Компенсация расходов на проезд

186

Вопрос

Как правильно оформить чеки на бензин и билеты на проезд в общественном транспорте? Мы находимся на УСН 6%.

Ответ

Из вопроса неясно для каких целей были произведены проездные расходы. Скорее всего для служебной необходимости. Если это так, то в данном случае вы возмещаете сотруднику его расходы на проезд, которые он должен подтвердить документально. Для этого по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц - на ваше усмотрение) сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет и прилагает к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).

В день, когда вы проверите отчет и его утвердит директор, понесенные сотрудником затраты отнесите на расходы проводкой:

Дебет 20 (44, 08) Кредит 71

- учтена в составе расходов компенсация сотруднику расходов на проезд в размере фактической стоимости понесенных им затрат.

А саму выплату денег отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50 (51)

- выплачена компенсация расходов на проезд.

Обратите внимание: компенсацию вы можете платить авансом. Тогда проводка по выдаче денег появится у вас в начале месяца. А можете выдавать компенсацию постфактум, в этом случае сотрудник вначале будет покупать билеты за свои деньги, а после подачи и утверждения авансового отчета получит законную компенсацию.

Если вы сначала выдаете аванс, может случиться ситуация, что денег сотруднику не хватит. Тогда ему нужно будет возместить перерасход и отразить это проводкой:

Дебет 71 Кредит 50 (51)

- возмещен работнику перерасход по авансовому отчету.

Если, наоборот, деньги у сотрудника остались, он должен их вернуть в кассу, и тогда можно будет сделать запись:

Дебет 50 Кредит 71

- возвращены неиспользованные денежные средства, выданные под отчет.

На этом, по сути, с бухгалтерским учетом все. Начислять с выплаты НДФЛ и страховые взносы не нужно. Такое освобождение прямо предусмотрено законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, абз. "и" пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). Однако для того, чтобы подобным образом учитывать компенсацию расходов на проезд, нужно прежде соответствующим образом оформить документы. Прежде всего приказом руководителя должно быть утверждено положение о порядке оплаты расходов на проезд сотрудникам, имеющим разъездной характер работы. Перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками, можно привести в качестве приложения к этому приказу. Далее в трудовом договоре, заключенном с сотрудником, должно быть прописано, что он имеет разъездной характер работы и возникающие при этом расходы компенсируются ему согласно указанному положению. Если сразу в договоре это не было прописано, оформите к нему дополнительное соглашение.

Еще один документ - должностная инструкция. Если она есть (а желательно, чтобы была), пропишите и в ней условие о разъездном характере работы. Этого будет достаточно, чтобы возмещать сотруднику фактически понесенные им расходы на проезд и не платить с этой компенсации каких-либо зарплатных налогов.

Что касается налогового учета при УСН, то учесть компенсацию в расходах нельзя.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Какие изменения 2017 года вы оцениваете положительно?

  • передача взносов в ФНС 16.02%
  • рост лимитов по УСН 50.78%
  • новая Книга учета 7.42%
  • КБК по минимальному налогу 21.48%
  • срок сдачи СЗВ-М 52.93%
  • электронные больничные 26.17%
  • электронный иск в суд 16.6%
  • кадровый учет для микропредприятий 42.19%
  • уплата налога за третьих лиц 50.2%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль