает к авансовому отчету. К ним относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т. д. Без них организация не сможет отразить в налоговой базе произведенные расходы. Напомним, все затраты, учитываемые при упрощенной системе, должны быть документально подтвержденными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер должен проверить отраженную информацию, целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм. После этого он может приступить к заполнению основной части отчета.

Отчету присваивается номер и проставляется дата. Далее на лицевой стороне формы бухгалтер записывает наименование структурного подразделения, в котором работает подотчетное лицо, его фамилию и инициалы, табельный номер, а также должность. Рядом указывается назначение аванса.

Ниже, в таблицу слева, вписывают сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также о сумме текущего аванса. Затем отражают общую сумму полученных и израсходованных средств и сумму остатка либо перерасхода. Обратите внимание: строка 1а заполняется, только если подотчетное лицо получило деньги в валюте.

Справа находится таблица, в которой делаются бухгалтерские записи. Сюда бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер вписывает в графу 7 суммы расходов, принятых к учету, а в графу 9 — счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Графа 8 заполняется, если деньги выдавались в валюте.

Внизу авансового отчета имеется часть, которая представляет собой расписку бухгалтера в том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке. Здесь бухгалтер должен указать Ф.И.О. подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов, а также поставить свою подпись. Затем расписка отрывается от отчета и выдается подотчетному лицу.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если же работник потратил больше, чем ему выдали, то сумму перерасхода по авансовому отчету он получает из кассы по расходному кассовому ордеру. Запись об этом делается на лицевой стороне формы. Там же отражаются номер и дата кассового ордера.

Авансовый отчет подписывают на лицевой стороне бухгалтер и главный бухгалтер, на оборотной стороне — подотчетное лицо. Далее документ представляется руководителю, который своей подписью на лицевой стороне утверждает отчет на соответствующую сумму (прописью и цифрами данная сумма должна быть указана на лицевой стороне формы).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль