Что делать, если сотрудник не возвратил полученный под отчет аванс

3449
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
Иногда организации сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник не отчитался по полученному авансу и не возвратил его. Из этой ситуации есть несколько выходов. Какой из них применять, решает руководство.

1. Удержать не возвращенный аванс из заработной платы.

В этом случае следует учитывать, что если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться статьей 137   Трудового кодекса. В ней как раз предусмотрены случаи удержаний из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю.
В соответствии с Трудовым кодексом работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решение работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.
Кроме того требуется  согласие работника на удержание сумм из заработной платы, которое необходимо получить в письменной форме. Это заявляет в своих разъяснениях  Роструд в письме от 09.08.2007 № 3044-6-0. Причем общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Следовательно, если организация удержит невозвращенный аванс из зарплаты работника при отсутствии письменного согласия работника, организацию может привлечь к ответственности трудовая инспекция.

2. Простить невозвращенный аванс

Прощение (списание) долга — право работодателя, и обычно прощают невозвращенные авансы руководству. При прощении возникают проблемы с налогообложением.
Налог при УСН. Сумма прощенного работнику долга не учитывается в расходах при УСН, так как данный вид расхода не  поименован в статье 346.16 НК РФ.
НДФЛ. Сумма прощенного работнику долга в соответствии со статьей 41 НК РФ образует его доход, облагаемый НДФЛ. Датой признания дохода в целях исчисления НДФЛ является дата передачи дохода работнику (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). В данном случае она совпадает с датой принятия решения о прощении долга — датой издания соответствующего приказа работодателя.
Если сотрудник, которому прощен подотчетный долг, работает в организации и получает зарплату, то удержать НДФЛ с суммы прощенного долга не составляет труда. При невозможности удержать у работника исчисленную сумму налога, например в случае его увольнения, налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).  Об этом напоминает и Минфин в письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.
Страховые взносы Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Подотчетные суммы не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются выплатой или иным вознаграждением в рамках трудовых отношений, кроме того, работодатель не утрачивает возможность контролировать их расход, так как работник должен представить авансовый отчет.
Если же имеет место невозврат выданных подотчетных сумм, то контролеры посчитают эти средства полученными работниками в рамках трудовых отношений. А значит, указанные суммы должны облагаться страховыми взносами.
Таким образом, прощение невозвращенного аванса для организации невыгодно.

3. Подать в суд

Если работник не дает письменное согласие на списание подотчетных денег из зарплаты или если работодатель пропустил месячный срок для принятия решения и работник оспаривает сумму (основание) удержания, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы неиспользованного остатка подотчетного аванса.  Значит для организации  выход один — идти в суд (ст. 137 ТК РФ). В данной ситуации работодатель может обратиться в суд, пока не истек срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль