Внутренний контроль предприятия малого бизнеса

812

Вопрос

Наша организация относится к предприятия малого бизнеса, должны ли мы организовать внутренний контроль на предприятии и кто его должен осуществлять если у нас один учредитель, директор, главный инжинер, главный бухгалтер и бухгалтер.

Ответ

сообщаем следующее: Да, должны. С 2013 года внутренний контроль фактов хозяйственной жизни стал обязательным для всех компаний (ст. 19 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Как именно необходимо организовать такой контроль, в законодательстве не разъясняется. По мнению финансового ведомства, компания может применять следующие процедуры внутреннего контроля: санкционирование отдельными должностными лицами сделок и операций, проведение сверки расчетов с поставщиками и покупателями, разграничение полномочий и ротацию обязанностей (например, возложение полномочий по составлению «первички» на разных лиц на ограниченный период с целью уменьшения ошибок и злоупотреблений), инвентаризацию и др. При этом финансовое ведомство обращает внимание на то, что принципы внутреннего контроля нужно задокументировать. Целесообразно оформить единый документ, содержащий порядок организации внутреннего контроля, указав и систематизировав в нем используемые правила. В небольшой фирме все обязанности по организации и осуществлению внутреннего контроля может взять на себя руководитель или назначить ответственного сотрудника. Функции и задачи нужно прописать в должностных инструкциях сотрудников, которые отвечают за внутренний контроль, и в Положении о внутреннем контроле.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Опубликованы рекомендации Минфина о внутреннем контроле в компании

Минфин России разъяснил, как организовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухучета и составления бухгалтерской отчетности (информация ПЗ-11/2013 опубликована на сайте финансового ведомства 26 декабря 2013 года).

С 2013 года внутренний контроль фактов хозяйственной жизни стал обязательным для всех компаний (ст. 19 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).* Организации, отчетность которых подлежит обязательному аудиту, должны также организовать внутренний контроль ведения бухучета и составления бухгалтерской отчетности. Однако до сих пор не было разъяснений, регламентирующих порядок организации внутреннего контроля. Минфин России предлагает исходить из того, что внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления в компании, в нем должен участвовать весь персонал организации, а полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его осуществление. По мнению финансового ведомства, компания может применять следующие процедуры внутреннего контроля: санкционирование отдельными должностными лицами сделок и операций, проведение сверки расчетов с поставщиками и покупателями, разграничение полномочий и ротацию обязанностей (например, возложение полномочий по составлению «первички» на разных лиц на ограниченный период с целью уменьшения ошибок и злоупотреблений), инвентаризацию и др.*

2. Статья: 2.2. Как организовать контроль

Процедуры внутреннего контроля, которые Минфин России приводит в информации № ПЗ-11/2013, в принципе стандартные. Они хорошо знакомы организациям и широко используются на практике. К ним относятся:

– документальное оформление событий хозяйственной жизни (это основа ведения бухгалтерского учета);

– подтверждение соответствия между объектами или документами или их соответствия установленным требованиям;

– санкционирование сделок и операций персоналом более высокого уровня;

– разграничение полномочий и ротация обязанностей работников;

– сверка данных и контроль фактического наличия и состояния объектов (в том числе охрана, ограничение доступа, инвентаризация);

– контролирование законности сделок (заключаемых договоров), учетных операций;

– надзор за точностью составления смет и планов;

– контроль за соблюдением сроков составления отчетности;

– контроль за компьютерной обработкой информации (ее сохранностью, защищенностью, своевременным обновлением).

При этом финансовое ведомство обращает внимание на то, что принципы внутреннего контроля нужно задокументировать.

Целесообразно оформить единый документ, содержащий порядок организации внутреннего контроля, указав и систематизировав в нем используемые правила.*

В то же время часть положений, связанных с осуществлением внутреннего контроля, может быть отражена в организационно-распорядительных документах компании (например, в должностных инструкциях, приказах, графике документооборота). Или в таких документах, как учетная политика (ответственность, периодичность контрольных процедур, инвентаризаций и т. д.). А также являться элементом кадровой политики (подбор квалифицированных специалистов, меры по их мотивации и стимулированию, что позволит существенно уменьшить количество ошибок).

Правила (порядок) внутреннего контроля утверждает руководитель организации. Обязанности и полномочия подразделений и персонала определяются в зависимости от характера и масштабов деятельности компании, особенностей ее системы управления.*

Так, в крупной организации может быть создано специальное подразделение (служба внутреннего контроля). Или же функции внутреннего контроля можно распределить между органами управления, ревизионной комиссией (ревизором), главным бухгалтером, службой внутреннего аудита и иными работниками. А в небольшой строительной фирме, где численность персонала не позволяет разграничить указанные полномочия, все обязанности по организации и осуществлению внутреннего контроля может взять на себя ее руководитель.*

Минфин России согласен с тем, что при ведении внутреннего контроля субъект малого предпринимательства должен руководствоваться требованием рациональности и, помимо названных, вправе использовать другие процедуры внутреннего контроля (сверку, надзор), способные минимизировать имеющиеся риски.

В приложениях к информации № ПЗ-11/2013 приведены рекомендации по оценке внутреннего контроля и пример распределения полномочий и функций по организации и осуществлению внутреннего контроля для компании, ценные бумаги которой допущены к организованным торгам.

Следует помнить, что внутренний контроль не дает ожидаемых результатов, если руководство не уделяет ему должного внимания и своевременно не предпринимает мер по исправлению обнаруженных недостатков. Система контроля не гарантирует предотвращение событий, ведущих к проблемам в деятельности компании, но снижает возможность их наступления и вероятные риски. Обязательный внутренний контроль помогает собственникам принимать своевременные решения для нормального функционирования строительной организации.

 

3.Статья: Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Внутренний контроль

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.* А если ее отчетность подлежит обязательному аудиту, то она обязана вести внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухучета на себя). Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

Кроме того, одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).*

В графике документооборота нужно описать:

  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  • перечень сотрудников, проверяющих документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Пример графика документооборота в табличной форме

Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» разработал график документооборота в табличной форме (см., например, часть графика документооборота, посвященную банковским документам).

Пример графика документооборота в виде схемы

Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» разработал график документооборота в виде схемы (см., например, схему обработки командировочного удостоверения).

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.

Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов

Документооборот в ЗАО «Альфа» организован путем составления отдельных памяток сотрудникам (см., например, памятку командированного сотрудника).

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации. За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив.

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.*

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 57.27%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.76%
  • в программе Инфо-Предприятие 1.76%
  • в программе БухСофт 5.29%
  • в других бухгалтерских программах 18.94%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 12.33%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.64%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль