Какие ошибки допускают «упрощенцы» в трудовых договорах с работниками

5548
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
  • Нужно ли, оформляя сотрудника на работу, ориентироваться на штатное расписание
  • Каким образом закрепить в договоре с работником условия оплаты труда
  • Можно ли установить денежные штрафы для своих сотрудников за нарушение трудовой дисциплины и удерживать суммы из зар­платы
Статья взята из электронного журнала «Упрощенка» и входит в ТОП-10 статей, популярных в январе 2015 года
Трудовой договор — это основной документ, который устанавливает трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Поэтому, чтобы избежать взаимных неясностей и конфликтов, он должен быть правильно оформлен. В небольших фирмах и у предпринимателей составлением трудовых договоров обычно занимается бухгалтер. Учитывая это, мы подготовили для вас статью, в которой поговорим о том, какие ошибки можно допустить при составлении трудового договора и как свести риск этих ошибок к минимуму.
Также подскажем, как избавиться от уже существующих нарушений. Ведь если ошибки не исправить и их обнаружат трудовые инспекторы при проверке, вас могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц и предпринимателей составляет от 1000 до 5000 руб., для фирм — от 30 000 до 50 000 руб. Либо возможно административное приостановление деятельности работодателя на срок до 90 суток.
В помощь бухгалтеру: производственный календарь на 2017 год.Узнайте нормы рабочего времени и перенос праздников в 2017 году.

Ошибка № 1 Должность в трудовом договоре не соответствует штатному расписанию

Штатное расписание — это локальный акт, в котором фиксируется перечень структурных подразделений и должностей. А также указываются сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда.
С одной стороны, действующее законодательство не обязывает работодателей составлять штатное расписание. С другой стороны, без него не обойтись. Поскольку Трудовой коде кс РФ требует, чтобы должность работника была указана в трудовом договоре строго в соответствии со штатным расписанием. Принимать сотрудника на должность, не включенную в «штатку», нельзя (абз. 9 ст. 57 ТК РФ). С таким выводом соглашаются и специалисты Роструда (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1), и судьи (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.11.2011 № 09АП-26569/2011-АК).
Поэтому если вы только собираетесь нанимать в штат сотрудников, а раньше их у вас не было (это особенно актуально для предпринимателей), то в первую очередь составьте штатное расписание (см. врезку ниже).

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Как составить штатное расписание

Составить штатное расписание вы можете на бланке, разработанном самостоятельно или по унифицированной форме (№ Т-3), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Унифицированный бланк можно найти на сайте электронного журнала «Упрощенка» http://e.26-2.ru. Для этого зайдите на сайт в раздел «Формы» и наберите в поисковой строке «штатное расписание». Система выдаст документ. Вы сможете посмотреть образец его заполнения, а также скачать сам бланк и заполнить его своими данными.
При утверждении должностей можете ориентироваться на Общероссийский классификатор профессий и должностей, утвержденный постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367.
Когда должности будут установлены штатным расписанием, трудоустраивайте граждан строго на профессии, которые есть в «штатке».
Если штатное расписание у вас уже имеется, то, принимая на работу сотрудников, указывайте их должности в трудовом договоре так, как написано в «штатке». А в ситуации, когда требуемых должностей там нет, то, прежде чем заключать контракт, внесите в штатное расписание изменения, прописав нужную должность.
Также рекомендуем периодически проверять уже действующие трудовые договоры с работниками. Возможно, в них найдете расхождение должностей со штатным расписанием. Тогда документы нужно привести в соответствие друг с другом. Для этого вам придется решить, какое название должности наиболее актуально: то, что указано в трудовом договоре, или то, что обозначено в штатном расписании.
Читайте также
О том, что может проверить у вас трудовая инспекция, вы узнаете из интервью, опубликованного в журнале «Упрощенка», 2013, № 7.
Если вы посчитаете правильным название должности в трудовом договоре, то внесите изменение в штатное расписание. Для этого издайте приказ о внесении изменений. Сделайте правки сразу, как только обнаружите неточность (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Уведомлять сотрудника о корректировках не обязательно, так как они не затрагивают его обязанностей.
Если же вы решите, что актуальнее название, приведенное в штатном расписании, тогда изменяйте наименование должности в договоре с сотрудником. На практике многие кадровики и бухгалтеры в таком случае составляют дополнительное соглашение о переименовании должности и приказ об изменении наименования должности, если трудовая функция работника не меняется (ст. 72 ТК РФ). Однако специалист по трудовому законодательству считает, что правильнее в данной ситуации оформить перевод сотрудника на другую должность (см. врезку ниже). Даже если перечень выполняемых обязанностей остался неизменным. Поскольку понятия «переименование должности» в трудовом праве нет. Получается, с работником нужно составить письменное соглашение о переводе (абз. 1 ст. 72.1 ТК РФ). И оформить соответствующий приказ.
Заметим: в законодательстве нет четкой позиции в отношении того, как приводить в соответствие названия должностей в трудовых договорах со штатным расписанием. Поэтому, как действовать, вам придется решить самостоятельно. Чтобы избежать лишних проблем, меняйте должность в штатном расписании, а договор не трогайте.

Как исправить наименование должности в трудовом договоре

Какие ошибки допускают «упрощенцы» в трудовых договорах с работникамиЕвгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по налогообложению и трудовому законодательству, лектор Школы УСН:

  • Евгения Владимировна, согласно ТК РФ должность в трудовом договоре надо указывать в соответствии со «штаткой». Как быть, если есть расхождения?
  • Работодателю следует определиться, какое наименование должности для него актуально: которое в штатном расписании или которое в трудовом договоре. Если в трудовом договоре, то в действующую «штатку» нужно внести правки, составив приказ о внесении изменений. Если то, которое в штатном расписании, тогда следует изменить наименование должности в договоре. В таком случае придется оформить перевод сотрудника на другую должность, то есть составить с работником письменное соглашение о переводе в двух экземплярах, приказ о переводе и подписать их с работником (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Поступают так, даже если перечень выполняемых обязанностей остался неизменным.
  • А разве нельзя оформить изменение должности в трудовом договоре, просто составив допсоглашение о переименовании? Например, обосновав такие действия технической ошибкой?
  • На практике у бухгалтеров-кадровиков довольно часто распространено мнение, что если не меняются должностные обязанности, а изменяется только наименование должности, то нужно оформлять такое изменение через переименование. Однако Трудовым кодексом РФ не предусмотрена такая правовая конструкция, как «переименование должностей». Поэтому, с правовой точки зрения корректней говорить о переводе, так как перевод — это изменение трудовой функции, а трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием.

Ошибка № 2 В трудовом контракте не прописан размер оклада или тарифной ставки

Оклад или тарифная ставка являются обязательными условиями трудового договора. Причем указывать их размер в контракте нужно в фиксированной величине, выраженной в рублях (абз. 11 ст. 57 ТК РФ) (образец см. ниже). Делать отсылку на другой документ, где обозначены оклад или тарифная ставка, например на штатное расписание, — нельзя. Такие действия будут нарушением трудового законодательства (письма Роструда от 19.03.2012 № 395‑6-1 и от 24.12.2007 № 5275-61). Если у вас в договоре с сотрудником нет сведений об окладе (тарифной ставке), то составьте с работником допсоглашение об изменении условий договора. И пункт с положением о заработке изложите в новой редакции, прописав там размер ставки или оклада. Внимание: соглашение составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Второй экземпляр передается сотруднику.
Какие ошибки допускают «упрощенцы» в трудовых договорах с работниками

Ошибка № 3 Пункт о выплате премий в трудовом договоре сформулирован некорректно

Особое внимание при заключении трудового договора следует уделять премиям и иным доплатам стимулирующего характера. Ведь от того, как вы пропишите сведения о них в договоре, будет зависеть порядок их выплаты сотрудникам.
Так, если вы закрепите в договоре фиксированный размер премии (доплаты) без каких-либо условий ее предоставления, то она будет являться составной частью заработка. И такую премию (доплату) вам придется регулярно — ежемесячно — платить работнику. Если же вы установите конкретные условия выдачи премий (доплат), то платить соответствующие суммы сотруднику вам нужно будет только при этих определенных обстоятельствах, а не постоянно.
На практике многие работодатели пренебрегают указанными правилами и не придерживаются сформулированных в трудовом договоре положений. Например, устанавливают фиксированную премию, а платят ее лишь иногда. Работники же не соглашаются с такими действиями своих нанимателей и оспаривают их в суде. Кроме того, на такие неточности в договоре обращают внимание и трудовые инспекторы (Определение Свердловского областного суда от 01.02.2013 по делу № 33-931/2013).
Таким образом, если вы не готовы ежемесячно платить какие-либо премии или надбавки сотруднику, то обозначьте в трудовом договоре условия для их получения, а не конкретную сумму (образец см. ниже).

Какие ошибки допускают «упрощенцы» в трудовых договорах с работниками

Или сделайте отсылку на локальный акт, которым регулируются вопросы о выдаче стимулирующих выплат. Например, на Положение о премировании (вариант оформления см. ниже). И там уже обозначьте четкие условия, при выполнении которых можно рассчитывать на доплату.

Какие ошибки допускают «упрощенцы» в трудовых договорах с работниками

Если условия о стимулирующих выплатах оформлены правильно, к вам не будет претензий ни от сотрудников, ни от трудовых инспекторов.
Кроме того, если вам придется отстаивать свою позицию в судебном порядке, судьи наверняка поддержат вас (Апелляционное определение Московского городского суда от 10.08.2012 по делу № 11-16701 и Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.11.2012 № 33-14459).
Если же вы заметили у себя какие-либо нарушения в назначении стимулирующих надбавок (например, вы установили постоянную премию, а платите ее лишь изредка), то исправить такую ситуацию вы можете только с согласия работника. В одностороннем порядке изменять условия об оплате труда — хоть в сторону повышения, хоть в сторону понижения — нельзя (ст. 72 ТК РФ). Поэтому здесь вам придется подписать с сотрудником допсоглашение об изменении порядка поощрения. Однако наверняка сотрудник согласится лишь на лучшие условия оплаты труда, а на худшие — нет. Поэтому важно изначально (еще до подписания трудового договора) продумывать все условия премирования и только потом прописывать их в договоре с работником.

Ошибка № 4 Работодатель установил в отношении сотрудников денежные штрафы

Зачастую многие работодатели включают в трудовой договор различные штрафные санкции. И удерживают их потом с заработка сотрудников. Например, за невыполнение показателей, за опоздание на работу и т. п. Вместе с тем по общему правилу наказания для работников могут быть только трех видов: замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). Штрафы в этот список не входят. Поэтому и устанавливать их в трудовом договоре нельзя.
Вычитать из заработной платы сотрудников суммы можно только в определенных случаях. Они перечислены в статье 137 ТК РФ и в некоторых федеральных законах. Например, если вы выдали сотруднику средства под отчет, а он не вернул их излишки. Или если вы переплатили работнику деньги из-за счетной ошибки. Но даже в этих ситуациях удержать полностью весь заработок у сотрудника нельзя. На часть оклада вообще претендовать нет оснований. Подробная информация об этом представлена в таблице.
Таким образом, вы можете лишь продублировать в трудовом договоре установленные законодательством основания для удержаний из заработка. Например, пропишите там такое положение: «Из зарплаты работника могут производиться удержания, закрепленные законодательством РФ». Штрафы, повторимся, устанавливать и прописывать в договоре вы не вправе.

Обучение в Школе УСН
Обо всех тонкостях оформления трудовых договоров можно узнать в Школе УСН

Оформление трудовых договоров — ответственный момент. Справиться с этой задачей поможет Школа УСН. В Школе открыт специальный курс — «Про кадры», который вы можете пройти с помощью видеоуроков. Чтобы начать обучение, зайдите на сайт buh-school.26-2.ru под своим логином и паролем и выберите соответствующий раздел.
Обратите внимание, обучение бесплатное. Проводит его опытный специалист-практик. Он подробно разъясняет, какие сведения следует обязательно включать в трудовой договор, а без каких можно обойтись. Также затрагивает многие другие важные моменты. Не пропустите!
Вместо штрафов вы можете, к примеру, не начислять премию или же начислять ее в меньшем размере. Но для этого в локальных актах вам нужно прописать условия, когда премиальные могут быть снижены или вовсе не выплачены. Например, закрепите там следующее положение: «Работникам не выплачивается премия в случае неудовлетворительной работы, невыполнения должностных обязанностей, а также при несоблюдении трудовой дисциплины (наличии опозданий). Основанием для невыплаты является служебная записка руководителя». При этом учтите, что издавать приказ о лишении премии (депремировании) в таком случае не нужно. Так как такого вида ответственности, как невыплата премии, ТК РФ не установлено. Как мы отметили выше, есть только замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). А премия назначается лишь за заслуги (ст. 191 ТК РФ).
Если штрафы вы устанавливали в договоре, то как можно скорее избавьтесь от них. Для этого заключите с сотрудником допсоглашение и исключите из договора положения о штрафах. Наверняка гражданин не будет возражать, так как изменения улучшают его положение.

Таблица В каких случаях можно производить удержания из зарплаты работников

Вид удержаний

Максимальный размер удержаний при выплате зарплаты

В какой срок можно удержать суммы

Погашение задолженности сотрудника в виде неизрасходованных и своевременно не возвращенных командировочных, подотчетных денег, неотработанного аванса, переплаты заработка из-за счетной ошибки

20% (ст. 137 и абз. 1 ст. 138 ТК РФ)

Не позднее одного месяца со дня окончания даты, установленной для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. При условии, что работник не оспаривает оснований и размера удержаний (абз. 7 ст. 137 ТК РФ). Подтвердить это можно, составив уведомление работника о необходимости удержаний. Оформите его в произвольном виде, укажите дату возврата денег и предъявите работнику под роспись. Поставленная подпись будет означать, что гражданин не оспаривает удержания. И если в установленный период он средства не вернет, удержите их из заработка

Взыскания по исполнительным документам (кроме алиментов на несовершеннолетних и возмещения вреда, причиненного здоровью, в связи со смертью кормильца, преступлением)

50% (абз. 1 и 2 ст. 138 ТК РФ, п. 2 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229‑ФЗ) (далее — Закон № 229-ФЗ)

Не позднее чем в трехдневный срок со дня выплаты зарплаты (п. 3 ст. 98 Закона № 229-ФЗ и подп. 4 п. II приложения № 1 к Методическим рекомендациям ФССП России от 19.06.2012 № 01-16)

Алименты на несовершеннолетних, возмещение вреда, причиненного здоровью, в связи со смертью кормильца и возмещение ущерба, причиненного преступлением

70% (абз. 3 ст. 138 ТК РФ, п. 3 ст. 99 Закона 229-ФЗ)

Нюансы, требующие особого внимания

  1. Должность работника в трудовом договоре нужно указывать в соответствии со штатным расписанием. Если есть расхождения в наименованиях, то их следует устранить.
  2. В трудовом договоре нужно закрепить конкретный размер оклада или тарифной ставки. Нельзя делать отсылку на внутренний документ, которым эти выплаты установлены. А вот премии и прочие стимулирующие надбавки можно не прописывать прямо — подойдет ссылка и на локальный акт.
  3. Устанавливать различные штрафы для сотрудников (за нарушение режима рабочего времени, невыполнение показателей и т. п.) работодатели не вправе. Но в качестве наказания можно лишить работников премии, если такое условие предусмотрено внутренним документом.

   


Срочно из редакции!

Дарим уютный плед и скидку 15% при подписке в августе Подписаться >>>

Тел. отдела продаж: 8 800 550-15-57.


Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Упрощенка

      «Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса.

      Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи.

      Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в августе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль