Нужно ли составлять авансовый отчет оплатив банковские услуги за счет личных средств

839

Вопрос

Как отразить операцию в бух учете, если директор ООО оплатил услуги банка в кассе банка наличными, какие документы нужно оформить? В принципе директор не претендует на возврат этих денег с организации, может их вообще не учитывать?

Ответ

Если директор оплатил банковские услуги за счет личных средств, то составлять авансовый отчет не нужно. Это связано с тем, что авансовый отчет составляют только сотрудники организации, которые получили деньги под отчет.

Для возмещения расходов необходимо оформить заявление и приложить к нему документы, подтверждающие факт оплаты банковской комиссии.

В бухучете это отражается следующим образом:

Дебет 91-2 Кредит 76

- отражена в составе прочих расходов банковская комиссия

Дебет 76 Кредит 73

- задолженность компании по банковским услугам оплачена директором

Дебет 73 Кредит 50 (51)

- возмещены расходы директора по оплате банковских услуг

Кроме того во избежание споров с контролирующими органами желательно оформить общий приказ по компании, в котором фиксируют возможность работников оплачивать расходы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат.

В случае если компании нужны денежные средства, то можно оформить с директором договор беспроцентного займа.

В случае выявления данного факта контролирующими органами (оплата услуг, оказанных фирме, за счет личных денег директора) данные услуги могут быть расценены как безвозмездно полученные (п. 8 ст.250 НК РФ), которые подлежат включению в состав внереализационных доходов в налоговом учете.

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Компенсация личных денег сотрудника

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:

Дело в том, что возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Как отразить в бухучете оплату банковских расходов

В зависимости от вида совершаемых операций отношения между банком и организацией (клиентом) могут регулироваться:

  • договором банковского счета (ст. 845 ГК РФ);
  • договором банковского вклада (ст. 834 ГК РФ);
  • кредитным договором (ст. 819 ГК РФ);
  • другими договорами, в которых закрепляются условия этих взаимоотношений (например, договором финансирования под уступку денежного требования (факторинг)).

В рамках заключенных договоров банки вправе:

  • открывать и вести банковские счета организаций;
  • заниматься расчетно-кассовым обслуживанием (осуществлять платежи по поручению организаций (в т. ч. с помощью системы «Банк–Клиент»), проводить инкассацию, выдавать наличные деньги и др.);
  • покупать и продавать иностранную валюту (в наличной и безналичной формах);
  • выдавать кредиты (открывать кредитные линии), предоставлять поручительства, банковские гарантии;
  • принимать в доверительное управление денежные средства и иное имущество;
  • сдавать в аренду специальные помещения (сейфы, ячейки) для хранения документов и ценностей;
  • проводить лизинговые операции (как правило, в качестве лизингодателя);
  • оказывать клиентам другие услуги.

Полный перечень банковских операций приведен в статье 5 Закона от 2 декабря 1990 г. № 395-1.

За обслуживание организаций банки взимают с них плату (комиссию) в соответствии с условиями заключенных договоров. Плату за свои услуги банк списывает со счета организации и оформляет банковский ордер. Такое списание может осуществляться с предварительным согласием (акцептом) и без согласия плательщика (п. 9.3 Положения, утвержденного Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П).

В бухучете затраты, связанные с оплатой банковских услуг, отражайте в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). В зависимости от условий договора на дату признания расходов сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 76 (60)
– отражены расходы по оплате услуг банка (банковская комиссия).

Фактическое списание суммы расходов с расчетного счета отразите проводкой:

Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачены услуги банка (списана банковская комиссия).

В таком же порядке учитываются расходы, связанные с установкой и обслуживанием системы «Банк-Клиент»(п. 18 ПБУ 10/99).

Для организаций, которые вправе вести бухучет в упрощенном виде, предусмотрен особый порядок учета расходов (ч. 45 ст. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Существуют особенности и в бухучете такого вида банковских расходов, как проценты за кредиты, предоставленные организации. Например, проценты по кредиту, привлеченному для приобретения (строительства) инвестиционных активов, по общему правилу нужно включить в их первоначальную стоимость. Организации, которые вправе вести бухучет в упрощенном виде, все проценты по кредитам и займам могут включать в состав прочих расходов.

Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.

Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции — договором купли-продажи. Об этом — чуть ниже.

А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя — его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Образец такого приказа мы привели на странице 66.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

— возмещены расходы работнику.

Налоговый кодекс. Часть вторая.

Статья 250. Внереализационные доходы

В целях настоящей главы внереализационными доходами признаются доходы, не указанные в статье 249настоящего Кодекса.

Внереализационными доходами налогоплательщика признаются, в частности, доходы:

8) в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав, за исключением случаев, указанных в статье 251 настоящего Кодекса.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Какие изменения 2017 года вы оцениваете положительно?

  • передача взносов в ФНС 15.75%
  • рост лимитов по УСН 51.23%
  • новая Книга учета 7.4%
  • КБК по минимальному налогу 21.63%
  • срок сдачи СЗВ-М 53.51%
  • электронные больничные 26.38%
  • электронный иск в суд 16.32%
  • кадровый учет для микропредприятий 42.13%
  • уплата налога за третьих лиц 49.72%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль