Компенсация расходов работника на покупку материалов для организации

99

Вопрос

Если работник не получал деньги под отчет, а приобрел имущество для фирмы за свои средства, для отражения расчетов с ним используется бухгалтерский счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Можно ли выдавать работнику по заявлению, в котором он попросит возместить его расходы из выручки? Как быть с корреспонденцией на 20,23,26 счета со счета 73, так как данные счета не корреспондируются.

Ответ

Вы можете выбрать один из двух вариантов оформления данной операции. Первый - выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй - приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. Делая выбор, принимайте во внимание, на чье имя оформлены документы, подтверждающие расходы: сотрудника или организации.

Поскольку деньги в подотчет не выдавались, требовать от сотрудника авансовый отчет с перерасходом не нужно. Ведь в данном случае речь не идет об учете подотчетных сумм. В то время как авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).  А в данной ситуации сотруднику отчитываться не за что.

Для того, чтобы выплатить компенсацию расходов, достаточно приказа руководителя о возмещении средств и документов об оплате.

Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. Поэтому лучше его издать. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств. А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т.п. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись.

В бухучете суммы, причитающиеся работнику в возмещение потраченных им средств, логичнее отразить с использованием счета 73, субсчета "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, счет 73 предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетниками. Таким образом, на сумму возмещения нужно сделать запись по дебету счета 73, субсчета "Расчеты с персоналом по прочим операциям", в корреспонденции с кредитом счета 50 или 51. Проводки будут такими:

Дебет 73 Кредит 50 (51)

- выданы денежные средства сотруднику в возмещение расходов

Дебет 10 (41, 08) Кредит 73

- оприходовано имущество, купленной сотрудником для фирмы.

Если какая-то корреспонденция не предусмотрена Планом счетов бухучета, это не является серьезной проблемой, поскольку План счетов формирует общие правила ведения бухучета и не может предусмотреть всего разнообразия операций.

Обратите внимание: Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ, если выдана компенсация (Письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).

Если же оформляется договор купли-продажи с сотрудником, у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (Письмо Минфина России от 07.12.2011 N 03-04-06/3-339). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3-НДФЛ (п. 2 ст. 226 и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). При этом полученный доход ему можно уменьшить на сумму расходов, связанных с покупкой этих ценностей (пп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). То есть фактически налог будет равен нулю.

Документальным подтверждением затрат для фирмы будет договор купли-продажи или закупочный акт. В бухучете покупку ценностей в этом случае отразите проводками:

Дебет 10 (41, 08) Кредит 76

- оприходованы купленные у сотрудника ценности;

Дебет 76 Кредит 50 (51)

- оплачены ценности по договору купли-продажи (по акту закупки).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль