Как оформить приобретение товаров, услуг через подотчетное лицо

86

Вопрос

У нас гостиница, мы провели мероприятие "тайный гость", для этого мы взяли деньги из бухгалтерии, отдали их "тайному гостью", который расплатился ими в кассу гостиницы за проживание, как нам провести авансовый отчет и какие документы нужно к нему прикрепить, чека нет. деньги под отчет берет сотрудник, отдает их человеку, который идет и платит за проживание и проверяет качество предоставление услуги, бухгалтерии нужно закрыть эти деньги, как можно это сделать, нужно ли делать какие либо приказы и можно ли при закрытии просто приложить чек на оказании услуги за проживание?

Ответ

В Вашей ситуации было бы правильным заключить напрямую с «тайным гостем» договор на оказание услуг и выдать ему денежную сумму для проведения мероприятия.

Поскольку при выбранном Вами методе (выдача денег сначала вашему работнику, а затем работник передает другому человеку) будет довольно проблематично закрыть авансовый отчет. Ведь этот человек не оформлен как ИП и соответственно, предоставить первичные документы об оказании Вам этой услуги не сможет. А приложенный чек не закроет авансовый отчет вашего работника, поскольку он лишь подтверждает принятую оплату от этого человека за оказанные услуги вашей организацией по проживанию в гостинице.

Обоснование ответа

Из рекомендации

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)

Да, можно.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ* (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика* (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*

Из статьи журнала «Главбух» № 4, Февраль 2015

Самый интересный вопрос номера

Можно ли учесть расходы на услуги тайного покупателя

Налоговый учет расходов

У нас пять магазинов одежды. Чтобы проверить качество работы продавцов, заказали у сторонней компании услуги двух тайных покупателей. За то, что каждый из них пройдется по всем торговым точкам, заплатили 10 000 руб. Можно ли учесть эту сумму в расходах?

Все зависит от того, какой режим налогообложения применяет компания. Если общий, то эти расходы можно учесть как прочие (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Важно только запастись документами, подтверждающими экономическую оправданность затрат. Это может быть, например, приказ руководителя, что надо заказать услуги тайного покупателя для повышения качества работы продавцов и увеличения выручки. Надо иметь и документы, подтверждающие сумму расходов, — договор, акт на услуги. Хорошо также получить от контрагента отчет тайного покупателя о проделанной работе.

Но если компания работает на упрощенке, расходы списывать рискованно. Как мы выяснили, в Минфине против этого. Ведь список учитываемых на этом спецрежиме расходов закрыт. И услуги тайного покупателя в нем не поименованы* (ст. 346.16 НК РФ)

Производственный календарь на 2017 год – нормы рабочего времени, праздничные даты, переносы и сокращенные дни в 2017 году.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль