Как платить НДФЛ с доходов, не являющихся зарплатой сотрудников

11867
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
Статья взята из электронного журнала «Упрощенка» и входит в ТОП-10 статей, популярных в январе 2015 года
Из этой статьи вы узнаете:
  • В какой момент удерживать НДФЛ с премий, выплачиваемых за несколько месяцев
  • Когда у сотрудников возникает доход в натуральной форме и как его определить в целях налогообложения
  • Как отразить отпускные в справке 2-НДФЛ

Если вы — предприниматель

Статья важна, если у вас есть работники. Поскольку именно с их доходов вы обязаны платить НДФЛ. А вот с поступлений от бизнеса на УСН вы этот налог не перечисляете, поскольку вместо него уплачиваете «упрощенный» налог.
Фирмы и предприниматели на УСН, выплачивая доходы своим работникам, выступают налоговыми агентами по НДФЛ. То есть они исчисляют, удерживают этот налог с вознаграждений сотрудников и перечисляют его в бюджет (п. 1 ст. 24 НК РФ). Являясь, таким образом, своего рода посредниками между гражданами и государством. Подобная работа требует от бухгалтера глубоких знаний. Нужно не только правильно рассчитать НДФЛ, но и вовремя заплатить его в бюджет, чтобы не было просрочек. А также в конце года заполнить справки 2-НДФЛ по каждому работнику, которому выплачивался доход.
В зависимости от вида дохода — премии, отпускные, выгоды от экономии на процентах и т. п. — даты его получения различаются. Соответственно и сроки уплаты НДФЛ различны, и порядок отражения сведений в справках. Как видите, нюансов предостаточно.
Данная статья поможет вам систематизировать знания по НДФЛ. И подскажет, как заполнить справки 2-НДФЛ без ошибок в разных ситуациях. А удобную справочную таблицу о том, когда платить НДФЛ в зависимости от вида дохода, смотрите ниже.

Производственный календарь на 2017 год поможет бухгалтерам планировать свою деятельность в 2017 году. Скачайте или распечатайте<.

Таблица 1 Когда удерживать и платить НДФЛ в зависимости от вида дохода

Вид дохода

Когда делать проводку по удержанию НДФЛ (ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68)

Когда платить НДФЛ (ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51)

Ежемесячная премия, являющаяся по сути частью заработка

В последний день месяца, за который начислена премия (п. 2 ст. 223 НК РФ)

В день, когда средства перечисляете на карточки работников. Либо в момент снятия наличных в банке на выплату дохода. Если же оплата производится из кассовой выручки, НДФЛ платите не позднее следующего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Премия за несколько месяцев, за достигнутые результаты, непроизводственная премия

При фактической выплате денег сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ)

Отпускные

Доход в натуральной форме

При ближайшей денежной выплате. Например, при выдаче зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ)

Не позднее дня, следующего за датой фактического удержания налога (п. 6 ст. 226 НК РФ)

Ситуация № 1 Сотруднику начислена премия

Зачастую работодатели поощряют своих сотрудников, выплачивая им премии. Так вот, если такая премия платится ежемесячно, являясь, по сути, составной частью заработка, то проблем с НДФЛ обычно не бывает. Сумма премии включается в базу по НДФЛ в том же порядке, что и зарплата. То есть считается, что доход в виде премии возникает в последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). В этот же день делается проводка по исчислению и удержанию НДФЛ. Налог уплачивается в бюджет при фактической выплате денег сотруднику (п. 6 ст. 226 НК РФ). При этом по НДФЛ оформляется одно платежное поручение на сумму, включающую в себя и налог, удержанный из заработной платы.
Напомним, платить налог на доходы физических лиц в бюджет нужно в день, когда средства перечисляются на карточки сотрудников, либо в день снятия наличных в банке на выплату зарплаты.
Если же оплата труда выдается из кассовой выручки, НДФЛ нужно перечислить не позднее следующего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ).
А вот если премия начислена за несколько месяцев (квартал, год и пр.), то здесь учитывайте следующие нюансы. Такую премию в целях расчета НДФЛ нельзя отнести к расходам на оплату труда, поскольку она не является частью заработка. Поэтому включайте эту премию в базу по НДФЛ в день ее выплаты или перечисления на счет сотрудника (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Данный вывод следует из пункта 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ, где сказано, что датой получения дохода в виде оплаты труда является последний день месяца, за который начислен доход. А отмеченные премии начисляются за период, превышающий один месяц. Поэтому и в налоговую базу по НДФЛ их нужно включать в день выплаты работнику. В этот же момент делайте проводку по удержанию НДФЛ. Перечисляйте налог в бюджет отдельным платежным поручением также в день выплаты премии или перечисления ее на счет сотрудников (письмо УМНС России по г. Москве от 05.06.2002 № 27-11н/25871).
Все про НДФЛ — в Школе УСН
Обо всех нюансах расчета НДФЛ вам поможет узнать Школа УСН. В Школе открыт специальный курс «Про НДФЛ», его вы можете пройти с помощью видеоуроков. Чтобы начать обучение, зайдите на сайт buh-school.26-2.ru под своим логином и паролем и выберите соответствующий раздел.
Обратите внимание: обучение бесплатное. Проводит его опытный специалист-практик. Он подробно разъясняет, когда надо платить этот налог «упрощенцам» за своих работников, а когда нет. А также рассказывает о многих других важных моментах. Не пропустите!
Такой же порядок исчисления НДФЛ распространяется и на премии, выданные за достигнутые результаты, выполнение плана (в том числе ежемесячные), а также на непроизводственные премии (к юбилею, празднику). Их в целях расчета НДФЛ не надо рассматривать как вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей. Поэтому включайте такие премии в облагаемую базу в день выплаты (перечисления на счет сотрудника) (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). В этот же момент удерживайте НДФЛ и уплачивайте его в бюджет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, письмо Минфина России от 12.11.2007 № 03-04-06‑01/383).
В справке 2-НДФЛ премии, связанные с исполнением трудовых обязанностей (ежемесячные, квартальные, за выполнение показателей) отражайте с кодом дохода 2000 «Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей». А премии, которые не связаны с результатами труда (например, к празднику, юбилею), фиксируйте по коду 4800 «Иные доходы», так как специального кода для них нет (Справочник кодов доходов, утвержденный приложением № 3 к приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@).
Что касается самих сумм премий, то тут порядок такой. Ежемесячные премии проставляйте в справке2-НДФЛ в том месяце, за который они были начислены (п. 2 ст. 223 НК РФ, письмо Минфина России от 06.03.2008 № 03-04-06-01/49). Например, начислили премию за октябрь, поэтому и ставьте ее в справке за октябрь. Причем даже в том случае, если выплатили ее позже (в ноябре). А премии за несколько месяцев (квартал, год), за достигнутые результаты, а также непроизводственные премии (к юбилею, празднику и пр.) фиксируйте в справке 2-НДФЛ за тот месяц, когда они фактически были выплачены (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Пример 1. Расчет НДФЛ с квартальной премии

ООО «Рига» применяет «упрощенку». Положением о премировании организации предусмотрена выплата работникам ежеквартальных премий в размере 10% от оклада. 8 октября 2014 года в числе остальных сотрудников работнику С.И. Иванову была начислена премия по итогам работы за III квартал 2014 года — 5000 руб. 10 октября премию перечислили на карту сотруднику.
В учете бухгалтер сделал следующие записи:
8 октября
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
— 5000 руб. — начислена ежеквартальная премия С.И. Иванову;
10 октября
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
— 4350 руб. (5000 руб. – 650 руб.) — выплачена премия работнику С.И. Иванову;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 «Расчеты по НДФЛ»
— 650 руб. (5000 руб. × 13%) — удержан НДФЛ с суммы ежеквартальной премии;
ДЕБЕТ 68 «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— 650 руб. — удержанный НДФЛ уплачен в бюджет.
По итогам года бухгалтер зафиксировал сумму ежеквартальной премии в справке 2-НДФЛ в октябре. Код дохода — 2000.

Ситуация № 2 У работника возник доход в натуральной форме

Сотрудник не всегда получает доход именно деньгами. Бывает так, что никаких средств от работодателя напрямую ему не поступает, но у работника возникает выгода в натуральной форме. Например, такое может быть, когда работодатель простил сотруднику невозвращенные подотчетные суммы. Или купил ему абонемент на фитнес. Наиболее распространенные ситуации, когда появляется доход в натуральной форме, мы представили в табл. 2.

Таблица 2 Когда у работника возникает доход в натуральной форме

Возможные случаи

При каких условиях появляется доход, облагаемый НДФЛ

Подарки стоимостью выше 4000 руб.*

Работодатель дарит своему работнику подарок, цена которого превышает 4000 руб. Причем 4000 руб. — это совокупная величина за год.

Например, если в октябре вы подарили работнику первый подарок за 2000 руб., то НДФЛ платить не нужно. А когда в ноябре вы дарите уже второй подарок за 3000 руб., то с суммы превышения 1000 руб. [(2000 руб. + 3000 руб.) – 4000 руб.] вам надо будет заплатить налог (п. 28 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 08.06.2010 № 03‑03‑06/1/386)

Возмещение подотчетных сумм без оправдательных документов

Сотруднику возмещаются подотчетные средства при отсутствии документов, подтверждающих расход денег. Например, когда работник потерял бумаги (письмо УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28‑11/097861, постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № Ф07-3694/2014)

Оплата фитнеса

Работодатель покупает сотруднику абонемент на фитнес или возмещает его стоимость (письма Минфина России от 04.06.2009 № 03‑04‑07‑01/190 и ФНС России от 18.06.2009 № ШС-17-3/121)

Бесплатное питание, вода*

Работникам оплачиваются обеды и вода (ставятся кулеры). При этом НДФЛ надо платить, только если есть возможность оценить доход конкретного работника (письма Минфина России от 30.01.2013 № 03 04‑06/6‑29 и от 13.05.2011 № 03-04-06/6-107). Например, когда стоимость питания компенсируется каждому человеку. Или когда цену затрат можно определить расчетным путем (к примеру, посчитать исходя из общих расходов на питание и табеля учета рабочего времени). Что касается кулера, то, если он стоит в кабинете директора, стоимость воды — это доход директора. А если кулер стоит там, где им могут пользоваться все сотрудники, включая гостей и клиентов, то тогда НДФЛ считать не нужно.

Оплата штрафа за работника

Работодатель не взыскивает с сотрудника уплаченный за него штраф. Например, работник нарушил правила дорожного движения, ему выписали штраф, но наниматель оплачивает его сам (письма Минфина России от 22.08.2014 № 03-04-06/42105 и от 17.06.2014 № 03‑04‑05/28925)

* Исключение — питание, которое предоставляется бесплатно на вредных рабочих местах. Например, молоко или равноценные продукты (ст. 222 ТК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ).
Так вот, во всех отмеченных случаях с полученного натурального дохода работодатель обязан исчислить, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет. Однако с учетом того, что выплата неденежная, НДФЛ надо считать с рыночной стоимости этого натурального дохода (п. 1 ст. 211 НК РФ). То есть с цены, установленной соглашением сторон, по которой вы приобрели для сотрудника конкретную работу, услугу и пр. (п. 3 ст. 423 и п. 1 ст. 424 ГК РФ). Например, если вы купили работнику абонемент на фитнес, то такой рыночной ценой будет стоимость абонемента (обычно она прописывается в договоре и подтверждается чеком). Поскольку, оплачивая абонемент, вы согласились на эту цену.
Датой получения дохода в целях расчета НДФЛ будет день передачи доходов в натуральной форме человеку (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). А удержать этот налог вы сможете только при ближайшей выплате денег на руки работнику. Например, когда будете выдавать ему зарплату. При этом совокупная удерживаемая сумма не должна превышать 50% от суммы вознаграждения (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если заработка (иного дохода) не хватает, чтобы полностью удержать НДФЛ, удержание части налога перенесите на следующий месяц. Так можно поступать в пределах одного календарного года. Если до конца года вам не удастся удержать НДФЛ, то в ИФНС нужно будет сообщить о невозможности удержать налог. Как это сделать, мы рассказали на с. 44.
В бюджет НДФЛ нужно заплатить не позднее следующего дня после того, как фактически его удержите (п. 6 ст. 226 НК РФ). Обратите внимание: перечислять в бюджет исчисленный налог, который еще не был фактически удержан, не нужно. Поскольку за счет средств фирмы или предпринимателя платить этот налог нельзя (п. 9 ст. 226 НК РФ).
В справке 2-НДФЛ для разных натуральных доходов есть свои коды — их вы можете подобрать в Справочнике кодов доходов, утвержденном приложением № 3 к приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Например, для подарков — код 2720 «Стоимость подарков». Для оплаты питания — код 2510 «Оплата за налогоплательщика организациями и предпринимателями товаров (работ, услуг)…». Для неподтвержденных подотчетных сумм специального кода нет. Поэтому вы можете использовать код 4800 «Иные доходы». Ну и в целом можете применять этот код для всех доходов, не имеющих специального кода. Если же вы случайно ошиблись с кодом, то за это не оштрафуют, поскольку ответственности за неправильное указание кодов не предусмотрено.
Сами суммы натурального дохода отражайте в справке 2-НДФЛ в том месяце, когда передали этот доход работнику. Например, в тот день, когда оплатили ему штраф, питание и пр. (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Ситуация № 3 Сотруднику выдали деньги в долг

Когда сотруднику требуются деньги, работодатель может дать ему их в долг. При этом если выдан беспроцентный заем или средства предоставлены под небольшие проценты (меньше 2/3 ставки рефинансирования), то у сотрудника возникает доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах (п. 1 ст. 210 и ст. 212 НК РФ). С этой выгоды работодателю придется уплатить НДФЛ. Причем налог надо будет перечислять не по ставке 13%, а по повышенному тарифу: 35% — с резидентов и 30% — с нерезидентов (п. 2 и 3 ст. 224 НК РФ). О том, когда и как рассчитывать материальную выгоду и в какой момент с нее платить НДФЛ, расскажем далее.
Так, если вы выдали работнику беспроцентный заем, то материальную выгоду определяйте по нижеприведенной формуле на дату возврата займа полностью или частично (если договором предусмотрено ежемесячное погашение займа). В этот же момент исчислите НДФЛ (письма Минфина России от 25.07.2011 № 03‑04‑05/6‑531 и от 16.05.2011 № 03-04-05/6-350).

Как платить НДФЛ с доходов, не являющихся зарплатой сотрудников

Если вы предоставили заем под небольшие проценты, то считайте материальную выгоду в момент уплаты работником процентов по формуле (см. ниже). При этом если фактическая дата уплаты процентов не совпадает с датой, указанной в договоре, то выгоду определяйте все равно на дату уплаты процентов (подп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ, письмо Минфина России от 15.02.2012 № 03-04-06/6-39). В этот же день определите НДФЛ с выгоды:

Как платить НДФЛ с доходов, не являющихся зарплатой сотрудников

А вот фактически удержать НДФЛ из дохода сотрудника вы сможете так же, как и в случае с доходом в натуральной форме — только при ближайшей выплате денег работнику (например, зарплаты). Перечислить такой налог в бюджет нужно не позднее чем на следующий день после его удержания (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
В справке 2-НДФЛ сумму выгоды указывайте по коду дохода 2610 «Материальная выгода от экономии на процентах…». И отражайте ее в разделе 3 в месяце, когда был возвращен беспроцентный заем или когда были уплачены проценты (подп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ, письмо Минфина России от 02.04.2007 № 03-04-06-01/101).

Пример 2. Расчет, удержание и перечисление НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах

ООО «Успех» 1 сентября 2014 года предоставило своему сотруднику Г.Р. Николаеву (резиденту) беспроцентный заем в сумме 30 000 руб. Срок возврата — 31 октября 2014 года. Г.Р. Николаев вернул заем в срок — на расчетный счет компании. Ставка рефинансирования на дату возврата — 8,25%. Бухгалтер фирмы отразил в учете следующие операции:
1 сентября
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 30 000 руб. — поступили в кассу средства с расчетного счета на выдачу займа работнику компании;
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» КРЕДИТ 50
— 30 000 руб. — предоставлен беспроцентный заем сотруднику Г.Р. Николаеву;
31 октября
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам»
— 30 000 руб. — погашена сумма займа.
При погашении суммы займа бухгалтер рассчитал материальную выгоду — 284, 11 руб. (2/3 × 8,25% × 30 000 руб. : 365 дн. × 61 дн.).
НДФЛ с материальной выгоды он отразил проводкой:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 «Расчеты по НДФЛ»
— 99,44 руб. (284,11 руб. × 35%) — начислен НДФЛ с суммы материальной выгоды, полученной по беспроцентному займу.
Налог на доходы физлиц бухгалтер удержал и перечислил в бюджет в ноябре 2014 года — при выплате Г.Р. Николаеву зарплаты за октябрь. В справке 2-НДФЛ доходу в виде материальной выгоды он поставил код 2610. И отразил доход в октябре.

Ситуация № 4 Работнику предоставлен отпуск

Как мы уже отметили, плата за труд считается полученной в последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). Однако отпускные нельзя считать заработной платой, поскольку их начисляют за период отдыха, а не труда. Поэтому и приравнивать их к зарплате при расчете НДФЛ также нельзя.
Моментом, когда получен доход в виде отпускных, следует считать дату их выплаты независимо от того, за какой месяц они были начислены сотруднику. Поэтому исчисляйте и удерживайте НДФЛ с отпускных выплат в день их выдачи или перечисления на счет вашему работнику. Такой вывод подтверждается позицией Минфина России (письма от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139 и от 15.11.2011 № 03-04-06/8-306). Согласны с этим налоговики и судьи (письмо УФНС России по г. Москве от 23.03.2010 № 20‑15/3/030267@, постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11).
В бюджет уплачивайте налог в день получения денег в банке на выплату отпускных или в момент перечисления их на карту работника. Либо не позднее дня, следующего после выдачи отпускных из кассы (п. 6 ст. 226 НК РФ).
В справке 2-НДФЛ отражайте отпускные по коду 2012 «Суммы отпускных выплат». И проставляйте их за тот месяц, когда они были фактически выплачены (письма ФНС России от 24.10.2013 № БС-4-11/19079О и Минфина России от 06.03.2008 № 03-04-06-01/49). Причем действуйте так, даже если отпуск начался в одном месяце, а сами отпускные были выданы в другом месяце. Например, отпуск начался в январе, а отпускные дали в декабре. В таком случае отпускные включайте в состав доходов за декабрь (письмо ФНС России от 09.04.2012 № ЕД-4-3/5888@, постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11).

Нюансы, требующие особого внимания

Ежемесячную премию (часть зарплаты) включайте в налоговую базу по НДФЛ в последний день месяца, за который она начислена. А премию за несколько месяцев, за достигнутые результаты труда и непроизводственную премию — в день ее выплаты. В этом же порядке премии надо отражать в справке 2-НДФЛ.
При выдаче беспроцентного займа или займа под проценты ниже 2/3 ставки рефинансирования у работника возникает доход — материальная выгода. С нее работодателю нужно заплатить НДФЛ.
Отпускные следует включать в доход в день их выплаты. В этот же момент с них надо удерживать и платить налог на доход в бюджет.

  

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль