Путевые листы при аренде транспорта

286

Вопрос

Организации на УСН с налогообложением "доходы минус расходы" сторонняя организация(тоже на УСН) оказала услуги по предоставлению в аренду строительной техники, были представлены следующие документы: Акт на оказанные услуги, договор, нет путевых листов о фактическом использовании техники. Услуги оплачены. ВОПРОС Достаточно ли этих документов для того чтобы включить эти услуги в затраты?Если нет то, что еще небходимо представить

Ответ

Этих документов достаточно.

При этом, налоговые инспекторы указывают, что для подтверждения обоснованности данных расходов, арендатору необходимо иметь копии путевых листов (письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1). Путевые листы позволяют определить регулярность, время использования, а также маршрут движения арендованной техники.

Однако суды считают, что отсутствие путевых листов у заказчика услуг не свидетельствует об отсутствии документального подтверждения таких затрат. Путевые листы предусмотрены для организаций, являющихся перевозчиками (постановления ФАС Московского округа от 19.03.12 № А40-64845/11-107-280 , от 25.08.11 № КА-А40/9306-11 , Поволжского от 21.10.10 № А49-442/2010 ,Московского от 03.09.08 № КА-А40/8214-08 и Северо-Западного от 18.01.08 № А56-15033/2007 округов).

Таким образом, во избежание споров с проверяющими, для обоснованности услуг по аренде строительной техники, организации лучше представить копии путевых листов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух для УСН и Система Главбух для ВИП версии

1.Статья:Аренда автомобиля с экипажем. Уделите внимание документам

В процессе эксплуатации

Составление документов на этапе использования машины, арендованной с экипажем, во многом зависит от условий заключенного договора. Рассмотрим подробнее порядок их оформления.

Подтверждаем оказание арендных услуг…*
Законодательство требует, чтобы любой налоговый расход организации был обоснован и подтвержден документально (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Ранее финансисты настаивали, что для этих целей необходимо составлять акты об оказании услуг по аренде (письмо Минфина России от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/505). Но вскоре их позиция поменялась на противоположную – письмо Минфина России от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742. Там чиновники отметили, что если это не предусмотрено договором, ежемесячно оформлять акты не требуется. Договора аренды и акта приема-передачи имущества достаточно.*

Так что оформлять ли акт арендных услуг, агропредприятие должно решить самостоятельно. По нашему мнению, это целесообразно делать. Ведь данный документ служит не только основанием для расчетов, но и для подтверждения того, что стороны не имеют друг к другу претензий по качеству оказанных услуг (ст. 720,783 Гражданского кодекса РФ). Да и налоговики при проверке скорее всего будут настаивать на его наличии у арендатора (письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1).*

Кстати, в этом же письме чиновники указывают, какие бумаги помогут арендатору доказать обоснованность услуг аренды. Это, например, копии путевых листов, позволяющих определить регулярность, время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей. Справедливости ради заметим, что суды не считают их наличие обязательным – постановления ФАС Московского округа от 3 сентября 2008 г. № КА-А40/8214-08ФАС Северо-Западного округа от 18 января 2008 г. № А56-15033/2007.

Путевые листы. Основными тратами арендатора в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного транспорта являются расходы на бензин. Они учитываются на основании путевых листов, где фиксируются пробег и маршрут автомобиля (с указанием объектов, которые были охвачены).

Иным способом (например, только на основании чеков ККТ) в налоговом учете списать топливо не получится (письмо Минфина России от 15 июля 2005 г. № 03-03-04/1/75).

Вместе с тем, исходя из порядка заполнения путевых листов, которые являются основанием для начисления заработной платы водителю, их должен оформлять арендодатель. Ведь по трудовому соглашению водитель работает именно у него.*

Однако и для арендатора данный документ не менее важен, поскольку он подтверждает и обосновывает списание горюче-смазочных материалов. Как же быть сельхозорганизации?

Эта проблема решается просто, если агропредприятие арендует грузовой автомобиль. Путевой лист составляется собственником в общем порядке, за исключением отрывных талонов, которые заполняет арендатор.

В дальнейшем эти талоны с необходимой для подтверждения расходов информацией (время, пробег, выполненная работа) остаются у арендатора. В итоге обе стороны имеют подтверждающие первичные документы.

При аренде легкового автомобиля дело обстоит сложнее, так как здесь форма путевого листа отрывных талонов не предусматривает.

В такой ситуации можно рекомендовать сельхозпредприятию изначально предусмотреть договором условие о том, что арендодатель будет оформлять для него дубликаты путевых листов.

Есть и иной вариант – просто компенсировать расходы владельца на бензин на основании представленных им копий путевых листов и документов на покупку топлива.

 

2. Статья:Компании с успехом защитили расходы и вычеты без первички

Какие аргументы помогли компаниям отменить доначисления

Что не понравилось проверяющим Решение судей Комментарий «УНП»
Компания арендовала транспорт, заявила расходыи вычет. А инспекторы запросили путевые листыдля доказательств использования автомобилей. Эти документы компания не оформляла, что обернулось отказом в расходах и вычетах Для подтверждения арендытранспорта путевые листы может оформлять любая из сторон сделки.Суд выяснил, что, согласно договору,путевые листы составлял арендодатель. А арендуподтверждали другие бумаги: договор, акты, счета-фактуры (постановление от 30.09.13 № А27-17825/2012)* Безопаснее, чтобы путевые листы на поездкиарендованного транспорта оформляларендатор. Если их затребуют контролеры, не надо будет связываться с арендодателем — документы будут у компании. Чтобы у инспекторов не возникло претензий, в путевыелисты стоит вписывать маршрут движения и другие обязательные реквизиты*

3. Статья:Вопросы про путевой лист, которые при проверке приводят к налоговым спорам

Когда заказчику выгодно иметь копии путевых листов исполнителей?

Копии путевых листов исполнителей работ или услуг могут понадобиться заказчикам в качестве дополнительного доказательства, что исполнитель действительно оказал ему те или иные услуги.*

Аренда транспортного средства с экипажем или перевозки. По мнению налоговиков, наличие путевых листов в данной ситуации позволит определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время в пути (к примеру, письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.08 № 20-12/041966.1). Причем иногда проверяющие требуют представить путевые листы, оформленные именно арендатором. Хотя этот документ в данном случае оформляет арендодатель, который эксплуатирует транспортное средство.*

Аналогичная ситуация складывается с подтверждением расходов на оплату услуг сторонних перевозчиков. Налоговики могут потребовать копии путевых листов перевозчика. Исключение — аренда автомобиля с экипажем у физлица, не являющегося ИП. Ведь такие лица не должны оформлять путевые листы (п. 2 приказа № 152 и п. 2 постановления № 78).

Однако суды считают, что отсутствие путевых листов у заказчика услуг не свидетельствует об отсутствии документального подтверждения таких затрат. Путевые листы предусмотрены для эксплуатирующих организаций, которыми в рассматриваемых случаях являются арендодатель и перевозчик (постановления ФАС Московского округа от 19.03.12 № А40-64845/11-107-280 , от 25.08.11 № КА-А40/9306-11 , Поволжского от 21.10.10 № А49-442/2010 ,Московского от 03.09.08 № КА-А40/8214-08 и Северо-Западного от 18.01.08 № А56-15033/2007 округов).*

КСТАТИ

При подтверждении расходов иными документами возможно использование систем навигации

Предположим, неспециализированная компания для подтверждения расходов на ГСМ использует не путевые листы, а иные документы (письмо Минфина России от 07.04.06 № 03-03-04/1/327). В недавних разъяснениях Минфин России разрешил составлять такие документы на основании данных системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь (письмо от 16.06.11 № 0303-06/1/354)

В то же время копии путевых листов понадобятся заказчику, если договором с перевозчиком или арендодателем предусмотрена компенсация его расходов на ГСМ. Ведь при этом затраты несет заказчик или арендатор.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль