Подпись в первичных документах

626

Вопрос

Может ли работник Б,при совмещении должностных обязанностей гл.бухгалтера и бухгалтера ставить свою подпись в документах как Главный бухгалтер или в документах необходимо прописывать Временно исполняющий обязанности гл.бухгалтера или др.?

Ответ

сообщаем следующее: в документах можно и не прописывать «Временно исполняющий обязанности».

Первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Если документ подписывает уполномоченный сотрудник, то после подписи необходимо написать его фамилию и инициалы. Именно такой порядок оформления порекомендовал Минфин России в письме от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04. Если в реквизитах «Главный бухгалтер» значатся фамилии и инициалы соответственно главбуха, а не уполномоченного сотрудника, то под реквизитами придется сделать дополнительные записи: «За главного бухгалтера». После этих записей уполномоченный сотрудник ставит свою подпись, фамилию и инициалы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Рекомендация: Кто может подписать счет-фактуру


Подписи ответственных лиц

Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.*

Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).*

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.


Ситуация: нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера)

Нет, не нужно.*

Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен статьей 169 Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо». Таким образом, если счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы. Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителя или доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмах от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04, ФНС России в письме от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.

Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ не является составленным с нарушениями установленного порядка. Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04.

 

2.Статья:Дополнительные сведения в счете-фактуре

Письмо Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-07-09/11863

По действующим правилам счет-фактура подписывается руководителеми главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. В показателях « Руководитель организации или иное уполномоченное лицо » и « Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо » проставляется подпись уполномоченного лица и указываются его фамилия и инициалы.*

 

3.Статья: Недочеты в реквизитах счетов-фактур стали не так страшны для вычетов

Не та подпись в счете-фактуре лишит покупателя права на вычет

Наравне с реквизитами особое внимание я рекомендую уделять подписям в счете-фактуре. Требования к ним установлены в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

По общему правилу счет-фактуру подписывают руководитель и главбух поставщика. Между тем поставить подпись на документе могут и другие сотрудники (менеджеры, товароведы и т. д.). Но на это им потребуется либо доверенность от компании, либо приказ руководителя. Типовых образцов для таких документов нет, поэтому каждая компания составляет их в произвольной форме. Главное, чтобы в этих документах была информация о том, кому передается право подписи и образцы подписей сотрудников. Кроме того, в доверенности или распоряжении может быть установлен срок, в течение которого сотрудники имеют возможность подписывать счета-фактуры. Дополнительно там могут быть перечислены и те, кто станет расписываться в счетах-фактурах, когда ответственные сотрудники уйдут в отпуск или заболеют.*

К сожалению, налоговое законодательство не обязывает продавцов представлять своим покупателям копии документов о праве подписей счетов-фактур. Но если поставщик при налоговой проверке не представит такой документ, то покупатель уже не сможет принять НДС к вычету по счету-фактуре, подписанному не директором и не главбухом.

Чтобы обезопасить себя, покупателям можно посоветовать еще при заключении сделки просить копии либо доверенности, либо приказа.

– Скажите, нужно ли в счете-фактуре указывать должность того сотрудника, которому передано право подписи?

– Нет, не нужно. Смотрите, в статье 169 Налогового кодекса РФ дан перечень обязательных реквизитов счета-фактуры. Их изменение недопустимо. Это в полной мере относится и к таким реквизитам, как «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер». Поэтому если документ подписывает уполномоченный сотрудник, то его должность в счете-фактуре не нужна. Но после подписи лучше написать его фамилию и инициалы. Именно такой порядок оформления порекомендовал Минфин России в письме от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04. Если в реквизитах «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» значатся фамилии и инициалы соответственно руководителя и главбуха, а не уполномоченного сотрудника, то под реквизитами придется сделать дополнительные записи: «За руководителя организации», «За главного бухгалтера». После этих записей уполномоченный сотрудник ставит свою подпись, фамилию и инициалы. Такой порядок оформления предложили уже налоговики в письме ФНС России от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.*

<….>

 

4.Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии


Подписи в документах

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.*

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 56.89%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.78%
  • в программе Инфо-Предприятие 1.78%
  • в программе БухСофт 5.33%
  • в других бухгалтерских программах 19.11%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 12.44%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.67%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль