Компенсации работникам: НДФЛ, страховые взносы, расходы при УСН

6344

Из материала вы узнаете:

  • Компенсации за использование личного имущества в служебных целях
  • Компенсации за неиспользованный отпуск
  • Компенсация за задержку зарплаты

Работодатель выплачивает различные виды компенсации работникам. Например, компенсация за неиспользованный отпуск, за задержку зарплаты, за использование автомобиля для работы. Все эти компенсации учитываются при УСН по-разному. Какие-то облагаются взносами и НДФЛ. Какие-то можно поставить в расходы при УСН, с другими этими сделать нельзя.

Все компенсации при УСН мы собрали в таблицы, из которых вы сразу узнаете, облагается та или иная компенсация взносами и НДФЛ или нет. И можно ли учитывать эту компенсацию в расходах при УСН.


Производственный календарь на 2017 год поможет бухгалтерам планировать свою деятельность в 2017 году. Скачайте или распечатайте.

Компенсации за использование личного имущества в служебных целях*

Особенности оформления

Можно ли учесть в расходах при УСН

Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами

Компенсация за использование автомобиля

Составьте приложение к трудовому договору или двустороннее соглашение об использовании имущества. Укажите в нем размер компенсации, вид имущества и его технические характеристики (марку автомобиля, год выпуска, объем двигателя, государственный регистрационный номер). Также пропишите порядок использования автомобиля, например «в связи с отсутствием у организации служебного транспорта работник использует для поездок за строительными материалами собственный автомобиль» (ст. 188 ТК РФ). К соглашению приложите копию документа о праве собственности на автомобиль. Срок действия приложения (соглашения) может быть любой, но в пределах действия трудового договора

Можно учесть компенсацию только в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Они составляют 1200 руб. в месяц за использование в служебных целях легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 см3 включительно и 1500 руб. в месяц — свыше 2000 см3, за использование в служебных целях мотоциклов — 600 руб. в месяц ( п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). Компенсации, выплаченные сверх норм, при расчете единого налога не учитываются. Причем компенсация по нормам включает в себя в том числе и стоимость израсходованного ГСМ (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140)

Не облагается НДФЛ и страховыми взносами (письмо ФНС России от 27.01.2010 № МН17-3/15@ и подп. 2«и» п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ)**

Компенсация за использование компьютера, мобильного телефона или другого имущества

В приложении к трудовому договору или в двустороннем соглашении укажите вид имущества и размер компенсации.*** Компенсацию начисляют ежемесячно независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивают (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140)

Не учитывается при УСН

Не облагается НДФЛ и страховыми взносами (письмо ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ и подп. 2«и» п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ)**

* Прежде чем выплачивать компенсацию за использование имущества, нужно составить приложение к трудовому договору или двустороннее соглашение, акт передачи имущества и приказ о выплате компенсации работнику.

** Если сотрудник использует в работе арендованное имущество или, например, управляет автомобилем по доверенности, то компенсация будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами (письма Минфина России от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228 и Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19).

*** Размер компенсации за использование личного имущества может быть любым. Но чтобы экономически обосновать компенсацию, можно ее определять исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации (письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19). Например, если стоимость компьютера составляет 27 000 руб., а срок использования — 5 лет, то можно установить размер ежемесячной компенсационной выплаты в сумме 450 руб. (27 000 руб. : 60 мес.).

Компенсации за неиспользованный отпуск

Особенности оформления

Можно ли учесть в расходах при УСН

Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении*

На основании заявления об увольнении и приказа руководителя рассчитайте работнику компенсацию (ст. 127 ТК РФ). За каждый отработанный месяц полагается 2,33 (28 дн. : 12 мес.) календарного дня отпуска (письмо Роструда от 26.07.2006 № 1133-6). Для расчета компенсации нужно среднедневной заработок умножить на количество дней неиспользованного отпуска**

Учитывается при УСН (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и п. 8 ст. 255 НК РФ)

Облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ и подп. 2«д» и 2«и» п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ)

Компенсация за неиспользованный отпуск работающему сотруднику

На основании приказа руководителя и письменного заявления от работника выплатите ему компенсацию (ст. 126 ТК РФ). Право подать такое заявление есть у тех, кто может взять дополнительный отпуск, превышающий 28 календарных дней в году. Например, это работники с ненормированным рабочим днем, сотрудники, работающие в районах Крайнего Севера (ст. 116, 117 и 321 ТК РФ). Чтобы определить сумму компенсации, среднедневной заработок умножьте на количество компенсируемых дней отпуска**

Учитывается при УСН (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и п. 8 ст. 255 НК РФ)

Облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ и подп. 2«д» и 2«и» п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ)

* Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении выплачивают независимо от того, сколько сотрудник проработал в компании и по причине чего был уволен (письмо Роструда от 02.07.2009 № 1917-6-1).

** Чтобы узнать, как рассчитать средний заработок для начисления компенсации, зайдите на сайт электронного журнала «Упрощенка» http://e.26-2.ru, выберите раздел «Правовая энциклопедия». После перехода в данный раздел в содержании найдите «Отпуск». Перейдите по ссылке и узнаете, как рассчитать средний заработок для выплаты компенсации.

Иные виды компенсаций работникам

Особенностиоформления

Можно ли учесть в расходах при УСН

Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами

Компенсация за задержку зарплаты (отпускных)

Если размер более высокой компенсации не установлен трудовым или коллективным договором, то рассчитайте ее исходя из 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ)

Не учитывается при УСН (письмо Минфина России от 31.10.2011 № 0303-06/2/164)

Не облагается НДФЛ минимальный размер компенсации, который рассчитывается по правилам статьи 236 ТК РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ и письмо ФНС России от 04.06.2013 № 4-3/10209@). Облагается страховыми взносами, так как не указана в статье 9 Закона № 212ФЗ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 15.03.2011 № 784-19)

Компенсация стоимости питания

Пропишите в трудовом (коллективном) договоре, что работодатель оплачивает питание работников

Учитывается при УСН, если в трудовом (коллективном) договоре прописана обязанность работодателя компенсировать такие расходы (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК РФ)

Облагается НДФЛ и страховыми взносами (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и письмо Минздравсоцразвития России от 19.05.2010 № 123919)*

Компенсация стоимости лечения

На основании заявления работника, документов, подтверждающих лечение, и письменного согласия руководства выплатите компенсацию

Учитывается при УСН, если в трудовом (коллективном) договоре прописана обязанность работодателя компенсировать такие расходы (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК РФ)

Арбитры полагают, что не облагается НДФЛ (постановления ФАС Северо-Западного округа от 20.11.2006 по делу № 48569/2005 и Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14324/04)**. Облагается страховыми взносами (письмо Минздравсоцразвития России от 17.05.2010 № 1212-19)

* Если компенсацию выплачивают взамен определенных продуктов питания (молока), которые положены за особые условия труда, то она не облагается страховыми взносами (подп. «б» п. 2 ст. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и Порядок осуществления компенсационной выплаты в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 № 45н).

** Минфин считает, что стоимость лечения и медобслуживания работников за счет организации облагается НДФЛ (письмо от 11.10.2011 № 03 04 05/7726).

Компенсации расходов на проезд (переезд)

Особенности оформления

Можно ли учесть в расходах при УСН

Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами

Компенсация расходов, связанных со служебными поездками, если работа сотрудников происходит в пути либо имеет разъездной характер

Оформите положение о разъездном характере работы сотрудника, установив в нем размер и порядок возмещения расходов на проезд. Также утвердите перечень профессий и должностей работников, работа которых имеет разъездной характер. В трудовом договоре укажите, что работа носит разъездной характер. При этом должность работника должна совпадать с одной из должностей, указанных в перечне (ст. 168.1 ТК РФ и п. 1 письма ФНС России от 06.08.2010 № ШС37-3/8488).

Чтобы выплачивать компенсации, потребуются документы, подтверждающие расходы на проезд (проездные документы, чеки контрольно-кассовой техники, квитанции на оплату услуг такси)

Не учитывается при УСН (письмо ФНС России от 14.03.2011 № КЕ-4-3/3943)

Не облагается НДФЛ и страховыми взносами (подп. 2«и» п. 1 ст. 9 Закона № 212ФЗ, письмо Минфина России от 14.05.2010 № 03-04-06/1-97 и п. 1 письма ФСС РФ от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П)

Компенсация расходов на проезд до места работы и обратно

Включите в трудовой (коллективный) договор пункт о компенсации расходов на проезд до работы и обратно. Ее можно выплачивать в фиксированной сумме или согласно произведенным расходам. При этом работник должен подать проездные документы. Оформите приказ руководителя о выплате компенсации

Учитывается при УСН (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК РФ)

Облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 210 и подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ и п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ)

Компенсация расходов при переезде на работу в другой город (район)*

На момент переезда сотрудник должен состоять в трудовых отношениях с тем же работодателем, по договоренности с которым он переезжает. Оформите соглашение с работником о переезде, в котором бы подтверждалось ваше согласие возместить расходы. Документ поможет доказать, что до переселения сотрудника между вами существовала договоренность (письмо Минфина России от 14.07.2009 № 03-03-06/2/140). Пропишите в допсоглашении к трудовому договору суммы компенсации и перечень возмещаемых расходов

Учитывается при УСН (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК РФ)

Не облагается НДФЛ, если сотрудник получил именно ту сумму, которая обозначена в допсоглашении (письмо Минфина России от 15.05.2013 № 06/1/16789)**.

Не облагается страховыми взносами (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212ФЗ)

* При смене места жительства, продиктованной производственной необходимостью, по предварительной договоренности с руководством возмещают расходы на проезд сотрудника, членов его семьи и доставку имущества (если работодатель не предоставляет транспорт) и домашнее обустройство (ст. 169 ТК РФ).

** Если сотруднику возмещаются затраты на наем квартиры, то сумма компенсации облагается НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина России от 15.05.2013 № 03-03-06/1/16789).

  

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль