Компенсация расходов на проезд по работе

2148

Если вы решили возмещать сотруднику расходы, связанные с его разъездами по рабочим делам, оформить такую выплату можно одним из двух способов.

Первый — сразу в трудовом договоре прописать, какая именно сумма будет возмещаться. При этом с такой выплаты нужно исчислять зарплатные налоги.

Второй — вы компенсируете лишь те траты, которые подтверждены документами: билетами, чеками ККТ или БСО, полученными в такси. Зарплатные налоги с такой компенсации не уплачиваются. Давайте посмотрим, когда какой способ можно применять.

Работнику назначена определенная сумма на проезд

В данной ситуации пропишите в трудовом договоре с сотрудником конкретную сумму, которую будете выплачивать за проезд. Получать от него ежемесячно документы, подтверждающие реальные расходы, не потребуется. Но вы можете установить такое правило, чтобы отслеживать, насколько выплачиваемая вами сумма покрывает реальные траты работника на оплату проезда.

Также вам целесообразно составить Положение о порядке оплаты расходов на проезд (далее — Положение) и указать в нем, что некоторым работникам возмещаются затраты на поездки в фиксированной сумме. Для чего это нужно? Чтобы обосновать, почему, например, сотрудникам, занимающим одну и ту же должность и имеющим одинаковую квалификацию, вы выплачиваете разную заработную плату (ст. 132 ТК РФ и Определение Верховного суда РФ от 06.04.2011 № 3-Г11-7). Ведь фактически сумма за проезд — это доплата к заработку. А если же у одного сотрудника в трудовом соглашении прописана одна сумма, а у другого — на этой же должности другая, это нарушение норм ТК РФ. Компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Напомним, что размер оплаты труда — это одно из обязательных условий трудового договора, которое должно быть четко указано (ст. 57 ТК РФ).

Поэтому чтобы у проверяющих не возникло вопросов, включите в Положение пункт, кому из работников вы возмещаете затраты на проезд.

В бухгалтерском учете начисление доплаты отражайте такой же проводкой, как и начисление заработной платы:

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 70

— начислена доплата к заработку сотруднику.

Устанавливая конкретную сумму, не забудьте, что она должна быть экономически обоснованной. Поэтому руководствуйтесь частотой поездок и ценами на проезд, действующими в той местности, где будет разъезжать ваш сотрудник.

Все это нужно для того, чтобы учесть выплату при расчете «упрощенного» налога как затраты на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Конечно, если вы применяете УСН с объектом доходы минус расходы.

Что касается зарплатных налогов, то в этом случае они начисляются. Перечислите НДФЛ и страховые взносы со всей выплаты. Это следует из пункта 1 статьи 210 и подпункта 6 пункта 1 статьи 208 Налогового кодекса РФ, пункта 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и пункта 1 статьи 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Ведь такую фиксированную сумму налоговики считают доплатой к зарплате. И в качестве компенсации не рассматривают, поскольку сумма не привязана к конкретным затратам, а представляет собой все же конкретно определенную величину.


Производственный календарь на 2017 год поможет бухгалтерам планировать свою деятельность в 2017 году. Скачайте или распечатайте.

Сотруднику компенсируются конкретные расходы

В этом случае в трудовом договоре с сотрудником пропишите пункт о том, что работа носит разъездной характер. И все расходы на проезд компенсируются исходя из фактически понесенных затрат на основании подтверждающих документов. Если сразу это в договоре не было прописано, оформите к нему дополнительное соглашение. Аналогичные формулировки приведите и в Положении.

Также утвердите перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, рекламные и торговые агенты, экспедиторы и т. п. Данный перечень можно привести в качестве приложения к Положению (п. 1 письма ФНС России от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488).

Кроме того, условие о разъездном характере работы пропишите в должностной инструкции сотрудника.

Именно при таком оформлении ваша выплата будет рассматриваться как компенсация. А это значит, что с такой компенсации не нужно платить какие-либо зарплатные налоги. То есть начислять НДФЛ и страховые взносы вам не потребуется. Такое освобождение прямо предусмотрено законодательством (ст. 168.1 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ, абз. «и» подп. 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212‑ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Порядок предоставления работником подтверждающих документов подробно пропишите во внутреннем Положении. Например, по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц) сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).

Что касается налогового учета такой выплаты, то «упрощенцы» с объектом доходы минус расходы могут включать в налоговую базу при упрощенной системе только те расходы, которые упомянуты в перечне из пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Непосредственно компенсации на проезд работникам с разъездным характером деятельности в нем не упомянуты. Поэтому учесть компенсацию на проезд в расходах не получится (письмо ФНС России от 04.04.2011 № КЕ‑4-3/5226).

Вы можете спросить: а разве нельзя выплату компенсации рассматривать в качестве расходов на оплату труда и по этому основанию включать в налоговую базу при упрощенной системе? Ответ — нет. На это есть две причины. Во-первых, если вы признаете компенсацию расходами на оплату труда, получается, что это уже не компенсация конкретных затрат, а доплата к заработку. Значит, с нее нужно исчислять зарплатные налоги. А это уже, согласитесь, не так выгодно. Во-вторых, Минфин говорит, что компенсация за проезд предусмотрена трудовым законодательством и не связана с системой оплаты труда (письмо Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174). Значит, к расходам на оплату труда ее относить неверно. Поэтому и оснований для учета подобных сумм в расходах на УСН нет.

Обратите внимание: выплачивать компенсацию вы можете вперед, авансом, выдавая деньги под отчет. При этом делается проводка:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— выданы из кассы деньги сотруднику для выполнения трудовых обязанностей.

Когда сотрудник отчитается, представит авансовый отчет с документами, подтверждающими траты, вы сделаете проводку:

ДЕБЕТ 26(44) КРЕДИТ 71

— учтена компенсация расходов на проезд, подтвержденных документами.

В налоговом учете при УСН ни выплату денег под отчет, ни списание израсходованных сумм, как мы уже сказали, отражать не нужно.  

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Упрощенка

      «Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса.

      Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи.

      Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в августе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль