Как удержать при увольнении сотрудника излишне выплаченные отпускные

1406

Вопрос

Сотрудник уволился 09 октября 2014г. За семь рабочих дней ему была начислена зарплата (2130.43). В то же время, сторно была сделана проводка за не отработанные дни отпуска (работник отгулял отпуск в начале рабочего периода "-" 2642.90). По результатам расчетов получилось, что работник остался должен организации ("-"512.47). Соответственно, НДФЛ получился с "минусом". Как быть в данной ситуации: работник сам обращается в налоговые органы с выданной ему справкой 2-НДФЛ или организация должна вернуть ему излишне удержанныую сумму налогу. Когда сотрудник уволился за ним остался долг по зарплате. 

Ответ

В этой ситуации получается, что компания выплатила сотруднику лишние отпускные. А значит, за ним образовался долг перед компанией. Эту задолженность можно удержать из выплат, которые компания будет начислять сотруднику перед увольнением. Например, из последней зарплаты. Но удержать можно максимум 20 процентов от выдаваемой суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Поэтому ее может не хватить на то, чтобы погасить долг. Тогда можно договориться с работником о том, чтобы он добровольно вернул деньги. Удерживать задолженность без его согласия компания не вправе.

Иногда работодателю удается вернуть эту сумму в судебном порядке (апелляционные определения Новгородского областного суда от 4 апреля 2012 г. № 2–57/2012-33-370, Красноярского краевого суда от 25 июля 2012 г. по делу № 33–6243/12). Но многие суды в этой ситуации поддерживают не компанию, а работника (постановление Президиума Санкт-Петербургского городского суда от 8 декабря 2010 г. № 44г-111/2010, апелляционное определение Псковского областного суда от 17 апреля 2012 г. по делу № 33–6192).

Рассмотрим, как отразить перерасчет отпускных и НДФЛ при условии, если работник согласился добровольно вернуть всю сумму отпускных, и при условии, что он отказался это делать.

Работник вернул деньги компании

Самая распространенная ситуация: компания удерживает задолженность по отпускным с других сумм, начисленных работнику. Например, с оклада за последний отработанный месяц.

В этот же момент можно скорректировать бухгалтерские записи по удержанию НДФЛ с таких сумм. При этом пересдавать 2-НДФЛ, если работник отгулял отпуск в прошлом году, также не понадобится. Ведь долг за сотрудником образовался только сейчас, а в прошлых периодах вы правомерно выплатили отпускные, удержав налог.

Пример. Бухгалтер удержал отпускные с заработной платы

Работник ООО «Вега» П. Д. Иванов в июне 2014 года отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 15 календарных дней (с 16-го по 30-е число). При этом 10 дней отпуска Иванову предоставили за уже отработанный период. А пять дней отпуска сотрудник взял авансом.

После отпуска Иванов написал заявление об увольнении с 31 июля. Для упрощения примера будем считать, что неотработанными остались три дня отпуска. Сумма отпускных составила 6500,50 руб. Работник согласен вернуть всю сумму. Бухгалтер удержал ее с согласия работника из зарплаты за вторую половину июля, которая составила 20 000 руб.

За первую половину июля работник получил аванс в размере 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы не удерживали.

31 июля бухгалтер сделал в учете следующие записи:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

— 20 000 руб. — начислена заработная плата за июль;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 3900 руб. ((20 000 руб. + 10 000 руб.) x 13%) — удержан НДФЛ с июльской зарплаты, включая аванс за первую половину месяца;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

— 6500,50 руб. — сторнирована начисленная ранее сумма неотработанных отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 845 руб. (6500,50 руб. x 13%) — отражен излишне удержанный НДФЛ с неотработанных отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

— 10 444,50 руб. (20 000 – 3900 – 6500,50 + 845) — выданы из кассы деньги.

НДФЛ, который компания должна перечислить в бюджет, будет уменьшен на налог, восстановленный с отпускных.

А как отразить по итогам года сторнированные отпускные и НДФЛ в справке о доходах работника? В Минфине советуют уменьшить зарплатные доходы на удержанные отпускные. То есть показать реально полученную работником зарплату. Точно так же поступить с НДФЛ — отразить налог, удержанный с зарплаты, но уменьшенный на сторнированный НДФЛ.

По таким же правилам надо корректировать НДФЛ, когда работник вернул долг компании деньгами. В справке 2-НДФЛ отразите выплаты, начисленные работнику, за минусом погашенного долга. Налоговые платежи по НДФЛ также уменьшайте на суммы, перечисленные ранее в бюджет с возвращенных отпускных.

Работник не вернул деньги компании

Теперь рассмотрим ситуацию, когда сотрудник отказался возвращать компании переплату по отпускным.

На момент увольнения сторнировать сумму излишне выданных отпускных не надо, ведь у компании остались эти расходы. Соответственно, переплаты по НДФЛ здесь тоже не будет, ведь сотрудник не вернул деньги. А значит, у него остался доход, с которого НДФЛ вы уже удержали (см. комментарий чиновника ниже).

Переплата по НДФЛ образуется, только если работник вернет долг по отпускным

Если работник увольняется, не отработав до конца тот период, за который отгулял отпуск, то в последний рабочий день автоматически переплаты по НДФЛ не образуется. Дело в том, что компания на законных основаниях выплатила деньги, и пока работник их не вернет, у него останется доход, облагаемый НДФЛ. Этот налог компания уже удержала при выдаче отпускных. Но если сотрудник погасит задолженность в виде излишне уплаченных отпускных, то у компании образуется налоговая переплата по НДФЛ перед бюджетом. Ее можно зачесть в счет будущих перечислений НДФЛ — по другим работникам. Если же работник долг так и не вернет, то уменьшать суммы удержанного налога не надо. Однако через три года, когда компания простит долг бывшему сотруднику, платить НДФЛ еще раз не понадобится.

Пример. Работник не погасил долг по отпускным

Воспользуемся условиями примера 1. Но предположим, что на день увольнения компания ничего не должна сотруднику, а потому не может удержать у Иванова весь долг по неотработанным отпускным в размере 5655,5 руб. (6500,5 – 845). Бывший сотрудник отказался вносить деньги в кассу. Следовательно, задолженность Иванова так и осталась непогашенной.

Бухгалтер не стал сторнировать ни излишне начисленные отпускные, ни исчисленный с них НДФЛ. Ведь у работника остался облагаемый налогом доход.

Поскольку никакой переплаты по НДФЛ не образуется, суммы отпускных отражают в справке 2-НДФЛ как обычные отпускные с кодом 2012.

Если компания не сторнирует в учете отпускные, которые отказался вернуть сотрудник, то через три года после его увольнения ничего делать не надо. Ведь у нее в бухучете не будет ни долга работника перед компанией, ни переплаты по НДФЛ в бюджете.

Другое дело, если организация все же провела сторнировку. Тогда по дебету счета 70 у нее повисла переплата — излишне выданные сотруднику отпускные. Через три года эту сумму можно списать в связи с истечением срока исковой давности. Причем чиновники считают, что в этот момент у бывшего работника возникнет доход в виде прощенных ему отпускных (письмо Минфина России от 17 июня 2014 г. № 03-04-06/28915). Как нам сообщили в Минфине, этот доход и сумму исчисленного с него налога надо отразить в справке 2-НДФЛ.

Облагаемого дохода у сотрудника не возникает. Ведь выданные ранее отпускные компания уже включила в доход, облагаемый НДФЛ. И с этих отпускных компания уже удержала НДФЛ. А значит, нет оснований рассчитывать с суммы отпускных налог еще раз. Справку 2-НДФЛ подавать через три года не понадобится. Но такой подход может спровоцировать спор с проверяющими.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 12%
  • Да, с фондом 30.67%
  • Да, с инспекцией и фондом 9.33%
  • Нет, сверку еще не проводили 48%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль