Как оформить первичный документ в электронном виде

33

Вопрос

Безопасно ли принять к расходам при УСН Д-Р услуги связи по документам (расшифровка расходов по номерам, счет-фактура) от мобильного оператора, если эти документы получены через личный кабинет на сайте оператора. То есть нет квалифицированной электронной подписи со стороны поставщика. При этом отличие от документов, получаемых в офисах оператора мобильной связи состоит только в том, что на счет-фактуре "живые" печати и подписи.

Ответ

Нет, небезопасно. При этом, по мнению ФНС России, расходы в целях налогового учета можно подтвердить и документами, подписанными неквалифицированной электронной подписью, если применение данного вида подписи предусмотрено соглашением между контрагентами.

Минфин России считает, что для целей налогообложения подойдет только документ с усиленной квалифицированной подписью.

Т.о. учитывая позицию Минфина, лучше все первичные учетные документы, подтверждающие расходы в целях налогового учета, заверять усиленной квалифицированной подписью.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как организовать документооборот в бухгалтерии

Как оформить первичный документ в электронном виде

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.*

Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

2.Статья:Какие электронные технологии «упрощенцы» могут использовать в своей работе

<…>

Возможность № 3 Оформите «первичку» в электронном виде

Любой первичный учетный документ можно составлять в электронном виде и заверять электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Соответственно и с контрагентом вы можете обмениваться электронными документами, то есть выставлять либо получать виртуальные акты или накладные. Для этого достаточно, чтобы вы и ваш партнер обратились к одному и тому же оператору по электронному документообороту. А если, скажем, контрагентом выступает ваш банк, то он сам может предоставить вам услуги электронного документооборота (так называемые системы «Клиент-Банк»).

Договариваясь с контрагентом об электронном обмене, решите, какой подписью вы будете заверять документы. Ведь в Законе о бухучете не указано, какую электронную подпись из трех возможных применять для «первички». Специалисты ФНС России склоняются к тому, что визировать «первичку» можно любой усиленной подписью — то есть как квалифицированной, так и неквалифицированной. Только для этого надо закрепить применяемый вид подписи в соглашении между контрагентами. При этом, если речь идет о неквалифицированной подписи, в соглашении надо предусмотреть также порядок ее проверки (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@). Финансисты же считают, что для целей налогового учета подойдет только документ с квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85 и от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67).*

На заметку

В Минфине считают, что подтвердить расходы могут только документы, завизированные квалифицированной электронной подписью.

Учитывая позицию Минфина, лучше все первичные учетные документы, подтверждающие расходы, заверять квалифицированной подписью. А вот юридически незначимые сообщения, например отчеты по продажам, можно подписывать и неквалифицированной подписью. При этом, если бумажный эквивалент документа не требует печати, подойдет простая электронная подпись.

 

2.Статья: Электронная «первичка» может подтверждать расходы

Порядок составления «первички»

Пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, заверенного электронной подписью. Необходимо отметить, что возможность использования электронного документа в бухгалтерском учете не ставится в зависимость от вида электронной подписи. В свою очередь, расходы в целях исчисления налога на прибыль должны соответствовать критериям, установленным статьей 252 Налогового кодекса РФ: должны быть обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Логично предположить, что поскольку положения бухгалтерского учета допускают применение электронных документов, то они могут служить подтверждением расходов и в целях исчисления налога на прибыль. Однако при этом необходимо принимать во внимание нормы пункта 6 Закона № 63ФЗ (какой именно электронной подписью заверен документ).

Квалифицированная подпись

Отметим, что Налоговым кодексом РФ прямо предусмотрена возможность составления следующих документов в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной подписи:

Что касается использования электронных документов, заверенных квалифицированной подписью непосредственно для подтверждения расходов, такой документ равнозначен документу на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ), за исключением случая, когда законодательство требует составления документа исключительно на бумаге.

Между тем Налоговый кодекс РФ такого требования не содержит. Соответственно, первичные документы в электронном виде с использованием квалифицированной подписи могут подтверждать расходы в целях исчисления налога на прибыль.

Об этом же – в письмах Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24.

Отметим, что еще до вступления в силу Закона № 402-ФЗ Минфин России допускал возможность подтверждения расходов электронной «первичкой» (письма от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1 и № 03-02-07/1-2, от 3 ноября 2011 г. № 03-07-11/297, от 10 октября 2011 г. № 03-03-06/1/645). Солидарны с мнением Минфина России и налоговики, что подтверждается письмами ФНС России от 5 октября 2011 г. № ЕД-4-3/16368@, УФНС России по г. Москве от 5 марта 2012 г. № 16-03/018837@.

Неквалифицированная подпись

Как следует из части 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ, документ, заверенный неквалифицированной подписью, равнозначен документу на бумажном носителе только в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками.

На этом основании Минфин России указывает, что поскольку Налоговым кодексом РФ не определены случаи, когда информация в электронной форме, заверенная неквалифицированной подписью, равнозначна бумажному документу, соответственно, такие документы не могут подтверждать расходы (письмо от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250).

Таким образом, позиция Минфина России заключается в том, что электронные документы с неквалифицированной подписью не могут подтвердить расходы налогоплательщика, несмотря на возможность составления в бухгалтерском учете первичного документа в электронном виде независимо от вида подписи (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).*

Аналогичная позиция также выражена и в более ранних письмах Минфина России (например, письма от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 20 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/710, от 31 июля 2012 г. № 03-03-06/2/85).

Обратим внимание: в указанных письмах Минфина России 2012 года рассматривалась ситуация, когда составление электронного документа, заверенного неквалифицированной подписью, было предусмотрено соглашением между участниками сделки.

Очевидно, и на сегодняшний день позиция Минфина России относительно подтверждения расходов электронными документами, если такая возможность предусмотрена соглашением между участниками, остается неизменной (письмо от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24).

Важно запомнить
Учитывая официальную позицию Минфина России, подтверждением расходов по налогу на прибыль могут служить только те электронные документы, которые заверены квалифицированной подписью.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 57.14%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.63%
  • в программе Инфо-Предприятие 1.63%
  • в программе БухСофт 4.9%
  • в других бухгалтерских программах 20%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 12.24%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.45%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль