Документы по возмещению расходов директору

226

Вопрос

У нас прошла проверка Пенсионного фонда. Инспектор записала именно директору в доход все его подотчётные суммы, обложив их 20% (мы пользуемся льготой). Хотя у меня на предприятии несколько людей отчитываются по авансовым отчётам. Руководствуясь Вашими советами, решила требование-накладную заменить актами по отпуску материалов. А инспектор говорит, что этого не достаточно. Должны быть ещё документы подтверждающие, что всё купленное директором необходимо для предприятия. Все товары купленные директором есть на предприятии, они участвую в деятельности фирмы. Вопрос: Имеет ли право инспектор ПФ признать подотчётные суммы доходом работника, если они таковыми не являются? Достаточно ли приказа по предприятию с указанием цели приобретения того или иного товара (ОС, материалов, зап.частей и пр.), чтобы доказать необходимость такой покупки? Что делать, если в товарном чеке допущена ошибка, типа: в строке покупатель вместо фирмы написана только фамилия "подотчётника" или товар был заказан через интернет и адрес доставки указан совсем другой?

Ответ

Как следует из вашего вопроса, ваш директору купил ценности для фирмы и вы возместили ему траты, однако инспекторы посчитали их доходом директора и обложили взносами. Так вот, такие действия возможны из-за неправильного документального оформления возмещения.

В вашем случае можно оформить следующие документы, чтобы проверяющие не посчитали суммы, переданные директору, доходом и не обложили их взносами, а также НДФЛ.

1) приказ руководителя о возмещении расходов. Там следует прописать, что ценности нужны для деятельности фирмы

2) заявление директора о возмещении трат. Там будет указано, что требуется возместить определенную сумму денег, потраченных на нужды фирмы.

3) документы об оплате, кассовые и товарные чеки, платежные поручения, оформленные на фирму.

Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Подробнее о том, как можно оформить такой приказ, вы можете прочитать тут http://e.26-2.ru/article.aspx?aid=327018

Если же первичка оформлена не на компанию, а на самого подотчетника-директора, то обычно на практике проверяющие расценивают такие суммы доходом работника (как скрытое вознаграждение, неофициальная зарплата) (чт. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Поэтому, чтобы использовать такие ценности в компании, вам придется купить их у директора. Тогда вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Можете, конечно, поспорить с контролерами в судебном порядке. И попробовать обосновать возмещение как компенсацию, выплаченную работнику. Однако, судьи скорее всего встанут на сторону проверяющих. Так как при принятии решений они обычно руководствуются позицией ВАС, в соответствии с которой подотчетные суммы, не подтвержденные оправдательными бумагами, являются доходом сотрудника (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Какие изменения 2017 года вы оцениваете положительно?

  • передача взносов в ФНС 16.05%
  • рост лимитов по УСН 50.87%
  • новая Книга учета 7.54%
  • КБК по минимальному налогу 21.66%
  • срок сдачи СЗВ-М 52.8%
  • электронные больничные 26.31%
  • электронный иск в суд 16.63%
  • кадровый учет для микропредприятий 42.17%
  • уплата налога за третьих лиц 50.48%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль