Работник ездит по работе на общественном транспорте

7069
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
  • Какими документами подтвердить расходы на служебные поездки работника
  • Можно ли платить компенсацию на проезд в виде фиксированной суммы или разрешено выплачивать суммы только в размере фактически понесенных затрат
  • Как оплатить проезд сотрудникам, чья работа не носит разъездного характера
Сотрудники, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах, есть во многих компаниях. Например, с поездками связана работа курьеров и менеджеров по продажам. Часто при этом им приходится пользоваться общественным транспортом. А расходы на проезд, как следует из статьи 168.1 ТК РФ, в этом случае должны нести вы, работодатель. Какими именно способами можно и целесообразно оплачивать проезд, мы расскажем в данной статье. А вы сможете выбрать тот вариант, который наиболее удобен для вас.

Как компенсировать работнику фактическую стоимость проездных билетов

В данном случае вы возмещаете сотруднику его расходы на проезд, которые он должен подтвердить документально. Для этого по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц — на ваше усмотрение) сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет и прилагает к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).
В день, когда вы проверите отчет и его утвердит директор, понесенные сотрудником затраты отнесите на расходы проводкой:
ДЕБЕТ 20 (44, 08) КРЕДИТ 71
— учтена в составе расходов компенсация сотруднику расходов на проезд в размере фактической стоимости понесенных им затрат.
А саму выплату денег отразите проводкой:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)
— выплачена компенсация расходов на проезд.
Обратите внимание: компенсацию вы можете платить авансом. Тогда проводка по выдаче денег появится у вас в начале месяца. А можете выдавать компенсацию постфактум, в этом случае сотрудник вначале будет покупать билеты за свои деньги, а после подачи и утверждения авансового отчета получит законную компенсацию.
Если вы сначала выдаете аванс, может случиться ситуация, что денег сотруднику не хватит. Тогда ему нужно будет возместить перерасход и отразить это проводкой:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)
— возмещен работнику перерасход по авансовому отчету.
Если, наоборот, деньги у сотрудника остались, он должен их вернуть в кассу, и тогда можно будет сделать запись:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
— возвращены неиспользованные денежные средства, выданные под отчет.
На этом, по сути, с бухгалтерским учетом все. Начислять с выплаты НДФЛ и страховые взносы не нужно. Такое освобождение прямо предусмотрено законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, абз. «и» подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
Однако для того, чтобы подобным образом учитывать компенсацию расходов на проезд, нужно прежде соответствующим образом оформить документы. Прежде всего приказом руководителя должно быть утверждено положение о порядке оплаты расходов на проезд сотрудникам, имеющим разъездной характер работы. Перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками, можно привести в качестве приложения к этому приказу. Далее в трудовом договоре, заключенном с сотрудником, должно быть прописано, что он имеет разъездной характер работы и возникающие при этом расходы компенсируются ему согласно указанному положению. Если сразу в договоре это не было прописано, оформите к нему дополнительное соглашение.
Еще один документ — должностная инструкция. Если она есть (а желательно, чтобы была), пропишите и в ней условие о разъездном характере работы. Этого будет достаточно, чтобы возмещать сотруднику фактически понесенные им расходы на проезд и не платить с этой компенсации каких-либо зарплатных налогов.
Что касается налогового учета при УСН, то учесть компенсацию в расходах нельзя. Так как расходы в виде возмещения затрат, связанных с разъездным характером работы, напрямую в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ не поименованы. Некоторые могут возразить, что допустимо провести компенсацию по другому основанию — как расходы на оплату труда. Ведь последние как раз поименованы в подпункте 6 пункта 1 указанной статьи. Но компенсация за разъездной характер работы не входит в систему оплаты труда. И по этой причине применять данный пункт нельзя. Такие разъяснения даны, в частности, в письме Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174.

Пример 1. Выдача сотруднику денег под отчет на приобретение проездных документов

В ООО «Лик», применяющем УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, работают сотрудники с разъездным характером работы. Компенсация расходов на проезд производится исходя из фактической стоимости проездных билетов.
3 июня менеджеру по продажам Л.Д. Горшкову, имеющему разъездной характер работы, выдано под отчет 3000 руб. на приобретение проездных билетов.
В этот день бухгалтер сделал запись:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 3000 руб. — выдана подотчетная сумма на приобретение проездных билетов.
1 июля  Л.Д. Горшков представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложил использованный проездной документ стоимостью 2500 руб. В этот же день бухгалтер проверил отчет и утвердил его у руководителя. Также сотрудник вернул в кассу неиспользованные подотчетные средства. В учете были сделаны такие записи:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 2500 руб. — учтена в составе расходов компенсация сотруднику расходов на проезд в размере фактической стоимости понесенных им затрат;
ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 71
— 500 руб. — возвращены сотрудником неиспользованные денежные средства, выданные под отчет.
 
НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации бухгалтер, пользуясь законной льготой, исчислять не стал. Сумма расхода, отраженная в бухгалтерском учете, в налоговом учете не фиксируется, поскольку компенсация проезда не поименована в закрытом перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Сотруднику выплачивает фиксированная сумма на поездки

Сразу скажем, что при этом варианте нельзя вести речь о компенсации, поскольку расходы на проезд не будут подтверждаться проездными документами. Вы просто выплачиваете сотруднику заранее прописанную в трудовом договоре или соглашении сумму за то, что его работа связана с разъездами.
Поэтому при данном варианте, в отличие от компенсации, возникают зарплатные налоги — НДФЛ и страховые взносы. Ведь фиксированную сумму контролирующие органы расценят, скорее всего, как доплату к заработку. Зато вы сможете учесть выплату при расчете «упрощенного» налога как расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Только для этого позаботьтесь, чтобы сумма была экономически обоснованной, а не «с потолка». Поэтому, устанавливая доплату, руководствуйтесь ценами на проезд, действующими в местности, где будет разъезжать ваш сотрудник, и частотой поездок. Например, можно среднюю цену билета умножить на предполагаемое количество поездок за месяц. Так вы получите нужную сумму.
Данный способ удобен, если при выполнении своих трудовых обязанностей сотрудник приобретает большое количество разовых билетов и в результате их набирается множество. Если он получает фиксированную доплату, все эти билеты собирать не нужно. К тому же на некоторых рейсах, например при проезде в маршрутках, достаточно проблематично бывает получить проездной билет. А при данном варианте, как видите, билетами обосновывать свои расходы не нужно. И такой проблемы попросту не будет.
Как и при оплате компенсации, фиксированную сумму вы можете выдавать сотруднику как авансом, так и по итогам месяца, то есть постфактум. Только для отражения выплаты используйте уже не счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», как в первом варианте, а счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». И в любом случае начисляйте расход в бухгалтерском учете в последний день месяца, за который сумма выплачивается, на основании бухгалтерской справки, при этом делайте такую проводку:
ДЕБЕТ 20 (44, 08) КРЕДИТ 73
— учтена в составе расходов фиксированная сумма, которая выплачивается сотруднику для оплаты расходов на проезд.
Саму выплату отражайте проводкой:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50 (51)
— выдана сотруднику фиксированная сумма для оплаты расходов на проезд.
Заметьте: сумму вы выплачиваете на определенный период, допустим, месяц. Однако может так случиться, что сотрудник по факту проработает этот период не полностью. Например, заболеет. Тогда сумму выплаты нужно скорректировать пропорционально количеству отработанного сотрудником времени и только ее списать на расходы текущего месяца. А выданный уже излишек перенести на следующий месяц. Придерживаясь такого порядка, вы обоснуете расходы для налогового учета. Только пропишите все эти нюансы в соглашении с работником.

Пример 2. Оплата расходов на проезд в фиксированной сумме

В ООО «Мечта», применяющем УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, работают сотрудники с разъездным характером работы. Оплата расходов на проезд производится в фиксированной сумме — 3500 руб. в месяц, по его итогам.
В июле  менеджер по продажам О.П. Вилкин, имеющий разъездной характер работы, находился в отпуске продолжительностью 4 рабочих дня. Остальное время он исполнял свои должностные обязанности в полном объеме.
Бухгалтер рассчитал полагающуюся работнику выплату за июль пропорционально количеству рабочих дней в этом месяце. Поскольку в июле 23 рабочих дня и из них сотрудник проработал 19 дней, сумма выплаты составила 2891,3 руб. (3500 руб. : 23 дн. × 19 дн.).
31 июля  на основании бухгалтерской справки бухгалтер сделал следующую проводку:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 73
— 2891,3 руб. — учтена в составе расходов фиксированная сумма, выплаченная сотруднику для оплаты расходов на проезд.
В последний день месяца бухгалтер ООО «Мечта» также исчислил с суммы выплаты страховые взносы, в том числе взносы на травматизм. И удержал с нее НДФЛ.
По НДФЛ была сформирована запись:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68
— 376 руб. (2891,3 руб. × 13%) — удержан НДФЛ с суммы выплаты.
1 августа менеджеру О.П. Вилкину выплачено за минусом исчисленного и удержанного НДФЛ 2515,3 руб. В этот день бухгалтер сделал запись:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 51
— 2515,3 руб. — выплачена сотруднику фиксированная сумма для оплаты расходов на проезд (за вычетом НДФЛ).
 
Уплаченную сумму бухгалтер отразил в Книге учета доходов и расходов, с учетом перечисленного в бюджет в тот же день НДФЛ (см. таблицу).

Таблица Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО «Мечта» за III квартал

№п/п

Дата и номер первичного документа

Содержание операции

Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

1

2

3

4

5

142

Бухгалтерская справка от 31.07.2015 № 177, платежное поручение от 01.08.2015 № 1125, 1126

Учтена сумма за июль, выплаченная сотруднику для оплаты расходов на проезд (с учетом НДФЛ)

2891,3


Срочно из редакции!

Дарим уютный плед и скидку 15% при подписке в августе Подписаться >>>

Тел. отдела продаж: 8 800 550-15-57.


Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Упрощенка

      «Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса.

      Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи.

      Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в августе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль