Учет расходов на ГСМ

717

Вопрос

В нашей организации нет штата водителя и нет автомобиля на балансе. Автотранспорт мы арендуем у физлица, а услуги водителя предоставляет ИП в лице самого директора (индивидуального предпринимателя). Это по бумагам. На самом деле генеральный директор сам себе водитель на своем авто. По договору аренды авто без экипажа предусмотрено, что все расходы несет арендатор т.е. наше ООО. Путевые листы заполняет от имени ИП сам директор. Деньги получает в кассе он же. Отчитывается тоже он. Поэтому особо контролировать расход бензина по норме нет смысла т.к. директор не требует этого. Правильно ли это? Если можно так, то могли бы Вы отправить мне шаблон приказа о списании ГСМ по факту. Правомерно ли мы поступаем?

Ответ

Для того, чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, вам потребуется путевой лист. Это основной первичный документ и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия листа может быть от одного дня до одного месяца.

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных фирм. Поэтому, если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее -- Приказ Минтранса № 152). Их перечень в таблице 1.

Таблица 1

Обязательные реквизиты путевого листа

Реквизиты

Как правильно заполнить

Наименование и номер

В наименовании укажите тип транспортного средства (например, путевой лист грузового автомобиля). В шапке путевого листа поставьте печать (штамп) организации или предпринимателя

Срок действия

Это может быть один день или другой срок, не более месяца. В последнем случае ставьте дату начала и окончания срока

Сведения о собственнике транспортного средства

Для организации укажите: наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Для предпринимателя: фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона

Сведения о транспортном средстве

Впишите тип транспортного средства (легковой, грузовой, автобус и др.), госрегзнак, показания спидометра при въезде в гараж и выезде из него, дату и время выезда транспорта с места постоянной стоянки и заезда на нее

Сведения о водителе

Поставьте фамилию и инициалы водителя. Еще Приказ Минтранса № 152 требует, чтобы здесь была отметка медработника о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медосмотров. Однако для небольших фирм и предпринимателей данное правило невыполнимо. Так как зачастую они не имеют медицинских работников в штате.

Мнения же судей по этому поводу разделились. Большинство из них считают, что медосмотр необходим только водителям специализированных организаций, которые осуществляют перевозки, а обычные фирмы и бизнесмены не подчиняются этим требованиям (постановления ФАС Центрального округа от 23.11.2009 № А36-706/2009 и от 28.07.2009 № А36-3582/2008). Но есть и такие, которые полагают, что независимо от рода деятельности и численности работников, проводить медосмотр водителя обязаны все компании (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 № Ф04-6445/2008 (14518-А75-6)).

Поэтому, если в случае спора вы не готовы отстаивать свое мнение в суде, оформите договор подряда с медицинским работником или примите его в штат внешним совместителем, он будет проводить медосмотры водителей.

Кроме основных сведений, перечисленных в таблице, вы можете добавить и дополнительные. Например, указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. А записи типа «поездки по городу» не использовать. Но учтите, что заполнять все реквизиты путевого листа следует аккуратно и без ошибок. Ведь при его проверке налоговиками, неточности могут послужить основанием для исключения «путевки» из состава бумаг, подтверждающих расходы. Тогда обоснованность затрат вам придется доказывать в суде (постановления ФАС Уральского округа от 05.03.2009 № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20.11.2009 № А46-11958/2009 и Центрального округа от 18.04.2008 № А36-3124/2006).

После того, как путевой лист будет выписан, выдайте водителю деньги на покупку бензина.

Выдачу наличных денег отразите проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

-- выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех дней после окончания срока, на который получены деньги под отчет, водитель должен отчитаться о произведенных расходах. Для этого в бухгалтерию он подает авансовый отчет (форма № АО-1), и прикладывают к нему кассовые (товарные) чеки с указанием даты покупки топлива, количества, стоимости и марки ГСМ.

В бухучете приобретенные ГСМ учтите в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. 2 и 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). И отразите их по дебету счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо», в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Запись будет следующая:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 71

-- оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Если при покупке топлива АЗС выдала вам чек с выделенной суммой НДС, то учесть налог как самостоятельный расход отдельно от стоимости ГСМ вы сможете только при наличии счета-фактуры. Если такого документа нет, то оприходуйте бензин по той цене, которая указана в чеке, с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

На затраты в бухучете списывайте всю фактическую стоимость топлива независимо от того, является она расходом при расчете «упрощенного» налога или нет. И отражайте ее в составе затрат по обычным видам деятельности (п. 6 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Если же в налоговом учете вы списываете ГСМ по нормам, то можете сверхнормативный расход в бухгалтерском учете показывать на отдельных субсчетах, прописав такой порядок в учетной политике для целей бухучета.

Количество топлива, которое подлежит списанию на затраты, рассчитайте по данным путевого листа. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива к списанию на расходы (л)

=

Остаток топлива при выезде автомобиля (л)

+

Количество топлива, заправленного в бак (л)

Остаток топлива на конец дня (л)

Относительно того, нужно ли нормировать затраты на топливо в налоговом учете, нет единой точки зрения. С одной стороны, чиновники говорят о том, что списывать стоимость ГСМ нужно в пределах нормативов. При этом можно пользоваться показателями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее -- Распоряжение Минтранса).

По мнению чиновников, нормирование подтверждает экономическую обоснованность расходов (письма Минфина России от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12 и от 03.09. 2010 № 03-03-06/2/57).

С другой стороны, Налоговый кодекс  РФ условий о нормировании не содержит (подп. 5 п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому окончательное решение о том, будете вы нормировать стоимость ГСМ в налоговом учете или нет, и если да -- то каким способом, вам нужно принять самостоятельно, и зафиксировать его в учетной политике для целей налогового учета.

Если вы решили не нормировать расходы на покупку топлива, то всю сумму, что отражена в бухучете, заносите в Книгу учета доходов и расходов. Если вы считаете, что целесообразнее списывать стоимость ГСМ на расходы в пределах норм, то предлагаем вашему вниманию возможные способы подсчета лимитов.

Нормировать затраты на топливо вы можете одним из трех способов:

1) применять нормы, утвержденные Распоряжением Минтранса;

2) использовать данные техдокументации завода-изготовителя авто;

3) разработать собственные нормативы учета расходов на ГСМ.

Характеристики первых двух способов в таблице 2.

Таблица 2

Сравнительный анализ норм расхода топлива, утвержденных Минтрансом, и норм, установленных заводом-изготовителем

Способ нормирования

Характеристика

В чем неудобность способа

Нормирование по лимитам, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р

Документ содержит нормы для основных марок автомобилей. Кроме того, к нормам установлены поправочные (повышающие и понижающие) коэффициенты, в зависимости от условий и местности эксплуатации авто. Например, коэффициенты для летнего и зимнего времени, для различных населенных пунктов, качеству дорог и пр.

1. Несмотря на то, что нормы топлива уже закреплены Распоряжением Минтранса, все равно потребуются дополнительные расчеты, чтобы найти величину норматива с учетом поправочных коэффициентов.

2. Для некоторых машин в Распоряжении Минтранса норм вообще нет. Так как изменения в данный документ с момента его выхода в свет не вносились. А производители авто с 2008 года существенно обновили свой модельный ряд.

3. Нормативы вам могут не подойти. Потому как из-за технического состояния ваш автомобиль тратит топлива по факту гораздо больше, чем выходит по нормативам

Нормирование по данным технической документации завода-изготовителя автомобиля

Расчет норм проводится по данным расхода топлива, которые представлены техническими документами на машину для трех видов дорог: «город, трасса, смешанный». Вы сможете выбрать тот вариант, где чаще всего эксплуатируете авто

Нормы завода-изготовителя могут не соответствовать реальным условиям эксплуатации автомобиля и фактическому расходу ГСМ

Как видите, такие способы нормирования не всегда удобны. Поэтому лучше всего разработать свои нормативы, которые будут соответствовать условиям эксплуатации именно вашего автомобиля. А для этого нужно самостоятельно произвести контрольные замеры топлива. Либо поручить разработку нормативов специализированной государственной или коммерческой фирме, с которой нужно будет заключить договор на выполнение расчета норм расходов на ГСМ.

Чтобы сделать замеры топлива самостоятельно, залейте в бак определенный объем бензина, например, 100 литров. Затем, исходя из показаний спидометра, определите, сколько километров вам понадобится, чтобы потратить все топливо. Все полученные результаты отразите в акте о проведении контрольного заезда (образец акта на рисунке). Его руководитель должен утвердить своим приказом

Образец акта контрольного заезда транспортного средства

Общество с ограниченной ответственностью «Ральф»

Акт № 13

контрольного заезда транспортных средств (в заданных условиях)

г. Москва                                                                                                           19.04.2013

Настоящий акт составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии: А.Г. Робинович -- генеральный директор

Члены комиссии:

А.Н. Андреева -- главный бухгалтер

Т.Р. Ефремов -- водитель

О том, что в ООО «Ральф» проводился контрольный заезд следующего транспортного средства в заданный условиях -- летний период:

Транспортное средство: марка Chevrolet Аveo LS;

-- регистрационный знак -- А 505 АН 77;

-- тип -- легковой;

-- категория -- В;

-- год выпуска -- 2011;

-- мощность двигателя (кВт/л.с.) -- 85/115;

-- используемое топливо -- бензин марки АИ-95;

-- дополнительные характеристики -- с кондиционером;

-- особенности эксплуатации -- полный рабочий день (разъездная работа).

В процессе контрольного заезда были выявлены следующие показатели транспортного средства:

№ п/п

Время заезда

Фиксированный пробег

Фактический расход топлива

1

1 ч 10 мин

100 км

8,9 л

Председатель комиссии:

Генеральный директор                           Робинович                                   А.Г. Робинович

Члены комиссии:

Главный бухгалтер                                Андреева                                         А.Н. Андреева

Водитель                                                Ефремов                                            Т.Р. Ефремов

Поскольку расход топлива зависит еще и от условий поездок, то лучше произвести контрольные замеры в разных условиях эксплуатации транспортного средства. И утвердить в этом же приказе еще и повышающие коэффициенты: для летних и зимних поездок, за использование кондиционера и т.п.

Образец приказа об утверждении норм расхода ГСМ и поправочного коэффициента к ним

Общество с ограниченной ответственностью «Ральф»

Приказ № 15

об утверждении норм расхода ГСМ и поправочных коэффициентов к ним

г. Москва                                                                                                           19.04.2013

На период с 19 апреля по 31 декабря 2013 года приказываю утвердить:

1. Базовую норму расхода бензина АИ-95 для автомобиля Chevrolet Аveo LS, регистрационный знак А 505 АН 77, в размере 8,9 литра на 100 километров пробега.

Основание -- акт о проведение контрольного заезда автомобиля Chevrolet Аveo LS, согласно которому при фиксированном пробеге в 100 километров фактический расход топлива составил 8,9 литра.

2. Поправочный коэффициент за использование кондиционера в автомобиле к базовой норме затрат -- 1,07.

Генеральный директор                             Робинович                                А.Г. Робинович

Формулу расчета нормативного расхода топлива, вы также можете установить для каждого вида транспорта самостоятельно. Например, она может выглядеть следующим образом:

Нормативный расход топлива

=

Базовая норма расхода топлива (л/км)

х

Пробег автомобиля, км

х

Поправочный коэффициент

После того, как стоимость ГСМ оплачена и документально подтверждена, нормы списания (при их наличии) подсчитаны, вы можете записать соответствующие суммы в Книгу учета доходов и расходов как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой признания расходов при УСН можно считать дату оплаты топлива (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Фрагмент заполнения Книги учета доходов и расходов ООО «Ральф» за II квартал 2013 года

№ п/п

Дата и номер первичного документа

Содержание операции

Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

35

Авансовый отчет № 31 от 22.04.2013года, кассовый чек № 012098657 от 22.04.2012 года

Отражена в расходах стоимость ГСМ

--

1033,23 руб.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 57.44%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.65%
  • в программе Инфо-Предприятие 1.65%
  • в программе БухСофт 4.96%
  • в других бухгалтерских программах 19.83%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 11.98%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.48%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль