Компенсация работодателем услуг сотовой связи

46

Вопрос

Пришли ко мне с плановой проверкой ПФР и ФСС, за 2 дня перевернули все за 3 года, ничего серьезного не нашли, но прицепились к услугам связи сотрудников, когда те отчитывались в течение месяца за 2 месяца, в двух случаях за 3. И вот теперь хотят указать это в акте, поставив суммы, превышающие 1 месяц, в доход сотрудникам, соответственно доначислить взносы. Как мне быть, правы ли проверяющие? Если правда на моей стороне, то как мне убедить их, пока акт не написали?проверяющие не против услуг связи, но пытаются убедить меня, что сотрудники должны отчитываться из месяца в месяц. Т.е. если в приказе указано, что монтажник имеет право на компенсацию услуг связи в размере 200 рублей в месяц, то он и должен отчитываться на 200 р каждый месяц. Но иногда получается так, что он в начале месяца отчитался и получил деньги за предыдущий, а в конце этого же месяца отчитался за текущий. И мои проверяющие первые 200 р принимают, а вторые 200 р ставят в доход. Никак не могу их убедить, что это разные периоды. Настаивают на том, что если сотрудник не отчитался в предыдущем месяце, то не должна я ему выплачивать.

Ответ

Компенсация работодателем услуг сотовой связи, оплаченных работником, не облагается страховыми взносами (пп. «и» п.2 ч.1 ст.9 Закона от 24.07.2009 №212-ФЗ).

По мнению ФСС, для этого расходы должны быть связаны с исполнением трудовых обязанностей, экономически обоснованы и подтверждены документами (письмо от 17.11.2011 №14-03-11/08/13985). Кроме того в этой ситуации необходимо дополнительно заключить с работником письменные соглашения о сумме компенсации, порядке ее выплаты, а также о сроке, в течение которого работник будет применять свое имущество в служебных целях (ст.188 ТК РФ). Либо компания может в этих соглашениях дать ссылку на соответствующий приказ.

Если из отчетов сотрудника четко прослеживается, что компания компенсирует расходы за разные месяцы, то действия проверяющих незаконны. Порядок компенсации расходов определяется в соглашениях с работником. Данные соглашения должны соблюдаться как работниками, так и работодателями. Т.о. компания не вправе отказать работнику, если он представил все необходимые документы даже по истечении соответствующего месяца. Иными словами, организация может отказать компенсировать расходы, только если ограничение по времени предоставления документов прямо установлено в локальном акте и соглашении с работником.

Обоснование

Из статьи журнала «Учет в сельском хозяйстве» № 8, Август 2015

Компания оплачивает сотрудникам сотовую связь – налоги и взносы

Организация выдает работникам телефоны

Бывает, что в служебных целях организация обеспечивает своих сотрудников мобильными телефонами. Она сама их закупает и заключает договор с сотовым оператором на оказание услуг связи. Затем телефоны с сим-картами передают работникам.

Рассмотрим, как все это оформить и учесть при налогообложении.

Использование телефонов лучше прописать в локальном нормативном акте

В данном документе необходимо перечислить должности сотрудников, которым положена мобильная связь. А также следует указать лимиты, в рамках которых компания будет оплачивать работникам разговоры по мобильным.

Обратите внимание: с таким локальным актом работников следует ознакомить под подпись (ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Расходы на мобильную связь можно признать при налогообложении

Затраты на сотовую связь хозяйство вправе учесть в целях налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ) и при спецрежимах – УСН, ЕСХН (подп. 18 п. 1 ст. 346.16, подп. 18 п. 2 ст. 346.5 Налогового кодекса РФ).

Чтобы безопасно списать данные расходы, заранее запаситесь необходимыми документами. Они должны подтверждать, что сотрудники использовали телефоны по делам компании.

Часто при проверках налоговики требуют детализацию телефонных переговоров. Согласны с таким подходом и финансисты (письмо Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2). Хотя в налоговом законодательстве не сказано, что организация обязана представлять детализированные счета оператора связи. Поэтому в принципе можно обойтись и без них. Но тогда есть риск, что обоснованность расходов придется доказывать в суде. Правда, судьи в подобных спорах встают на сторону компаний (например, постановление ФАС Московского округа от 22 июня 2010 г. № КА-А40/6056-10).

На практике бывают ситуации, когда сотрудник использует мобильный телефон после работы. Скажем, чтобы уточнить условия контракта с региональными партнерами, у которых в это время рабочий день.

Расходы на подобные переговоры также можно признать в налоговом учете компании. К такому выводу пришли судьи в постановлении ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/1273208. Только у организации должны быть должностные инструкции, из которых понятно, что такие-то специалисты могут разговаривать по делам компании и во внеслужебное время.

Также необходимо издать приказы, в которых отдельным сотрудникам разрешено использовать мобильную связь в нерабочие часы.

Сверхлимитные затраты облагают НДФЛ и взносами

Если работники разговаривали по телефонам исключительно по службе, с оплаты связи не надо удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Также не придется начислять и страховые взносы (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Организация вправе установить лимиты расходов на сотовую связь. Тогда все, что наговорил работник сверх них, следует удержать из его зарплаты. Если компания не сделает этого, то сумма сверх лимита будет считаться доходом сотрудника в натуральной форме. С него нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы. Так же поступают и с оплатой звонков в личных целях.

Сотрудники используют собственные мобильные

Нередко сотрудники ведут переговоры по собственным телефонам с сим-картами, оформленными на их имя. Тогда между организацией и работником заключают соглашение об использовании его личного имущества в служебных целях. В нем устанавливают и размер компенсации за это. Такую выплату не облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). На нее также не надо начислять страховые взносы (определение Верховного суда РФ от 30 апреля 2015 г. № 309-КГ15-1758). Но только если у компании есть документы, подтверждающие, что телефон принадлежит сотруднику и он использовал его в профессиональных целях. Кроме того, хозяйству надо составить расчеты, обосновывающие размер компенсации. Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 03-04-05/25434, от 20 апреля 2015 г. № 03-04-06/22274.

Добавлю, что сумму компенсации можно списать в целях налога на прибыль, а также при упрощенке и ЕСХН. Но здесь уже не обойтись без детализации звонков. В ней необходимо выделить именно те, которые сделаны по рабочим вопросам. При этом сотрудник должен представить документы, подтверждающие оплату сотовой связи.

Компания предоставляет работникам сим-карты

Возможен и такой вариант, когда человек в производственных целях разговаривает по собственному телефону, а сим-карту выдала организация.

Тогда работнику также положена компенсация за использование личного имущества. Ее сумму прописывают в соглашении с ним. Данную выплату не облагают НДФЛ и взносами в пределах утвержденного лимита.

Из статьи журнала «Упрощенка» № 10, Октябрь 2015

Компенсация, выплаченная сотрудникам, использующим в работе мобильные телефоны, страховыми взносами не облагается

Реквизиты решения:

постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.08.2015 по делу № А27-24488/2014

Специалисты ФСС РФ во время выездной проверки обнаружили, что фирма платит компенсации работникам за то, что те используют личные мобильные телефоны в служебных целях. Страховые взносы на эти компенсации организация не начисляет. Инспекторы согласились с тем, что работодатель может компенсировать сотруднику его расходы, в том числе на сотовую связь, и такие компенсации взносами не облагаются. Но только в случае, когда обоснована производственная необходимость подобных расходов.

Цена вопроса:

доначисленные взносы и штраф общей суммой 523,74 руб.

А в рассматриваемой ситуации фирма не подтвердила, что мобильная связь была нужна сотрудникам для выполнения их должностных обязанностей. В приказах директора и соглашениях не упоминается, для каких целей сотрудники используют в своей работе личные мобильные телефоны. Кроме того, не представлены документы, свидетельствующие о служебном характере переговоров по сотовым телефонам. Поэтому специалисты ФСС вынесли решение — доначислить с сумм компенсаций страховые взносы и назначить штраф.

Фирма платить взносы и штраф отказалась и обратилась в суд. В суде она заявила, что компенсации, выплаченные работникам за мобильную связь, правомерно не облагались страховыми взносами. Ведь работодатель обязан компенсировать расходы работников, связанные с использованием их личного имущества в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Компенсации за мобильную связь фирма начисляла в соответствии с дополнительными соглашениями, заключенными к трудовым договорам, и в размере, указанном в этих соглашениях. Кроме того, есть документы от работников, подтверждающие их расходы на мобильную связь, — это чеки на покупку карт оплаты и пополнение лицевых счетов номеров сотовых телефонов.

Суд в споре принял сторону организации. Арбитры подтвердили, что компенсация работодателем услуг сотовой связи, оплаченных работником, не облагается страховыми взносами (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Но только при условии, что расходы связаны с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, экономически обоснованы и документально подтверждены. Об этом, в частности, говорится в письме ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Суть вопроса

Компенсация, выплаченная работнику, не облагается страховыми взносами, если его расходы связаны с исполнением трудовых обязанностей, экономически обоснованы и подтверждены документами (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Судьи отметили, что все эти требования выполнены. В частности, компенсации выплачивались ежемесячно на основании приказа руководителя фирмы, где говорится о производственной необходимости затрат. Их суммы соответствуют условиям допсоглашений. Кроме того, в наличии есть документы, свидетельствующие о том, что работники действительно несли расходы на мобильную связь. А тот факт, что переговоры по сотовым телефонам имели непроизводственный характер, фонд не подтвердил. Поэтому решение ФСС РФ суд признал недействительным.

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ.

Если вы выплачиваете сотрудникам компенсацию за использование их имущества в служебных целях, например мобильных телефонов или компьютеров, заключите соглашения с работниками. Причем лучше оформить такое соглашение как самостоятельный отдельный документ, а не приложение к трудовому договору. Тогда компенсируемые суммы проверяющие не смогут отнести к оплате труда, как другие начисления, предусмотренные условиями трудового договора. А вы не будете облагать их страховыми взносами на законных основаниях (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Укажите в соглашении, какое именно имущество использует сотрудник и для каких должностных обязанностей. Не забудьте добавить условия о сумме компенсации, порядке ее выплаты, а также о сроке, в течение которого работник будет применять свое имущество в служебных целях. Посмотреть образец подобного соглашения вы можете на сайте электронного журнала «Упрощенка» e.26-2.ru. В поисковой строке раздела «Формы» наберите «Соглашение об использовании мобильного телефона». И первым на странице результатов будет как раз документ, который вам требуется.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 57.34%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.37%
  • в программе Инфо-Предприятие 1.37%
  • в программе БухСофт 4.78%
  • в других бухгалтерских программах 20.82%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 11.6%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.73%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль