Командировочные расходы

2236

Работнику, направленному в командировку, организация обязана возместить расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, суточные,  другие расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Все это называется командировочные расходы. И их нужно правильно учесть при УСН.

Командировочные расходы на проезд

Организация обязана возместить работнику расходы на проезд до места командировки и обратно. Работнику, командированному в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, также компенсируются расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Возместив работнику затраты на проезд, организация, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, вправе учесть в расходах выплаченную сумму (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом к расходам на проезд относятся:

  • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
  • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • стоимость проезда до места (к станции, пристани, аэропорту) отправления в командировку и от места возвращения из командировки, если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Работнику, направленному в загранкомандировку, дополнительно возмещаются (п. 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы организация вправе отразить в налоговой базе. Естественно, только при наличии документа, свидетельствующего об оплате соответствующих услуг. Напомним, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ при «упрощенке» признаются только обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно не облагаются:

  • НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование и обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Отметим, НДФЛ и страховые взносы не нужно начислять даже в том случае, когда расходы на проезд, произведенные с разрешения работодателя, превышают размеры, определенные в локальном нормативном акте организации (письмо Минфина России от 31.12.2011 № 03-04-06/6-364).


Производственный календарь на 2017 год поможет бухгалтерам планировать свою деятельность в 2017 году. Скачайте или распечатайте.

Командировочные расходы на жилье

Организация самостоятельно устанавливает порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки (ст. 168 ТК РФ). Например, конкретные суммы возмещения и требования к документальному подтверждению работником расходов организация может прописать в коллективном договоре или ином локальном акте (приказе, положении о командировках и т. д.).

Возместив работнику затраты по найму жилого помещения, организация, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, вправе учесть в расходах выплаченную сумму (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но при условии, что работник предоставит в бухгалтерию документ, подтверждающий понесенные расходы (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, квитанцию или счет из гостиницы (письмо Минфина России от 22.05.2007 № 03-03-06/1/279), кассовый чек или бланк строгой отчетности, который соответствует требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

Произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в командировке не облагаются:

  • НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование и обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Отметим, не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы и в случае, когда фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила лимит компенсации, установленный внутренним документом организации (письмо Минфина России от 04.07.2012 № 03-04-06/6-204). Правда, от сотрудника следует получить письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья.

Командировочные расходы на суточные

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства, называются суточными. Организации вправе выплачивать командированным работникам суточные в любых размерах, предусмотренных коллективными договорами или внутренними нормативными актами: приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. д. (ст. 168 ТК РФ). Законодательно установленного лимита суточных для командировок по России или за границу не существует. Каждый работодатель устанавливает размер суточных самостоятельно. Образец приказа об установлении нормы суточных по организации приведен в конце статьи.

Суточные сотрудникам следует выплатить за все дни пребывания в командировке (в том числе за выходные и праздничные дни), а также за дни нахождения в пути (включая дни отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день нужно выплатить в полном размере.

Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство прибывает после 00 часов — следующие сутки. Сутки, которые включают в себя время прибытия транспортного средства, являются последним днем командировки. Суточные за этот день полагаются работнику в полном размере.

Отметим, для работников, которые трудятся удаленно (на дому), пунктом выезда в командировку (возвращения из командировки) является их местожительство. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 02.06.2011 № 03-03-06/1/322.

Вопрос о целесообразности ежедневного возращения работника из места командировки к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решает руководитель организации. При этом он должен учесть удаленность расстояния, условия транспортного сообщения, характер выполняемого задания, необходимость создания сотруднику условий для отдыха.

Если речь идет о командировке по России и принято решение, что работник будет ежедневно возвращаться к месту жительства, то суточные ему не выплачиваются (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В случае же, когда работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командировки, ему возмещаются расходы по найму жилого помещения в размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. Конечно, при предоставлении подтверждающих документов.

При зарубежных командировках суточные нужно выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. В таком случае выплатить их надо в размере, составляющем 50% от норм суточных, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Заболевшему во время командировки работнику суточные выплачиваются в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Кроме того, за период болезни работнику полагается пособие по временной нетрудоспособности.

Организации, применяющие УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, вправе суточные отразить в составе расходов (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Налоговую базу можно уменьшить на всю сумму суточных, установленную коллективным договором или локальным нормативным актом и выданную работнику за время служебной поездки. Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письме от 17.08.2009 № 03-11-09/283.

Безусловно, все учитываемые затраты организации должны быть оправданны и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Это значит, что учесть суточные в расходах можно лишь в том случае, когда все документы по командировке правильно оформлены (составлен приказ и т. д.).

Размер суточных в целях расчета НДФЛ нормируется. Не облагаются НДФЛ суточные в пределах (п. 3 ст. 217 НК РФ):

  • 700 руб. за день нахождения в командировке по России;
  • 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм, необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Суточные по своей сути являются частичной компенсацией расходов, которые сотрудник несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей во время командировки. Такие компенсации не облагаются взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Но при условии, что компенсации предусмотрены действующим законодательством и выплачиваются в пределах установленных норм (подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 ТК РФ. Эта же статья обязывает организацию закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.

Получается, страховыми взносами не облагаются суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации. С превышения придется начислить взносы. 

Вопросы по спецоценке, вы можете задать нашим экспертам.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Упрощенка

      «Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса.

      Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи.

      Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в августе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль