Какие документы необходимо приложить для списания расходов по командировке за границу

244

Вопрос

У нашей компании (на УСНО 15 %) заключен контракт с компанией из США, по которому мы разрабатываем программные продукты по их заказу. Намечается командировка в США на выставку программных продуктов, транспортные расходы из нашего города до Москвы и суточные расходы за весь период командировки за наш счет, а все остальные расходы по проживанию и перелетам за счет приглашающей стороны. Могу ли я взять в расходы для УСНО оплату проезда до Москвы и обратно+суточные? Нужны ли мне какие то допдокументы, например приглашения от компании из США приложить для обоснования моих расходов?

Ответ

Эксперты Системы Главбух

Ваш вопрос от 11.02.2016«Добрый день.
у нашей компании (на УСНО 15 %) заключен контракт с компанией из США, по которому мы разрабатываем программные продукты по их заказу. Намечается командировка в США на выставку программных продуктов, транспортные расходы из нашего города до Москвы и суточные расходы за весь период командировки за наш счет, а все остальные расходы по проживанию и перелетам за счет приглашающей стороны. Могу ли я взять в расходы для УСНО оплату проезда до Москвы и обратно суточные? Нужны ли мне какие то доп. документы, например приглашения от компании из США приложить для обоснования моих расходов?
с уважением, Гордеева Ольга
Дополнение к вопросу от 11 февраля17:29, №708415. кроме этого наша компания оплачивает страховку за весь период нахождения наших сотрудников на территории США. могу ли я взять это в налоговые расходы. с уважением, Гордеева О.Л.»

Отвечает Ваш персональный эксперт
Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд командированного сотрудника, а так же расходы по суточным (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Помимо всего прочего организация имеет право на списание расходов по медицинской страховке. Многие государства с визовым режимом не разрешают въезд в страну без оформления медицинской страховки. К тому же медицинское страхование необходимо лично сотруднику и организации, так как позволит избежать непредвиденных медицинских расходов во время командировки. Поэтому расходы на ее получение при направлении сотрудника в командировку экономически обоснованны (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, подп. «г» п. 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Подтверждают их страховым полисом. Страховка так же включается по основанию подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Приглашение иностранной организации лучше иметь, поскольку расходы на проезд до столицы необходимо будет обосновать.

При направлении в командировку составляется приказ с указанием цели поездки сотрудника. Кроме того, многие эксперты рекомендуют по окончании командировки составлять отчеты в произвольной форме. Все эти документы обоснуют командировочные расходы общества.

Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)

Из рекомендации Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет специальный налоговый режим

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд командированного сотрудника (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшат налоговую базу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: как организации на упрощенке (доходы минус расходы) учесть при расчете единого налога, НДФЛ и страховых взносов расходы на проезд командированного сотрудника на такси

Такие расходы учитываются при расчете единого налога. НДФЛ с них не удерживается и страховые взносы не начисляются. Но при выполнении ряда условий.

По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку организация обязана возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси. В частности, может быть предусмотрено, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете единого налога. Это объясняется так.

В состав командировочных расходов, на которые можно уменьшить налоговую базу организаций на упрощенке, включены расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом не конкретизируется, каким именно видом транспорта должен быть осуществлен проезд. Кроме того, перечень командировочных расходов, приведенный в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Следовательно, к ним можно отнести любые расходы (в т. ч. и стоимость проезда командированного сотрудника на такси), произведенные с ведома организации, при условии их экономической обоснованности и документальном подтверждении (подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные выводы следуют из разъяснений финансового ведомства (письма Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-11-04/2/80, от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, от 22 мая 2009 г. № 03-03-06/1/339).

Арбитражная практика также подтверждает возможность учета расходов на такси в уменьшение налогооблагаемой базы (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10, Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007, Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31).

Несмотря на то что большинство указанных писем Минфина России и судебные постановления адресованы плательщикам налога на прибыль, выводами, сделанными в них, могут руководствоваться и организации на упрощенке (подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, а также чеки ККТ.

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). В том числе и с компенсации расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Поскольку законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок.

Аналогичные выводы подтверждает Минфин России в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549, от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241, от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97. При этом в письме от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97 финансовое ведомство пояснило, что оплата услуг такси в связи со служебной необходимостью (в производственных целях) осуществляется в интересах самой организации, а не сотрудника. Поэтому компенсация таких расходов не включается в его налогооблагаемый доход.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте с сумм документально подтвержденных и экономически обоснованных расходов на проезд командированного сотрудника:

Такой вывод следует из буквального толкования части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и части 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом вид транспорта, которым должен воспользоваться сотрудник, не уточняется. Следовательно, он вправе добираться до места командировки и обратно, а также до вокзала или аэропорта любым способом, в том числе на такси. Аналогичные выводы следуют из письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

Что касается поездок сотрудника на такси по служебным делам во время командировки, то их можно квалифицировать как расходы, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И не облагать взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога расходы на медицинскую страховку во время пребывания в загранкомандировке. Организация применяет упрощенку с объектом «доходы минус расходы»

Да, можно.

Многие государства с визовым и безвизовым режимом не разрешают въезд в страну без оформления медицинской страховки. К тому же медицинское страхование необходимо лично сотруднику и организации, так как позволит избежать непредвиденных медицинских расходов во время командировки. Поэтому расходы на ее получение при направлении сотрудника в командировку экономически обоснованны (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, подп. «г» п. 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Подтверждают их страховым полисом.

Если эти условия выполнены, расходы на оформление медицинской страховки включите в состав командировочных расходов и спишите в уменьшение налоговой базы. Основание – подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога расходы на аренду автомобиля в загранкомандировке. Организация применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами

Да, можно.

Аренда автомобиля в период зарубежной поездки может быть предусмотрена внутренними документами организации. Например, Положением о командировках. Тогда плату за аренду можно компенсировать в качестве иных расходов, понесенных сотрудником с разрешения или с ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Перечень командировочных расходов, на которые можно уменьшить налоговую базу организаций на упрощенке, открыт (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Следовательно, к ним можно отнести любые расходы, произведенные с ведома организации, при условии их экономической обоснованности, в том числе и плату за аренду автомобиля во время загранкомандировок (ст. 168 ТК РФ, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Экономическую обоснованность таких затрат можно подтвердить, например, необходимостью быстро добираться к месту работы во время командировки. Это может сократить время пребывания сотрудника в командировке, что также повышает эффективность бизнеса.

Документально подтвердить такие расходы можно договором аренды, актом о передаче/возврате автомобиля, счетами, чеками, подтверждающими оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду. А также документами, подтверждающими размещение автомобиля на парковке, стоянке (при наличии).

Со стоимости аренды автомобиля, компенсированной сотруднику, удерживать НДФЛ не нужно. Ведь такие расходы организация обязана возместить работнику в связи с направлением его в командировку (ст. 168 ТК РФ). А компенсации, установленные законодательством и связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождаются от обложения НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742, и подтверждается арбитражной практикой (определение ВАС РФ от 17 февраля 2011 г. № ВАС-330/11, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2010 г. № А32-49229/2009, Уральского округа от 3 сентября 2007 г. № Ф09-7059/07-С2).

На сумму такой компенсации не нужно начислять страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Поскольку компенсация попадает в перечень необлагаемых выплат (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

 

Производственный календарь на 2017 год – нормы рабочего времени, праздничные даты, переносы и сокращенные дни в 2017 году.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 11.25%
  • Да, с фондом 30%
  • Да, с инспекцией и фондом 10%
  • Нет, сверку еще не проводили 48.75%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

Вас заинтересует

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль