Разменный фонд кассира-операциониста: как правильно оформить

20418
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
Для того чтобы выдавать покупателю сдачу, кассиру-операционисту нужны мелкие деньги. А где может взять их кассир, например, в первые часы работы, когда выручки еще нет или есть, но немного? Правильно, наличные для разменного фонда он должен получить из центральной кассы организации или предпринимателя. Поговорим о том, как все правильно оформить, чтобы не иметь проблем с налоговыми органами.

Обсудим существующий порядок

Наличные расчеты с покупателями «упрощенцы» (за некоторым исключением) ведут с применением кассовой техники. Поэтому руководствоваться при выдаче разменного фонда необходимо Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России от 30.08.93 № 104 (далее — Правила). В пунктах 3.8 и 3.8.1 Правил сказано, что перед началом работы кассир должен получить у должностного лица организации все необходимое для работы, в частности разменную монету и купюры в количестве, нужном для расчетов.

Все о кассовых операциях в 2017 году:

Пригодится в работе:Сервис определения актуальных КБК. Все КБК в одном месте.

Согласно пункту 3.8.1 Правил разменный фонд кассиру необходимо получать под роспись. Но это не означает, что он будет писать какую-либо расписку, так как выдача наличных денег из кассы организации регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40. Так что при выдаче кассиру разменного фонда оформлять нужно расходный кассовый ордер (кассовые документы). В конце рабочего дня кассир должен составить справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) и сдать полученную выручку в основную кассу организации. А вместе с выручкой он сдает и сумму полученного утром разменного фонда. При сдаче денежных средств составляется приходный кассовый ордер. 

Совет редакции.

Сдачу выручки и разменного фонда оформляйте разными ПКО — тогда вам не придется объяснять налоговому инспектору, почему часть сданной суммы не включена в налоговую базу
На основании указанных документов делаются записи в кассовой книге. Заметим: на сдачу выручки и разменного фонда лучше составлять отдельные приходные кассовые ордера. Это подтвердит, что сданная сумма не является выручкой от реализации, и тем самым оградит от ненужных вопросов. Рекомендуем также издать приказ, в котором руководитель установит сумму разменного фонда, выдаваемого кассиру-операционисту. Сноска

Памятка

Унифицированные формы кассовых документов
(№ КО-...) утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88, документов для работы с ККТ (№ КМ-...) — постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.
Обсудим некоторые нюансы. При торговле с использованием ККТ кассир обязан вести книгу кассира-операциониста по форме № КМ-4. И в ней нужно записывать только выручку, разменные суммы в этой книге не отражаются (собственно, в унифицированной форме для них не предусмотрено специальной графы). Есть и еще один документ, который придется вести, но только в случае, когда в организации несколько кассиров-операционистов. Речь идет о книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). В ней отражается выдача денег для размена старшим кассиром другим кассирам.

Есть нюансы.

Книгу учета принятых и выданных денежных средств ведут только в случае, когда кассиров-операционистов несколько

За неправильно оформленный разменный фонд могут оштрафовать

Спрашиваете, зачем нужно заполнять дополнительные расходные и приходные кассовые ордера, ведь деньги для разменного фонда передаются лишь временно и возвращаются в той же сумме? К чему лишние документы и записи в кассовой книге?
И документы, и соответствующие записи нужны, и вот почему. Дело в том, что в операционной кассе в течение дня можно хранить денежные средства в сумме выручки, полученной с использованием ККТ. Остальное налоговые органы при проверке могут посчитать неоприходованной наличностью. В этом случае организации грозят штрафы в размере от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам — от 4000 до 5000 руб.

О штрафах

Размеры штрафов указаны в статье 15.1 КоАП РФ. Индивидуальные предприниматели в рамках КоАП РФ несут такую же административную ответственность, как и должностные лица организаций, то есть им грозит штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 2.4 КоАП РФ).
А чтобы разменный фонд не посчитали неоприходованной наличностью, его следует оформить так, как рассказывалось ранее. Теперь рассмотрим некоторые ситуации, встречающиеся на практике.

Торговая точка начинает работать раньше бухгалтерии

Довольно часто встречающаяся ситуация. Бухгалтерия работает с 9.00 или 10.00, а магазин — с 8.00. А бывают и круглосуточные торговые точки. Как тогда оформлять выдачу разменного фонда?
В данном случае ничего не остается, как выдавать нужные суммы кассирам накануне вечером, выписывая расходные кассовые ордера следующим днем. Сдачу же выручки и разменного фонда проводят по основной кассе утром следующего дня задним числом. Конечно, это также нарушение, однако зафиксировать его проверяющие не смогут, следовательно, никаких наказаний не будет.

Важное обстоятельство

Как правило, часы работы налоговиков те же, что и у бухгалтерии.

Торговых точек несколько

Бывает, что у фирмы две или более торговые точки. В этом случае каждый кассир получает разменный фонд в основной кассе организации, расписываясь в расходном кассовом ордере. Возможен и другой вариант. Разменный фонд на всех получает старший кассир, потом выдает деньги подчиненным, при этом делаются записи в книге по форме № КО-5.

Выдача размена на длительный срок

Многие интересуются, можно ли выдавать кассирам разменный фонд не ежедневно, а делать это раз в неделю, месяц или даже год? Четкого ответа на этот вопрос нормативные документы не содержат.
Некоторые специалисты рекомендуют выдавать денежные средства кассирам под отчет, соответственно оформляя авансовые отчеты с указанием назначения аванса — «разменный фонд». При этом издается приказ руководителя, в котором устанавливается срок возврата денежных средств, выданных в качестве аванса. Надо сказать, что такой подход возможен, однако имеет отдельные недостатки. Ведь денежные средства выдаются под отчет лично кассиру, следовательно, хранить их он должен у себя (например, в кармане или кошельке), а не в операционной кассе. Однако за данное нарушение штрафов не предусмотрено.

Ситуация

Московские налоговики уходят от ответа

В письме УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 № 22-12/057947 налогоплательщики задали как раз интересующий нас вопрос: допускается ли выдача кассирам магазинов разменного фонда один раз в год по расходному ордеру?
Однако ответа на поставленный вопрос указанное письмо не содержит. Налоговики напоминают правила работы на ККМ, согласно которым кассиры должны обеспечиваться всем необходимым перед началом работы. Но ни запрета, ни разрешения на выдачу разменного фонда один раз в год в письме нет.
Кроме того, суды, как правило, встают на сторону налогоплательщиков, которых оштрафовали за неполное оприходование денежной наличности из-за нарушения порядка оформления разменного фонда. По мнению судей, несвоевременная сдача в центральную кассу разменного фонда не является административным нарушением, указанным в статье 15.1 КоАП РФ.

Отражение операций с разменным фондом в бухгалтерском учете

Уделим внимание организациям, которые даже при УСН ведут бухучет в полном объеме. Расскажем, как отражается выдача разменного фонда в бухучете.

Подборка документов

Есть положительные для налогоплательщиков примеры арбитражной практики. См., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 № А56-24004/2009 и от 28.06.2010 № А56-58858/2009, а также постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 № Ф04-61/2008(443-А70-43).
Для каждой операционной кассы на счете 50 «Касса» открывается отдельный субсчет «Операционная касса 1», «Операционная касса 2» и т. д. При выдаче разменного фонда делается проводка:
ДЕБЕТ 50 субсчет «Операционная касса»
КРЕДИТ 50 субсчет «Касса организации».
При возврате разменных денег проводка будет обратной:
ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации»
КРЕДИТ 50 субсчет «Операционная касса».

Пример

ООО «Горизонт» применяет УСН и ведет бухгалтерский учет в полном объеме. 2 июня 2011 года кассиру магазина был выдан разменный фонд в размере 3800 руб., в тот же день вечером кассир сдал в кассу организации полученную выручку в сумме 374 500 руб. и вернул сумму разменного фонда. Отразим операции в бухгалтерском учете при условии, что для операционной кассы на счете 50 открыт субсчет 2, для центральной кассы организации — субсчет 1 (см. таблицу).

Таблица. Бухгалтерские проводки ООО «Горизонт»

№ п/п

Содержание операции

Дата

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Документ

1

Выданы разменные деньги в операционную кассу

02.06.2011

50-2

50-1

3800

Расходный кассовый ордер

2

Отражена торговая выручка

02.06.2011

50-2

90-1

374 500

Z-отчет

3

Отражена сдача выручки в центральную кассу

02.06.2011

50-1

50-2

374 500

Приходный кассовый ордер

4

Возвращены разменные деньги в центральную кассу

02.06.2011

50-1

50-2

3800

Приходный кассовый ордер

Если же при выдаче кассиру денежных средств для разменного фонда оформляется авансовый отчет, то делается проводка:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50.
Возврат отражается следующим образом:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Упрощенка

      «Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса.

      Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи.

      Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в августе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль