Использование личного транспорта по служебной необходимости

43

Вопрос

Вопрос: Прошу предложить возможные варианты ситуаций с наименьшими налоговыми последствиями для всех сторон, необходимый набор документов.1. Использование личного транспорта по служебной необходимости 2.Использование личного мобильного телефона по служебной необходимости В каких случаях эти затраты можно включить в налоговые расходы при упрощенке (Доходы-Расходы)

Ответ

Использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация может оплатить в форме компенсации или арендной платы.

Использование личного мобильного телефона сотрудника в служебных целях правильнее оформить договором аренды, так как арендные платежи можно учесть при расчете единого налога на УСН.

Размер и порядок выплаты арендной платы нужно предусмотреть в договоре. Для заключения договора аренды сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие право собственности на имущество.

При выплате арендной платы организация должна удержать НДФЛ. Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляются.

При расчете единого налога с разницы между доходами и расходами в состав затрат, уменьшающих налоговую базу, можно включить:

• суммы арендной платы;

• затраты на оплату услуг связи.

Использование личного легкового автомобиля сотрудника в служебных целях можно оформить договором аренды или назначить выплату компенсации. Оба вида расходов можно учесть на УСН.

Компенсацию за использование личного автомобиля можно выплачивать сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п. Помимо выплаты компенсации за использование личного имущества, организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер выплаты компенсации и сумм возмещения расходов тоже можно установить в трудовом договоре или отдельным приказом руководителя.

Для начисления компенсации сотрудник должен предоставить:

• копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);

• копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Кроме того, представители контролирующих ведомств считают, что для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов необходимо оформлять путевые листы. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

• учесть сумму компенсации при расчете единого налога на упрощенке.

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством. Те же нормы учитываются и для расчета единого налога. Предельный размер компенсаций установлен постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Поэтому в целях расчета страховых взносов применяются нормы, согласованные сторонами трудового (коллективного) договора. В этих пределах с компенсации за использование личного автомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели).

В случае оформления личного автомобиля сотрудника в аренду, при заключении договора нужно указать следующие данные:

• марка автомобиля;

• год выпуска и цвет;

• номер кузова и двигателя;

• государственный регистрационный номер.

Также необходимо установить размер и порядок перечисления арендной платы. С суммы арендной платы удерживается НДФЛ, страховые взносы не начисляются.

Арендная плата в полном размере может быть учтена при расчете единого налога.

Как оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении аренду личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)
Сотрудник может использовать в работе свое личное имущество: транспортное средство, компьютер, телефон, факс и т. д.

Использование личного имущества сотрудника для служебных целей организация должна оплатить. Сделать это можно:

  • назначив ему компенсацию;
  • заключив с сотрудником договор аренды.

Договор аренды

При аренде личного имущества сотрудника организация платит ему арендную плату, предусмотренную договором (ст. 606 и 614 ГК РФ).

Бухучет

Арендованное имущество принимайте по акту о приеме-передаче и приходуйте на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» (Инструкция к плану счетов).

В бухгалтерском учете сумму арендной платы относите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 76
– отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору).

Пример отражения в бухучете аренды личного имущества сотрудника

В январе ООО «Альфа» (арендатор) заключило со своим сотрудником (арендодатель) договор аренды мобильного телефона. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 января следующего года. Стоимость телефона по соглашению сторон – 7500 руб. Ежемесячная арендная плата за телефон составляет 900 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки.

В феврале:

Дебет 001
– 7500 руб. – принят на забалансовый учет мобильный телефон, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

Дебет 26 Кредит 76
– 900 руб. – списана арендная плата за пользование личным мобильным телефоном сотрудника.

НДФЛ и страховые взносы

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нет, НДФЛ нужно начислять по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удерживайте при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляйте. Связано это с тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами. Такой порядок следует из части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и статьи 606 ГК РФ.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно.

Объясняется это тем, что с доходов, полученных по гражданско-правовым договорам, взносы на страхование от несчастных случаев уплачиваются только в том случае, если такая обязанность предусмотрена договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, применяющие упрощенку, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:

О том, как учесть при расчете единого налога при упрощенке расходы на ремонт имущества, арендованного у сотрудника, см. Как провести и отразить в бухучете и при налогообложении ремонт основных средств.

Затраты признаются только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24 и УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. № 21-09/17094).

Пример начисления платы за аренду личного имущества сотрудника. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог по ставке 15 процентов. В январе организация (арендатор) заключила договор аренды с секретарем Е.В. Ивановой (арендодатель). Объект аренды – личный факс сотрудницы. Срок действия договора – с 1 января по 31 декабря.

Стоимость факса по соглашению сторон – 6000 руб. Ежемесячная арендная плата – 500 руб.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у Ивановой нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ей не предоставляются.

Сумма НДФЛ с арендной платы равна:
500 руб. × 13% = 65 руб.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» ежемесячно включает в состав расходов арендную плату в размере 500 руб.

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации (при необходимости). Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, а указать размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

В приказе укажите конкретные сроки выплаты компенсации. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне 2014 года приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля 2014 года.

В июле 2014 года 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим

НДФЛ

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ). Это связано с тем, что порядок расчета НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля не зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.

Страховые взносы

Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:

  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль (единого налога при упрощенке). Поэтому в целях расчета взносов применяйте нормы, установленные в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ. А именно: размер компенсации, согласованный сторонами трудового (коллективного) договора. В этих пределах с компенсации за использование личного автомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели) (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.

Пример отражения при налогообложении расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок. Организация применяет упрощенку. Для расчета НДФЛ и взносов использует нормы, установленные своими локальными документами

Сотрудник ООО «Альфа» использует свой автомобиль для служебных поездок. Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см. Ежемесячно сотруднику начисляется компенсация в размере 3000 руб. Это предусмотрено трудовым договором и приказом руководителя организации.

Норма компенсации для автомобиля с объемом двигателя свыше 2000 куб. см составляет 1500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92).

Поскольку компенсация выплачивается на основании трудового договора и приказа руководителя, удерживать с нее НДФЛ и начислять страховые взносы не нужно.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой налоговый режим применяет организация.

УСН

Если организация выбрала объектом налогообложения доходы, то расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают единый налог. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате и иным выплатам сотрудникам организации (п. 1 ст. 346.18 НК РФ)

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в состав расходов, уменьшающих налоговую базу. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ. Об

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 10.68%
  • Да, с фондом 33.01%
  • Да, с инспекцией и фондом 9.71%
  • Нет, сверку еще не проводили 46.6%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль